外链在各查询场景中的实践应用
1. 简介
1.1 方案介绍
在使用简道云的过程中,企业常常会遇到需要公开发布表单给外部人员查询的场景。例如,在教育行业中,学生和家长等外部人员经常需要查询成绩、评价等相关信息。
实现方案 | 公开查询链接 | 表单填写链接 |
适用情况 | 单个表单中已入库的数据需要被外部人员按条件查询 | 需要被外部人员查询的数据来源于多个表单 数据由外部人员填报,且需要查询后续进展或修改 |
使用限制 | 被查询的数据必须已全部入库至表单 不支持外部人员查询后进行修改,如填写反馈或签名等 | 在通过微信增强实现以下场景时,外部人员只能在微信移动端打开链接:
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场景举例 | 场景一 | 场景二、场景三 |
1.2 场景概述
本文将重点聚焦于教育行业中的多种查询场景,深入探讨上述两种方式,指导用户根据场景需求选择实现方案:
- 场景一:成绩查询,且各科成绩均被汇总录入一张总表中;
- 场景二:成绩查询,且各科成绩被分别维护在独立的表单中;
- 场景三:教师评价查询,学生在开学时录入基础信息,教师在期末添加评价,并通知学生再次查询。
2. 场景一
2.1 场景简介
某校的成绩管理方式为,将各科成绩录入一张总表,则在开放成绩查询时:
1)业务需求
- 提供成绩查询入口,使学生家长可以通过学生学号和姓名查询到成绩;
- 允许学校提前发布查询入口,但需要限制在预定时间前不可访问,以便有充足的时间录入和核对成绩。
2)实现思路
- 通过 公开查询链接 将「成绩总表」公开发布至学生家长;
- 设置公开查询链接的有效期,以控制链接的开放时间,确保学生家长无法在规定时间之前查询成绩信息。
2.2 配置方案
注:在学习之前建议安装 外链查询场景 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。
2.2.1 搭建成绩总表
新建「成绩总表」,用于录入学生的各科成绩。字段设置如下:
字段名称 | 字段类型 |
学号 | 单行文本 |
姓名 | 单行文本 |
成绩详情 | 子表单 |
成绩详情.科目 | 单行文本 |
成绩详情.分数 | 数字 |
2.2.2 发布成绩总表
1)在「表单发布 >> 公开发布 >> 公开查询链接」中,开启「公开查询链接」的开关。如下图所示:
2)进一步对「公开查询链接」进行如下设置:
- 查询条件:选择学号、姓名字段;
- 勾选「自定义有效期」并设置开始时间和结束时间。
设置完成后,点击「保存」按钮。如下图所示:
3)点击「复制」按钮,将查询链接及查询条件分享给学生家长即可。如下图所示:
2.3 效果演示
1)在链接开始时间前,学生家长无法通过公开查询链接进行成绩查询。效果如下所示:
2)到达链接开始时间后,学生家长可访问公开查询链接,输入学生学号和姓名后,点击「查询」按钮即可查看学生成绩。效果如下所示:
3. 场景二
3.1 场景简介
某校的成绩管理方式为,将各科成绩分别存储在独立表单中,则在开放成绩查询时:
1)业务需求
- 需要为学生家长提供一个集中的成绩查询入口,使他们能够一次性查询到所有科目的成绩;
- 允许学校提前发布查询入口,但需要限制在预定时间前不可访问,以便有充足的时间录入和核对成绩。
2)实现思路
- 新建一张成绩查询表,并通过 表单填写链接 公开发布至学生家长,作为查询各科成绩的入口;
- 设置表单填写链接的有效期,以控制链接的开放时间,确保学生家长无法在规定时间之前查询成绩信息。
3.2 配置方案
注:在学习之前建议安装 外链查询场景 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。
3.2.1 搭建各科成绩表
依次新建「语文成绩表」、「数学成绩表」和「体育成绩表」这 3 张基础成绩表,用于分别录入语文、数学和体育科目的成绩。各表中需包含学号、姓名和分数字段,以「语文成绩表」为例,字段配置如下:
3.2.2 搭建成绩查询表
1)新建「成绩查询表」,字段设置如下:
字段名称 | 字段类型 |
学号 | 单行文本 |
姓名 | 单行文本 |
查询语文成绩 | 查询 |
查询数学成绩 | 查询 |
查询体育成绩 | 查询 |
2)对「查询语文成绩」字段进行如下设置,使其可将学号和姓名作为过滤条件,查询出对应学生的语文成绩:
- 查询表:选择「语文成绩表」;
- 查询数据条数:选择「单条」;
- 显示哪些字段:勾选「分数」;
- 添加过滤条件:学号「等于」学号,姓名「等于」姓名。
3)同理,设置「查询数学成绩」和「查询体育成绩」字段,用于查询对应学生的数学和体育成绩。
3.2.3 发布成绩查询表
1)在「表单发布 >> 公开发布」中,开启「表单查询链接」的开关。勾选「自定义有效期」,并设置开始时间和结束时间。设置完成后,点击「保存」按钮,保存表单填写链接设置。如下图所示:
2)点击「复制」按钮,将表单查询链接分享给学生家长即可。如下图所示:
3.3 效果演示
1)在链接开始时间前,学生家长无法通过表单填写链接进行成绩查询。效果如下所示:
2)到达链接开始时间后,学生家长可访问表单填写链接,输入学生学号和姓名(无需提交),即可查看各科成绩。效果如下所示:
4. 场景三
4.1 场景简介
以学生信息收集与查询场景为例,学校在开学时需要将「学生信息表」发布至学生家长,进行学生基础信息的收集。当学期结束时,教师需要编辑该表数据,录入各学生的学期评价信息,并再次通知学生家长查阅。
1)业务需求
- 开学时,允许学生家长在规定时间内录入学生信息数据,当信息有误时,家长能够自行修改;
- 学期结束时,允许学生家长能够再次查看学生评价信息,但不允许进行修改。
2)实现思路
- 开学时,通过 表单填写链接 将「学生信息表」公开发布至学生家长,并在设置表单填写链接时:
- 启用微信增强,允许填写者在微信中修改自己提交的数据;
- 设置有效期,以控制家长可查看/新增/修改数据的时间范围。
- 学期结束时,再次通过 表单填写链接 将「学生信息表」发布至学生家长,并在设置表单填写链接时:
- 不再允许填写者在微信中修改自己提交的数据;
- 设定新一轮的有效期,以控制家长可查看评价信息的时间范围。
4.2 配置方案
注:在学习之前建议安装 外链查询场景 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。
1)学期开始时的配置方案
进入「学生信息表」的编辑页面,点击「扩展功能 >> 表单发布 >> 公开发布」,开启「表单填写链接」的按钮,并进行如下设置:
- 启用「微信增强」,并勾选以下数据操作选项:
- 允许填写者查看自己提交的数据;
- 允许填写者修改自己提交的数据;
- 勾选「自定义有效期」,并设置开始时间和结束时间。
设置完成后,点击「保存」按钮,保存表单填写链接设置。如下图所示:
2)学期结束时的配置方案
再次进入「学生信息表」的编辑页面,点击「扩展功能 >> 表单发布 >> 公开发布」,对「表单填写链接」进行如下设置:
- 取消勾选「允许填写者修改自己提交的数据」选项;
- 在「自定义有效期」处设置新一轮的开始时间和结束时间。
设置完成后,点击「保存」按钮,保存表单填写链接设置。如下图所示:
4.3 效果演示
1)开学时,学生家长可通过微信移动端打开表单填写链接,进行基础信息的录入和修改。效果如下所示:
2)学期结束时,学生家长可再次通过微信移动端打开表单填写链接,进行学生信息的查看(无需输入查询信息)。效果如下所示: