员工年假自动化管理（自然年年假）

1. 简介

1.1 案例简介

本案例将介绍，如何通过「智能助手Pro」实现年假管理的全面自动化，覆盖了从年假刷新到日常请假审批，再到额外奖励假期发放的每一个环节，帮助提升企业的年假管理效率，确保年假数据的准确性。

1.2 预期效果

1.2.1 每年年底刷新年假

Pro1 会在年假到期时间的当天触发，计算员工在下一年度的初始年假信息，并回写至「员工档案」中。

示例：Lucy 的工龄为 6，则她在 2025 年的年假应为 5 天。Pro 在 2024-12-31 触发后，会自动将「员工档案」中 Lucy 的年假总额更新为 5，年假所属年份为 2025，生效时间为 2025-01-01，到期时间为 2025-12-31等等。

1.2.2 请假后更新剩余年假

此前，员工 Lucy 的剩余年假为 4 天，当发起使用 4 天年假的审批流程，并通过审批时， 智能助手Pro 会自动触发，将「员工档案」中 Lucy 的年假余额更新为 0，年假状态更新为“已休完”等等。

1.2.3 发放额外假期后更新年假信息

此前，员工 Lucy 的年假总额为 5 天，年假状态为 “已休完”，当额外发放 5 天年假的申请通过审批时， 智能助手Pro 会自动触发，将「员工档案」中 Lucy 的年假总额更新为 10，余额为 5，年假状态为 “未休完”。

2. 每年年底刷新年假

2.1 设计思路

1）年假规则

本文案例中，年假的使用及计算规则如下：

2）表单设计及数据录入

员工的工龄及年假信息均被记录在「员工档案」表单中，作为年假管理的基础数据。其中，在「员工档案」表单中初次录入员工的基础信息时，需要对工龄与部分年假信息进行初始化。以在 2024 年录入员工信息为例：

3）智能助手Pro设计

员工信息录入完毕后，工龄及年假信息的维护后续将通过Pro 自动进行，无需再次进行手动操作。具体如下：

2.2 设置智能助手Pro

进入「员工档案」的编辑页面，在「扩展功能 >> 智能助手」处新建一个名为「每年自动更新员工年假」的「智能助手Pro」，选择触发方式为「定时触发」。

新建完成后，将自动进入设计画布，在此进行节点的添加与配置。具体如下：

2.2.1 设置触发节点

选中触发节点，并进行如下设置，使智能助手Pro 在年假到期时间当天的 23:30 触发（本文年假规则中，年假到期时间为每年的12月31日）：

2.2.2 计算初始年假信息

触发后，需要分别通过 4 个 计算节点，计算出员工在下一年度中的初始年假信息，包括：年假总数、年假所属年份、年假生效时间、年假到期时间。具体如下：

1）在触发节点下方添加一个计算节点，根据年假计算规则，计算员工在下一年中的的年假天数。具体设置如下：

2）继续在下方添加一个计算节点，计算下一年年假的所属年份。具体设置如下：

3）继续在下方添加一个计算节点，计算下一年年假的生效时间。具体设置如下：

4）继续在下方添加一个计算节点，计算下一年年假的到期时间。具体设置如下：

2.2.3 更新员工年假信息

使用 修改数据节点，将上述 2.2.2 节中计算得到下一年的初始年假信息，更新至员工档案中。同时，刷新年假的可用状态、已用年假等信息。

1）在「计算年假的到期时间」节点下方添加一个修改数据节点。

2）进一步对「修改数据」节点进行如下设置：

全部设置完成后，点击「保存并启用」按钮，将「智能助手Pro」投入实际使用。

2.3 效果演示

效果参见本文【1.2 预期效果】。

3. 请假后更新剩余年假

3.1 设计思路

1）请假规则

请假行为必须经审批同意后才能执行，且：

2）表单设计

本文案例中，需要调用「请假申请」、「员工档案」 2 张表单。具体如下：

2）智能助手Pro设计

基于表单设计，一条申请流程在流转结束时，会存在下述 5 种情况：

由于我们仅需在审批通过（表格高亮部分）的情况下，来通过 Pro 自动更新「员工档案」中对应员工的年假信息。其余情况下，无需进行任何处理。

因此，可以通过 条件分支节点 来区分不同的审批结果，并依据区分结果来执行不同分支上的动作，从而确保能够正确地更新年假信息。Pro 的具体设计如下图所示：

3.2 设置智能助手Pro

进入「请假申请」表单的编辑页面，在「扩展功能 >> 智能助手」处新建一个名为「请假后更新年假余额」的「智能助手Pro」，选择触发方式为「表单触发」，触发表单为「请假申请」。

新建完成后，将自动进入设计画布，在此进行节点的添加与配置。具体如下：

3.2.1 设置触发节点

选中触发节点，并进行如下设置，使智能助手Pro 在请假申请流程流转结束，且请假类型为「年假」时触发：

3.2.2 判断审批结果

由 3.1 节可得，需要借助 条件分支节点，通过 3 条分支来判断并执行不同的操作：

由于分支 1 与分支 2 的唯一区别在于判断条件，因此我们可以先设置分支 1，再通过复制分支并修改条件的形式，实现分支 2 的快速搭建。具体步骤如下：

3.2.2.1 设置分支1

1）在触发节点下方添加一个「条件分支」节点。

2）选中「分支条件」节点，修改节点名称为「天数>=5」，并设置如下分支条件：

3）在「天数>=5」节点下方添加一个「修改数据」节点，用于更新年假信息。

4）进一步对「修改数据」节点进行如下设置：

3.2.2.2 设置分支2

鼠标悬停至「天数>=5」节点的上方，点击复制按钮，并点击「+ >> 粘贴分支」，即可实现整条分支的复制。复制后，修改节点名称，并将审批意见调整为触发数据--主管审批意见「等于」空。

3.3 效果演示

效果参见本文【1.2 预期效果】。

4. 发放额外假期后更新年假信息

4.1 设计思路

本文案例中，需要调用「假期发放」、「员工方案」这 2 张表单。具体如下：

4.2 设置智能助手Pro

进入「假期发放」表单的编辑页面，在「扩展功能 >> 智能助手」处新建一个名为「发放额外假期后更新年假信息」的「智能助手Pro」，选择触发方式为「定时触发」。

4.2.1 设置触发节点

选中触发节点，并进行如下设置，使得智能助手Pro 在年假生效时间当天的 00:01 触发：

4.2.2 更新假期生效状态

使用 修改数据节点，将触发数据中的假期生效状态更新为 “已生效”。具体如下：

1）在触发节点下方添加一个「修改数据」节点。

2）进一步对「修改数据」节点进行如下设置：

4.2.3 查询员工档案信息

通过 查询单条数据节点，根据触发数据中的工号，查询出需要更新年假信息的员工数据。具体如下：

1）在「更新假期生效状态」节点下方添加一个「查询单条数据」节点。如下图所示：

2）修改节点名称为「查询员工信息」，选择目标表单为「员工档案」，并添加查询条件工号「等于」触发数据--员工工号。

4.2.4 计算最新年假信息

假期发放至对应员工时，需要分别通过 2 个 计算节点，计算出员工的最新年假数据，包括：年假总额、年假余额、年假状态。具体如下：

1）在「查询员工信息」节点下方添加一个计算节点，用于计算新的年假总额。

2）修改节点名称为「计算新的年假总额」，选择计算方式为「公式计算」，并点击「设置公式」进入公式编辑页面，设置公式为查询员工信息--年假总额+触发数据--发放天数，设置完成后点击「确定」。

3）继续添加一个计算节点，用于计算新的年假余额。

4）修改节点名称为「计算新的年假余额」，选择计算方式为「公式计算」，并点击「设置公式」进入公式编辑页面，设置公式为查询员工信息--年假余额+触发数据--发放天数，设置完成后点击「确定」。

4.2.5 更新员工年假信息

通过 修改数据节点，将上述 5.2.4 节中计算出的最新年假数据回写至「员工档案」中的对应员工数据中。

1）在「计算新的年假余额」节点下方添加一个「修改数据」节点。

2）进一步对「修改数据」节点进行如下设置：

4.3 效果演示

效果参见本文【1.2 预期效果】。