自动提醒跟进待签合同

1.简介

1.1 功能简介

在项目管理中，合同的有效签订对于项目的启动和进行至关重要。本文将介绍，如何通过智能助手Pro，自动检测合同状态并定期向相关员工及甲方联系人发送跟进提醒，直至合同成功签订，从而显著提升合同的签订效率。

1.2 设计思路

1）新建「项目合同」表单，用于合同信息的记录与审批，需包含：合同编号、合同状态等字段。

2）新建「合同跟进」表单，用于添加合同跟进待办，需包含：添加时间、跟进人等字段。

3）新建智能助手Pro，在添加待办后的第五天开始触发，并根据所需跟进合同的状态，执行不同操作：

合同处于 “已发送/待签订” 状态，仍需推进，则向跟进员工和甲方联系人发送邮件提醒；
合同处于其他状态时，无需推进，直接删除该条跟进待办即可。

1.3 预期效果

1）在「合同跟进」表单中录入一条“跟进人” 为张三，“添加日期” 为 2024-09-15 的合同跟进待办。

2）则，智能助手Pro 会从 2024-09-20 开始触发，随后每周触发一次。若合同仍需跟进，便分别向合同跟进人张三和甲方联系人 Alex 发送提醒邮件；若合同无需跟进，则自动删除该条跟进待办。

以仍需推进合同签订为例，效果如下所示：

2. 表单设计

注：在学习之前建议安装自动化 ✖️ CRM 应用模板，本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

本文案例需要使用到以下 3 张表单：

项目合同：需要包含合同编号、合同签订项目名称、合同状态、甲方联系人姓名、甲方邮箱等字段。

合同跟进：需要包含合同编号、合同名称、跟进事项、跟进人、添加日期等字段。

员工档案：用于记录员工的档案信息，需要包括员工姓名、邮箱等字段。

3. 设置智能助手Pro

3.1 新建智能助手Pro

进入「合同跟进」表单，切换至「扩展功能 >> 智能助手」处，新建一个名为「自动提醒合同跟进」的「智能助手Pro」，选择触发方式为「定时触发」。如下图所示：

3.2 设置触发节点

对触发节点进行如下设置，使得智能助手Pro 能够在添加待办后的第 5 天开始触发，随后每周触发一次：

触发时间类型：

选择触发方式为「根据表单日期时间字段」，触发表单为「合同跟进」；
设置开始触发时间为「添加日期」之后 5 天的上午 9:30；

重复触发：每周触发一次；
结束触发时间：2025-12-31 23:59；

3.3 查询当前需要跟进的合同

使用查询单条数据节点，将当前需要跟进的合同信息查询出来，作为后续操作的判断依据。具体如下：

1）在触发节点下方添加一个「查询当前跟进合同」节点。

2）将节点命名为「查询当前跟进合同」，选择目标表单为「项目合同」，添加查询条件合同编号「等于」触发数据--合同编号。

3.4 判断是否需要跟进合同

上述 3.3 节的查询结果存在如下两类情况，需要采取不同的处理方式。而利用条件分支节点，便可通过两条分支来分别处理这两类情况。

分支一：合同状态为 “已发送/待签订”，仍需跟进合同，则需向跟进人和甲方联系人进行邮件提醒；
其他分支：合同为其他状态（即合同已签订完成、取消或暂停），无需继续跟进该合同，则需删除跟进待办。

3.4.1 分支一

1）在「查询当前跟进合同」节点下方添加一个「条件分支」节点。如下图所示：

2）选中「分支条件」节点，修改节点名称为「合同-已发送/待签订」，并设置分支条件为：查询当前跟进合同--合同状态「等于任意一个」已发送，待签订。

3）在「合同-已发送/待签订」节点下方添加一个查询单条数据节点，用于查询跟进人的详细信息。具体如下：

选择目标表单为「员工档案」；
添加查询条件：员工成员单选「等于」触发数据--跟进人。

4）继续添加一个计算节点，用于计算当前合同的项目名称，作为后续提醒邮件的内容。具体设置如下：

修改节点名称为「合同项目名称」；
选择计算方式为「公式计算」；
点击「设置公式」进入公式编辑页面，设置公式为:LEFT(IF(RIGHT(查询当前跟进合同—项目名称,2)=='项目',查询当前跟进合同—项目名称,CONCATENATE(查询当前跟进合同—项目名称,'项目')),35)

5）继续添加一个插件节点，用于向甲方联系人发送合同跟进提醒邮件。具体设置如下：

修改节点名称为「邮件提醒甲方」；
选择插件为「自定义邮件通知」；

点击查看插件参数示例配置。

收件人邮箱地址：设置为「字段值 >> 查询当前跟进合同--甲方邮箱」
邮件主题：设置为「组合 >> 合同跟进提醒-合同项目名称—合同项目名称(文本)，请尽快确认」
邮件内容：设置为「组合 >> 尊敬的查询当前跟进合同—甲方联系人姓名(文本)，您好！希望这封邮件找到您一切顺利。我们非常期待与查询当前跟进合同—甲方公司名称(文本)的合作，并希望尽快推进我们的合作流程。我们注意到我们的合同项目名称—合同项目名称(文本) 合同草案已经发送给您一段时间了，我们想知道您是否有机会审阅它。我们理解您可能很忙，但如果您能尽快提供反馈，我们将非常感激。这将有助于我们确保项目能够按时启动。如果您有任何疑问或需要进一步讨论的条款，请随时回复此邮件或直接联系我。期待您的回复，并希望我们能够尽快达成一致。谢谢！」
设置发件人邮箱地址、发件人姓名、授权码等信息，详情参见：自定义邮件通知插件。

6）继续添加一个插件节点，用于向跟进人员发送合同跟进提醒邮件。具体设置如下：

修改节点名称为「邮件提醒跟进员工」
选择插件为「自定义邮件通知」

点击查看插件参数示例配置。

收件人邮箱地址：设置为「字段值 >> 跟进员工信息--邮箱」
邮件主题：设置为「组合 >> 合同项目名称—合同项目名称(文本)-合同跟进提醒」
邮件内容：设置为「组合 >> 亲爱的跟进员工信息—姓名(文本)，您好！本邮件为系统自动提醒，我们与查询当前跟进合同—甲方公司名称(文本)的合同草案已经准备好，需要您的进一步行动。合同状态：查询当前跟进合同—合同状态(文本)，待客户反馈下一步行动：请与甲方客户查询当前跟进合同—甲方联系人姓名(文本)联系，联系邮箱：查询当前跟进合同—甲方邮箱(文本)，联系电话：查询当前跟进合同—甲方手机(文本)确认合同条款并推动签订流程请确保在查询当前跟进合同—合同签订有效期(时间戳)之前跟进此事，以避免任何潜在的延误。如果您需要任何支持或信息，请随时与我联系。谢谢！」
设置发件人邮箱地址、发件人姓名、授权码等信息，详情参见：自定义邮件通知插件。

3.4.2 其他分支

1）在「其他条件」节点下方添加一个删除数据节点，用于删除无需继续跟进的合同跟进待办。具体设置如下：

2）选择删除对象为「选择节点删除数据」，选择节点为「触发数据」。

3.5 保存并启用

全部设置完成后，点击「保存并启用」按钮，将「智能助手Pro」投入实际使用。如下图所示：

4. 效果演示

效果参见本文【1.3 预期效果】。