如何通过按钮触发邮件通知？
1. 简介
1.1 案例简介
在信息通知、文件发送等场景中，手动触发邮件通知不仅能够确保信息传递的准确性和及时性，还能提升邮件管理的灵活性。本文以发送电子发票为例，介绍如何通过自定义按钮，实现手动触发邮件通知。
1.2 应用场景
- 信息通知：通过点击按钮向客户发送订单确认、发货通知等邮件。
- 文件发送：通过点击按钮，向团队成员发送财务报告、项目进度报告等，或是向客户发送发票等文件。
1.3 设计思路
1）新建「开票申请」，用于为已完成的销售订单发起开票流程，并流转至财务，由其进行发票的开具和上传。
2）新建自定义按钮「发送发票」，设置按钮执行动作为「执行智能助手」并设计 Pro 以实现邮件的自动发送。
1.4 预期效果
销售人员在查看已流转完成的开票申请时，可以通过点击「发送发票」按钮来触发智能助手Pro，自动将发票通过邮件发送给客户。效果如下所示：
2. 表单设计
1）新建一张「开票申请」表单，字段设置如下表所示：
字段名称 | 字段类型 | 字段设置 |
所属客户 | 选择数据 | —— |
客户名称 | 单行文本 | 由「所属客户」选择数据字段填充而来 |
客户编号 | 单行文本 | |
关联合同订单 | 选择数据 | —— |
合同订单编号 | 单行文本 | 由「关联合同订单」选择数据字段填充而来 |
合同标题 | 单行文本 | |
发票金额(含税)/元 | 数字 | —— |
开票日期 | 日期时间 | —— |
发票类型 | 下拉框 | 选项设置为：增值税专用发票、增值税普通发票、收据 |
发票税号 | 单行文本 | —— |
税种 | 单行文本 | —— |
增值税税率 % | 数字 | 格式设置为：百分比 |
发票状态 | 单选按钮组 | 选项设置为：已开发票、未开发票 |
发票附件 | 附件 | —— |
2）同时，在该表单的流程设定中，设有「财务处理」环节，并配置了节点负责人和字段权限，以便采购人员能够收到流程待办消息，进行发票的开具。如下图所示：
3. 发送发票
3.1 新建自定义按钮
进入「开票申请」表的编辑页面，切换至「扩展功能 >> 自定义按钮 」处，新建一个自定义按钮。
3.2 设置自定义按钮
新建后，需进一步对按钮进行如下设置：
- 设置按钮名称为「发送发票」，并根据偏好设置按钮样式；
- 显示位置选择「数据详情页」和「视图数据列表」；
- 添加可用条件为：发票状态「等于」已开发票；
- 设置不满足可用条件时为：显示按钮但不可点击；
- 自定义提示内容为：发票暂未开具，不可发送～
- 选择执行动作为「执行智能助手」，并点击「新建智能助手」。
3.3 设置智能助手Pro
点击「新建智能助手」后，将会打开设计页面。在该页面内设置智能助手Pro，以实现通过点击按钮触发 Pro 后，将发票通过邮件发送给对应的客户。具体如下：
1）在触发节点下方添加一个插件节点。如下图所示：
2）选择插件为「自定义邮件通知」，并进行插件参数配置。具体如下：
- 收件人邮箱地址：设置为「字段值 >> 触发数据--客户邮箱」
- 邮件主题：设置为「组合 >> 「无锡JDY—触发数据--客户名称(文本)—触发数据--合同标题(文本)」合同发票已开具，请查收
- 邮件正文类型：plain
- 邮件内容：尊敬的顾客，您好！您所需的电子发票，已经随该邮件以“附件”的形式发送，请注意查收。
- 设置发件人邮箱地址、发件人姓名、授权码、SMTP 服务器地址等信息，详情参见：自定义邮件通知插件。
3.4 设置使用范围
点击「保存并启用」按钮，将智能助手Pro 投入实际使用后。回到自定义按钮设置页面，点击页面底部的「保存」按钮，保存当前按钮设置。
保存按钮后，将自动进入使用范围设置，勾选「查询」权限组并点击「完成」，即可在该权限组中使用按钮。
4. 效果演示
效果参见本文【1.4 预期效果】。
400-111-0890
在线咨询