使用说明

1. 应用背景&亮点

1.1 背景

由简道云打造的「成本费控管理」系统，可帮助企业对内部部门及项目使用费用进行预算控制，直观了解到企业经营成本情况及利润情况，助力企业数字化管理升级之路。

1.2 应用表单架构

模板表单构成：

2. 安装与配置基础数据

2.1 安装应用并启用插件

打开应用：安装地址 右上角点击安装应用，即可完成安装。

安装后的插件需要手动开启才可以使用，用户可以根据使用情况选择是否开启。

2.2 流程&权限配置

本应用中的流程表单的配置过程详见「会计管理系统-搭建说明」。

流程表单的修改、增加节点教程详见：流程设计 。

需注意以下几点：

1. 在各个表单的表单发布界面确认权限分配（安装模板时表单权限配置并不会完整同步）。

2. 「部门费控管理」中的事前预算申请、费用报销申请及「项目费控管理」中的预算申请、费用报销申请、合同付款申请等流程表单的流程设计中流程节点的发起人及负责人需要设定为各个业务的负责人或角色。

2.3 字段设置、调整

表单内的字段，可以根据实际管理需求，自行进行增删改。但涉及数据联动、数据关联、公式编辑的一些关键字段，由于涉及字段间的数据联系，因此改动它们时需要额外注意，否则可能造成表单部分功能失效。此外，仅修改字段的名称不影响字段数据，所有字段名称均可根据需求修改。

企业可以根据实际情况进行调整、删除。如果发生误删字段的情况，可以通过字段回收站恢复，详见：字段回收站。

2.4 重新保存聚合表

在首次安装应用时，如果选择了「保留示例数据」并且直接在对应表单进行操作前，对于表单内存在引用聚合表计算结果的字段，建议首先对聚合表进行保存。通过「 管理后台」-「 聚合表」，进入后台的各个聚合表中并点击「保存」即可。

2.5 重新保存数据工厂

在首次安装应用时，如果选择了「保留示例数据」，数据工厂显示“请检查数据流设置”。通过「 管理后台」-「 数据工厂」，进入后台的各个数据流中并点击「保存」即可。

3. 快捷入口工作台

应用「 首页」为费控管理工作台。通过首页的「部门费控管理 」和「 项目费控管理」可以快速跳转多个操作表单或仪表盘。同时，首页呈现了费控管理的主要数据信息，便于管理人员快速了解业务当前状态。

4. 财务科目基础表

财务人员填写此表单，用于建立一级财务科目和二级财务科目之间的对应关系。该表单数据将被部门费控管理和项目费控管理中的表单引用，作为选择财务科目的基础数据。

5. 部门费控管理

部门费控管理包括「部门基础信息 」、「月度预算控制 」、「事前预算申请 」、「 费用报销申请」、「 部门费用看板」。用于设置部门全年各财务科目预算总额、逐月各财务科目的预算金额，通过发起事前申请冻结部分预算金额，进行预算控制。费用报销时关联事前申请单据，实现预算编制-预算申请-费用报销闭环控制。

5.1 部门基础信息

企业财务人员可在「部门基础信息中 」中填写部门名称、负责人、预算编制年度及部门年度费用预算等信息，并在“科目预算明细”中添加财务科目并填写年度预算金额，将全年预算按科目进行划分。各科目预算之和需小于年度预算金额，否则不允许提交表单。

5.2 月度预算编制

部门人员选择本部门信息，查看各财务科目当前预算余额并编制当月各科目预算。月度预算不得超过该科目预算余额，否则触发校验提示。

5.3 事前预算申请

事前预算申请的流程为：

部门业务人员需动用预算时，首先进行事前申请。选择部门信息，填写申请费用类型、申请金额、申请事由等信息提交。

当申请金额小于当月该科目剩余额度时，流程直接提交至财务人员处，财务人员审核后流程完结。

当申请金额超过当月额度时，流程转至由业务部门负责人审批。

如业务部门负责人同意超额度申请，流程流转至财务部门负责人。

如财务部门审核通过，财务人员调整当月额度并进行确认，流程结束。

5.4 费用报销申请

「费用报销申请单 」应用到发票识别插件，用户需先到简道云插件市场下载安装该插件，在插件管理中启用该插件，并进行表单前端事件的配置后方可正常使用。

表单前端事件的配置可参考帮助文档中发票识别插件配置部分的说明： 发票识别插件

业务部门人员选择自己之前提交的事前申请单据，并在报销明细处选择费用所属于的二级科目，添加发票照片后，发票识别插件将自动返回该发票的详细信息并填入对应字段内。

所添加发票总金额需小于申请单的预算申请金额。否则触发校验，表单无法提交。

5.5 部门费用看板

部门费用看板对部门预算金额的编制、申请、领用情况，费用报销情况，各科目费用使用情况，报销明细等均进行了图表化展示。用户可通过筛选组件，对年度、月份、一级科目费用类型及申请人等关键信息进行筛选查看。图表间可联动展示数据信息。

6. 项目费控管理

「项目费控管理」用于项目的费用控制和使用管理。项目部按照项目产值和控制费率确定项目全周期的总预算，并将预算按科目进行划分，即为各科目在项目全周期内的总预算。项目部成员按科目进行预算申请及报销。当项目全周期内各科目的累计申请额度超过其预算额度时，项目负责人和财务负责人审批确认是否追加预算额度。

「项目费控管理」根据项目管理的特点设计预算编制、额度申请控制及费用报销表单，其整体费控思路与「部门费控管理」有所不同，适用于不同费控场景，可分别独立落地使用。

6.1 项目基础信息

企业财务人员可在「项目基础信息中 」中填写项目名称、负责人、项目部、项目开始时间及结束时间、项目产值、控制费率、预算编制年度等信息，并在“科目预算明细”中添加财务科目并填写科目预算金额，将项目预算按科目进行划分。各科目预算之和需小于项目预算金额，否则不允许提交表单。

6.2 预算申请

预算申请的流程为：

项目部人员选择本项目信息，查看各财务科目当前预算余额并申请预算，填写申请费用类型、申请金额、申请事由等信息提交。

业务部门录入企业员工的主要信息，包括员工姓名、所属部门、联系电话、银行账号等，后续业务流程表单可直接引用上述信息。

当申请金额小于该科目剩余额度时，流程直接提交至财务人员处，财务人员审核后流程完结。

当申请金额超过当月额度时，流程转至由项目部负责人审批。

如项目部负责人同意超额度申请，流程流转至财务部门负责人。

如财务部门审核通过，财务人员调整当月额度并进行确认，流程结束。

6.3 费用报销申请

「费用报销申请单 」应用到发票识别插件，插件配置详情可见前文。项目部人员选择自己之前提交的事前申请单据，并在报销明细处选择费用所属于的二级科目，添加发票照片后，发票识别插件将自动返回该发票的详细信息并填入对应字段内。

6.4 项目合同订立

项目部与外部单位签订合同时，填写「 项目合同订立」表单，填写合同名称、签订单位名称等信息，在“所属项目”处选择项目数据，将项目关键信息自动填充至表单内，并填写合同起止时间及合同金额后提交表单。

6.5 合同付款申请

项目部完成相应产值后，发起合同付款申请。在「 合同付款申请」表单内选择合同信息，填写本期完成产值比例，表单自动计算本期申请付款金额。

付款申请提交后，项目主管进行审批。

项目主管审批通过后，财务负责人进行审批。审批通过后流程结束。

6.6 项目费用看板

项目费用看板对项目预算金额的编制、申请、领用情况，费用报销情况，各科目费用使用情况，报销明细等均进行了图表化展示。用户可通过筛选组件，对项目名称、月份、一级科目费用类型及申请人等关键信息进行筛选查看。图表间可联动展示数据信息。

7. 公司成本分析看板

公司成本分析看板主要体现公司经营情况的各类数据指标，包括公司总预算、公司总支出、预算使用率、已签单金额、已回款金额等。并对财务一级科目和二级科目的费用控制情况进行了多维度数据展示，帮助企业经营者更直观了解公司经营情况。用户可通过筛选组件对年度、财务一级科目、财务二级科目进行数据筛选查看，且图表间支持数据联动展示。