使用说明

1. 应用背景&亮点

1.1 背景

在各类型企业中都会有行政空间管理的需求。由简道云打造的【行政空间管理】将企业行政空间管理分为四大模块进行处理，分别为【宿舍管理】、【食堂管理】、【会议室管理】、【门岗接待】，帮助企业轻松实现行政空间管理的数字化。

1.2 应用表单架构

2. 安装与配置基础数据

2.1 安装应用

打开应用：安装地址 右上角点击安装应用，首次安装应用建议选择【保留示例数据】，即可完成安装。

2.2 流程&权限配置

本应用中的流程表单的配置过程详见 【安全卫生管理-搭建说明】。流程表单的修改、增加节点教程详见：流程设计 。需注意以下几点：

1. 在各个表单的表单发布界面确认权限分配（安装模板时表单权限配置并不会完整同步）。

2. 各个流程表单的流程设计中审批节点需要设定为各个业务的负责人或角色。

2.3 字段设置、调整

表单内的字段，可以根据实际管理需求，自行进行增删改。但涉及数据联动、数据关联、公式编辑的一些关键字段，由于涉及字段间的数据联系，因此改动它们时需要额外注意，否则可能造成表单部分功能失效。此外，仅修改字段的名称不影响字段数据，所有字段名称均可根据需求修改。

公司可以根据实际情况进行调整、删除。如果发生误删字段的情况，可以通过字段回收站恢复，详见：字段回收站。

2.4 重新保存聚合表

在首次安装应用时，如果选择了「保留示例数据」并且直接在对应表单进行操作时，保存会被聚合表校验拦截。这时您进入【宿舍物品库存】中重新「保存」即可。

2.5 重新设置仪表盘日期过滤条件（必看）

为了方便首页仪表盘的数据展示，部分图表的日期设置为了示例数据当日、当周或者当月的日期，实际使用中，用户需要将过滤条件设置为“动态筛选-今天/本周”。

1）需要修改过滤条件日期为「今天」的图表有：

2）需要修改日期为「本月」的图表有：

修改方式可参考文档：重新设置仪表盘日期过滤条件 。

3. 快捷入口工作台

【员工服务申请工作台】，【行政管理员工作台】，【宿管员工作台】和【食堂管理员工作台】是一个由仪表盘制作的工作台，方便普通员工以及行政人员，宿管员和食堂管理员日常操作。工作台有可以跳转多个表单的快捷入口，还有各类的统计表明细表方便员工进行数据查看。后期也可以按照需求自定义工作台的具体内容。为保证可以直观的看到数据，本应用所有工作台的图表的过滤条件均由提交时间等于动态筛选等于本日或者本月修改为了，筛选范围为 2022 年 12 月份，安装后可手动修改为动态筛选。

4. 宿舍管理

4.1 住宿人员台账

住宿人员台账由住宿申请和退宿申请流程表单，来触发智能助手新增或修改数据。权限组为公司内全部成员，查看全部数据的权限，没有修改数据的权限。

4.2 宿舍房间台账

宿舍房间台账由住宿申请和退宿申请流程表单，来触发智能助手新增或修改数据。权限组为公司内全部成员，查看全部数据的权限。员工可以查看数据，宿管员拥有管理全部数据的操作权限。本表单可以查询当前住宿人员信息，以及和宿舍巡检管理，宿舍设施报修流程设置了双向关联，可以查询并发起本宿舍的巡检流程和本宿舍设施是报修流程。

该表单可以由管理员通过宿管员权限的权限组，点击宿舍数据，然后点击打印，生成房间二维码，可以张贴在宿舍门口，以供扫码查询本宿舍的相关信息以及发起巡检和报修流程。

4.3 住宿申请

【住宿申请】是由员工发起住宿申请，行政管理员审批，审批通过后宿管员安排宿舍，住宿人员领取用品，最后由宿管员登记完成。流程结束触发智能助手在住宿人员台账表中新增数据，修改宿舍房间台账中的是否已有人入住字段为是。权限组是提交并查看本人数据。

4.4 退宿申请

【退宿申请】是由员工发起退宿申请，行政管理员审批，审批通过后宿管员执行退宿，住宿人员整理宿舍品，最后由宿管员登记退宿完成。流程结束触发智能助手在住宿人员台账表中修改数据，修改宿舍房间台账中的是否已有人入住字段为否。权限组是提交并查看本人数据。

4.5 宿舍物品台账

【宿舍物品台账】是由行政管理员进行添加宿舍物品数据，该表单联动显示该物品的库存明细。行政管理员拥有管理全部物品档案的权限，可以通过关联查询联动显示具体库存明细。

4.6 宿舍物品入库

【宿舍物品入库】是用来将宿舍物品进行入库的。可以联动选择宿舍物品台账表单中的物品数据，联动出该物品的库存，然后填写入库原因和入库数量。

4.7 宿舍物品出库

【宿舍物品出库】是用来将宿舍物品进行出库的。入库表和出库表通过聚合表来计算物品的库存情况。可以联动选择宿舍物品台账表单中的物品数据，联动出该物品的库存，然后填写出库原因和出库数量。

4.8 物品现存情况看板

【物品现存情况看板】是用来查看宿舍物品当前实时的库存情况。相关人员可以通过筛选物品名称，库存数量和库存时间来查看宿舍物品库存明细和各月入库出库的数量。

4.9 宿舍巡检管理

【宿舍巡检管理】是由宿舍管理员填写数据，通过关联数据字段选择宿舍，然后填写检查结果，宿管员可以直接扫描宿舍上面的二维码，查看本宿舍的数据然后通过双向关联新建巡检记录。该页面由微信扫码演示的，企业微信钉钉飞书等软件都可行。

4.10 宿舍设施类型字典表

【宿舍设施类型字典表】是添加宿舍设施类型的表单，由宿管员直接添加宿舍设施类型。

4.11 宿舍设施报修流程

【宿舍设施报修流程】是由报修人选择宿舍，报修设施类型，上传故障图片以及故障描述，然后由宿管员安排维修人员，并抄送行政管理员，然后由维修人员执行维修，维修完成由宿管员确认是否维修完成，未完成将退回维修人员继续维修，维修完成流程结束。该页面由微信扫码演示的，企业微信钉钉飞书等软件都可行。

4.12 宿舍报表

【宿舍报表】是查看住宿人员流动情况，宿舍物品明细，问题设备情况以及每日宿舍问题的仪表盘。员工可以通过筛选组件查看需要的数据。

5. 食堂管理

5.1 食堂卫生安全检查项目表

本表是添加食堂卫生安全检查项目的表单，食堂管理员添加检查项目类型和食堂卫生安全检查项目。

5.2 食堂卫生安全检查整改

检查人通过此表单，选择问题项目类型和问题项目，上传问题图片，填写问题描述，发起流程，然后食堂管理员选择整改人并抄送行政管理员，整改人整改完成后由食堂管理员审核。

5.3 食堂设施台账

【食堂设施台账】是用来添加查看食堂设施的，该表单包括设施名称，设施编号，食堂设施类型以及设施负责人。并与社团设施报修流程设置了双向关联，可以查看报修记录情况并且可以发起报修流程。

该表单可以由食堂管理员通过管理全部数据的权限组，点击食堂设施数据，然后点击打印，生成食堂设施二维码，可以张贴在食堂设施上面，可以扫码查询该食堂设施的相关信息以及发起该设施的报修流程。

5.4 食堂设施报修流程

【食堂设施报修流程】是用来报修食堂设施的。报修人选择食堂设施，报修位置，紧急程度以及故障图片和故障描述等信息。然后由食堂管理员指定维修人员，并抄送行政管理员，然后由维修人员执行维修，由食堂管理确认是否完成，未完成则退回到维修人进行维修，维持完成流程结束。该页面由又微信扫码演示的，企业微信钉钉飞书等软件都可行。

5.5 食堂物资台账

【食堂物资台账】是用来添加查看食堂物资的，该表单包括物品名称，规格，单位，常规渠道，常规价格等信息。

5.6 食堂采购流程

【食堂采购流程】是用来添加食堂物资的，采购人选择采购物品，填写实际渠道，采购数量，实际价格等信息，自动计算展示采购总价。

5.7 食堂奖惩条款台账

【食堂奖惩条款台账】是用来添加查看食堂奖惩条款的。

5.8 食堂奖惩事件登记

【食堂奖惩事件登记】是用来添加食堂奖惩事件的，包括事件人员，事件时间和事件描述，以及相应的事件条款以及处理结果。

6. 会议室管理

6.1 会议室台账

会议室台账是用来添加并查看会议室的表单。包括会议室名称，编号位置以及设施情况。并与会议室设施报修流程设置了双向关联，可以查看本会议室的报修情况以及发起报修流程。

该表单可以由行政管理员通过管理全部数据的权限组，点击会议室台账数据，然后点击打印，生成会议室二维码，可以张贴在会议室门口，可以扫码查询该会议室的相关信息以及发起该会议室设施的报修流程。

6.2 会议室设施类型台账

会议室设施类型台账是用来添加会议室设施的表单。

6.3 会议室设施报修流程

会议室设施报修流程由报修人选择报修会议室，会议室报修设施类型，以及故障图片，故障类型和故障描述等信息，然后发起流程。由行政管理员指定维修人员，维修人员执行维修，然后再由行政管理员审批是否维修完成，未完成回退到维修人继续维修，维修完成流程结束。该页面由又微信扫码演示的，企业微信钉钉飞书等软件都可行。

6.4 员工预约会议室

员工通过关联数据，选择预约会议室，然后选择预约日期，关联查询字段显示当前会议室当前预约日期的预约记录，提醒员工选择预约时间的时候不能选择重复的时间段。

6.5 日期基础表

日期基础表是用来设置会议室预约可以选择的时间段的。

6.6 取消预约会议室

取消预约会议室表单是员工填写本表单，触发智能助手修改预约记录里面对应的预约信息。

7. 门岗接待

7.1 访客接待流程表单（外链）

访客接待流程表单（外链）由外部访客填写，然后由话务人员联系被访人员，确认是否接受采访以及设置提醒时间，并抄送被访人员。

7.2 查询来访预约记录（外链）

查询来访预约记录（外链）由访客输入自己的姓名来查询访问申请结果。