IT资产管理搭建说明

1. IT资产管理

字段的介绍详见：字段 。

1.1 资产台账卡片

1.1.1 资产借用记录

「资产借用记录」使用了双向关联

第一步：

先在「资产借领用申请」表单中添加「关联数据」字段，标题设置为“选择资产”，“关联表”选择「资产台账卡片」，选择需要显示的字段，添加过滤条件：“资产当前状态”等于“自定义”“正常”、“固有属性”等于“自定义”“流动资产”，数据填充规则设置成表单字段一一对应。字段权限勾选“可见”、“可编辑”，取消勾选“允许新增关联表数据”。

第二步：

在「资产台账卡片」中添加「关联查询」字段，标题设置为“资产借用记录”，关联表设置为“资产借领用申请”，选择需要显示的字段，添加数据过滤条件：“选择资产”等于当前数据，“资产管理员审批意见”等于“自定义”“同意”，显示数据条数选择“多条”，勾选“允许新增关联表数据”。

1.1.2 资产归还记录

「资产归还记录」使用了双向关联

第一步：

先在「资产归还申请」表单中添加「关联数据」字段，标题设置为“选择资产”，“关联表”选择「资产台账卡片」，选择需要显示的字段，添加过滤条件：“资产当前状态”等于“自定义”“已借出”、“当前借领用人员”等于“当前表单字段”“借领用申请人”，数据填充规则设置成表单字段一一对应。字段权限勾选“可见”、“可编辑”，取消勾选“允许新增关联表数据”。

第二步：

在「资产台账卡片」中添加「关联查询」字段，标题设置为“资产归还记录”，关联表设置为“资产归还申请”，选择需要显示的字段，添加数据过滤条件：“选择资产”等于当前数据，显示数据条数选择“多条”，勾选“允许新增关联表数据”。

1.1.3 资产维修记录

「资产维修记录」使用了双向关联

第一步：

先在「资产维修」表单中添加「关联数据」字段，标题设置为“选择资产”，“关联表”选择「资产台账卡片」，选择需要显示的字段，添加过滤条件：“资产当前状态”不等于“自定义”“已借出”、“资产当前状态”不等于“自定义”“已报废”、“资产当前状态”不等于“自定义”“维修中”，数据填充规则设置成表单字段一一对应。字段权限勾选“可见”、“可编辑”，取消勾选“允许新增关联表数据”。

第二步：

在「资产台账卡片」中添加「关联查询」字段，标题设置为“资产维修记录”，关联表设置为“资产维修”，选择需要显示的字段，添加数据过滤条件：“选择资产”等于当前数据，显示数据条数选择“多条”，勾选“允许新增关联表数据”。

1.1.4 资产巡检信息

在「资产台账卡片」中添加「关联查询」字段，标题设置为“资产巡检信息”，关联表设置为“巡检信息”，选择需要显示的字段，添加数据过滤条件：“资产情况.资产编号”等于“当前表单字段”“资产编号”，显示数据条数选择“多条”，取消勾选“允许新增关联表数据”。

1.1.5 资产盘点记录

在「资产台账卡片」中添加「关联查询」字段，标题设置为“资产盘点信息”，关联表设置为“盘点信息”，选择需要显示的字段，添加数据过滤条件：“资产情况.资产编号”等于“当前表单字段”“资产编号”，显示数据条数选择“多条”，取消勾选“允许新增关联表数据”。

1.1.6 资产报废记录

资产报废记录使用的是「关联查询」

在「资产台账卡片」中添加「关联查询」字段，标题设置为“资产报废记录”，关联表设置为“资产报废”，选择需要显示的字段，添加数据过滤条件：“资产编号”等于“当前表单字段”“资产编号”，显示数据条数选择“多条”，勾选“允许新增关联表数据”。

1.1.7 资产卡片

编辑「资产台账卡片」，进入到“表单发布”下的“视图样式”中，选择“新建视图样式”。

“视图类型”选择“看板”，设置分组字段为“分类”，卡片大小为“中”，封面图片为“资产照片”，设置“资产名称”、“资产编号”、“资产当前状态”、“固有属性”为显示字段，设置好视图名称“资产卡片”后保存。

选择“设置使用范围”，勾选需要展示为卡片的分组权限，点击确定即可。

1.1.8 资产二维码打印模板

编辑「资产台账卡片」，进入到“扩展功能”下的“打印模板”中，选择“打印模板”。

从左侧表单字段内和系统字段内分别拖出资产编码的二维码和数据内链二维码后调整样式，模板名称设置为“资产信息”后保存。

然后点击打印模板设置，设置模板设用范围，生成的文件名称设置为“资产编号”“资产名称”的二维码，点击保存即可。

1.2 资产借领用申请

1.2.1 选择资产

「选择资产」采用「关联数据」，搭建步骤请参照【1.1 资产借用记录】。

1.3 资产归还申请

1.3.1 选择资产

「选择资产」采用「关联数据」，搭建步骤请参照【1.2 资产归还记录】。

1.4 资产巡检

「资产巡检」采用扫码连续输入。

新建「子表单」字段，在子表单中添加「单行文本」字段，在扫码中勾选“扫码输入”、“连续扫码添加子记录”以及选择“全部”。

1.5 仓库资产盘点

仓库资产盘点用于仓库管理员对库存资产进行扫码连续输入。

新建「子表单」字段，在子表单中添加「单行文本」字段，在扫码中勾选“扫码输入”、“连续扫码添加子记录”以及选择“全部”。

1.6 借出资产盘点和借出资产盘点确认

借出资产盘点用于仓库管理员对借出资产进行盘点。

此表单搭配「借出资产盘点确认」使用，当资产管理员在「借出资产盘点」新增需要盘点的资产数据后，会通过智能助手发起「借出资产盘点确认」的流程。

1.6.1 借出资产选择

该字段为关联数据，配置如下：

1）在盘点信息子表单中添加「关联数据」字段，标题设置为“借出资产选择”，关联表选择「资产台账卡片」。

2）设置选择数据时的显示字段。

3）表单中的显示字段设置为「资产编号」。

4）添加过滤条件：“资产当前状态”等于“自定义”“已借出”。

5）数据填充规则设置成表单字段一一对应。

6）取消勾选“允许新增关联表数据”。

1.7 资产维修

1.7.1 选择资产

「选择资产」采用「关联数据」，搭建步骤请参照【1.1.3 资产维修记录】。

1.7.2 维修失败自动发起报废流程

在维修情况反馈添加两条流转线，数据流转条件分别是“维修情况”等于“已修复”、“维修情况”等于“修复失败”，在维修失败后添加维修失败子流程，子流程表单设置为“资产报废”，子流程发起人设置为“流程发起人”，数据传递规则中父传子规则为各字段一一对应，子传父不需要设置。

1.8 资产报废

1.8.1 选择资产

「选择资产」采用「关联数据」，搭建步骤请参照【1.1.3 资产维修记录】。

2. 智能助手搭建

2.1 资产借领用申请信息同步

第一步：点击新建智能助手，触发动作选择“修改数据”，触发表单选择“资产借领用申请”，触发条件设置为：流程状态等于“流转完成”、“资产管理员审批意见”等于“同意”。

第二步：设置执行动作，执行动作选择“修改已有数据”，目标表单选择“资产台账卡片”。过滤条件设置为：“资产编号”等于“触发表单字段值”“资产编号”。添加字段“资产当前状态”修改为“自定义”“已借出”，其他字段一一对应即可。

2.2 资产归还申请信息同步

第一步：点击新建智能助手，触发动作选择“修改数据”，触发表单选择“资产归还申请”，触发条件设置为：流程状态等于“流转完成”、“资产管理员审批意见”等于“同意”。

第二步：设置执行动作，执行动作选择“修改已有数据”，目标表单选择“资产台账卡片”。过滤条件设置为：“资产编号”等于“触发表单字段值”“资产编号”。添加字段“资产当前状态”修改为“自定义”“正常”，其他字段设置为空值即可。

2.3 资产报废信息同步

第一步：点击新建智能助手，触发动作选择“修改数据”，触发表单选择“资产报废”，触发条件设置为：流程状态等于“流转完成”、“主管审批意见”等于“同意”。

第二步：设置执行动作，执行动作选择“修改已有数据”，目标表单选择“资产台账卡片”。过滤条件设置为：“资产编号”等于“触发表单字段值”“资产编号”。添加字段“资产当前状态”修改为“自定义”“已报废”。

2.4 资产维修信息同步

第一步：点击新建智能助手，触发动作选择“新增数据”，触发表单选择“资产维修”。

第二步：设置执行动作，执行动作选择“修改已有数据”，目标表单选择“资产台账卡片”。过滤条件设置为：“资产编号”等于“触发表单字段值”“资产编号”。添加字段“资产当前状态”修改为“自定义”“维修中”。

2.5 资产维修成功信息同步

第一步：点击新建智能助手，触发动作选择“修改数据”，触发表单选择“资产维修”，触发条件设置为：流程状态等于“流转完成”、“维修情况”等于“已修复”。

第二步：设置执行动作，执行动作选择“修改已有数据”，目标表单选择“资产台账卡片”。过滤条件设置为：“资产编号”等于“触发表单字段值”“资产编号”。添加字段“资产当前状态”修改为“自定义”“正常”。

2.6 借出资产盘点流程发起

目的：资产管理员在「借出资产盘点」中通过子表单批量选择借出资产数据后通过智能助手发起一条条资产盘点确认的流程。

第一步：点击新建智能助手，触发动作选择“新增数据”，触发表单选择“借出资产盘点”，无触发条件。

第二步：设置执行动作，执行动作选择“新增数据”，目标表单选择“借出资产盘点确认”。字段值设置规则为一一对应，其中「资产全貌」、「配置标签」、「二维码标签」、「资产状态」、「其他情况说明」、「定损金额」、「定损人」设置为空值。

3. 聚合表搭建

3.1 巡检信息

因为「资产巡检」中用子表单处理巡检记录的，所以先要在聚合表中处理数据。

新建聚合表，数据来源选择“资产巡检”，设置行表头，设置指标：“资产价值”等于“资产情况.资产金额”。聚合表名称设置为“巡检信息”。

3.2 盘点信息

因为「资产盘点」中用子表单处理盘点记录的，所以先要在聚合表中处理数据。

新建聚合表，数据来源选择“资产盘点”，设置行表头，设置指标：“资产价值”等于“资产情况.资产金额”。聚合表名称设置为“盘点信息”。

3.3 可用资产计数

「资产计数」是为了防止出现同时点击借用或者重复进行归还申请的情况，采用「聚合表」实现此效果。

新建聚合表，选择多表关联，数据来源选择“资产台账卡片”、“资产借领用申请”、“资产归还申请”三张表，关联关系为：三张表的“资产编号”一一对应以及“资产名称”一一对应。

设置行表头，设置指标：“资产计数”等于“资产台账卡片”的“F-资产计数”减去“资产借领用申请”的“F-资产计数”再加上“资产归还申请”的“F-资产计数”。

设置数据提交校验：一是“资产计数”<=1；二是“资产计数”>=0；分别设置提示文字。

不满足第一个校验表明资产出现重复填写归还申请的情况。

不满足第二个校验表明资产出现重复借用的情况。

聚合表名称设置为“可用资产计数”。

4. 数据工厂搭建

4.1 各资产借出次数统计

各资产借出次数统计数据工厂搭建步骤如下：

1）新建数据流。

2）第一个输入的数据源设置为“资产借领用申请”。

3）添加数据筛选，添加过滤条件：“资产管理员审批意见”等于“同意”，“流程状态”等于“流转完成”。

4）添加分组汇总，分组字段设置为“分类”、“资产编码”和“资产名称”，汇总字段设置为“资产金额”，汇总方式设置为“计数”。

5）第二个输入的数据源设置为“资产台账卡片”。

6）添加横向连接，连接方式选择“左连接”，勾选“合并连接字段”，连接字段设置为“资产编号”等于“资产编号”、“资产名称”等于“资产名称”、“分类”等于“分类”。

7）添加“借出次数统计”字段，公式为：

8）添加“借出次数统计”字段，公式为：

9）输出数据，节点名称设置为“资产借出次数统计”，数据流名称设置为“资产借出次数统计”。

4.2 资产状态计算

资产状态计算数据工厂搭建步骤如下：

1）新建数据流。

2）第一个输入的数据源设置为“资产借领用申请”。

3）第二个输入的数据源设置为“资产归还申请”。

4）添加横向连接，连接方式选择“左连接”，勾选“合并连接字段”，连接字段设置为“资产编号”等于“资产编号”、“资产名称”等于“资产名称”、“借领用日期”等于“借领用日期”、“借领用申请人”等于“借领用申请人”。

5）输出数据，节点名称设置为“资产状态”，数据流名称设置为“资产状态”。