修改已有数据

1. 简介

1.1 功能简介

修改已有数据是指,当触发表单发生了触发动作且满足触发条件时,修改目标表单中满足条件的已有数据。

1.2 应用场景

  • 人事管理场景中,成员的离职申请通过后,通过智能助手修改员工档案中的在职状态;
  • 设备管理场景中,设备保养单的数据修改后,通过智能助手修改设备档案表中的设备保养状态;
  • 进销存场景中,当退货流程单流转完成后,通过智能助手自动修改库存表中货物在库状态。

1.3 预期效果

以人事管理的场景为例,设置智能助手为:当成员的离职申请流程流转完成且审批结果为同意时,修改员工档案中该成员为离职状态。

预期效果如下:

2. 操作步骤

设置好 触发动作 后,将自动进入执行动作的设置页面。

2.1 设置执行动作

设置执行动作为「修改已有数据」:

2.2 选择目标表单

选择执行动作的目标表单,即需要修改数据的表单:

注:目标表单可以是本应用的表单,也可以是包含 CRM 在内的 跨应用 的表单,一个执行动作只能选择一个目标表单进行设置。

2.3 添加过滤条件

过滤条件是指,对目标表单字段设置不同的字段值,只有符合过滤条件的数据才会被修改。

注:目标表单中以下字段不能设置过滤条件:分割线、地址、定位、图片、附件、关联查询、关联数据、手写签名、手机、当前节点以及当前负责人。

字段值可以设置为以下三种:触发表单字段值、自定义以及空值。

2.3.1 触发表单字段值

1)将过滤条件的目标表单字段设置为触发表单字段值,即根据目标表单字段的字段类型去匹配触发表单字段的值。

2)对于不同的目标表单字段可以设置的触发表单字段类型如下:

目标表单字段 触发表单字段
单行文本 单行文本、下拉框、单选按钮组、流水号、子表单(单行文本、下拉框、单选按钮组)
多行文本 多行文本、子表单(多行文本)
数字 数字、子表单(数字)(实际值相等即可,不需要匹配小数位数)
下拉框 单行文本、下拉框、单选按钮组、流水号、子表单(单行文本、下拉框、单选按钮组)
单选按钮组 单行文本、下拉框、单选按钮组、流水号、子表单(单行文本、下拉框、单选按钮组)
复选框组 复选框组、下拉复选框、子表单(复选框组、下拉复选框)
下拉复选框 复选框组、下拉复选框、子表单(复选框组、下拉复选框)
日期时间、提交日期、更新日期 日期时间、子表单(日期时间)、提交时间、更新时间
流水号 单行文本、下拉框、单选按钮组、流水号、子表单(单行文本、下拉框、单选按钮组)
子表单字段 主表字段、子表单字段
成员单选 成员单选、子表单(成员单选)、提交人
成员多选 成员多选、子表单(成员多选)
部门单选 部门单选、子表单(部门单选)
部门多选 部门多选、子表单(部门多选)
流程状态 流程状态

3)当过滤条件设置为日期时间字段时,根据不同的显示类型,对应的符合过滤条件的规则如下:

目标表单字段/触发表单字段 年月 年月日 年月日时分 年月日时分秒
年月 完全相同 年月相同 年月相同 年月相同
年月日 年月相同 完全相同 年月日相同 年月日相同
年月日时分 年月相同 年月日相同 完全相同 年月日时分相同
年月日时分秒 年月相同 年月日相同 年月日时分相同 完全相同

2.3.2 自定义值

1)将过滤条件的目标表单字段设置为自定义,即过滤条件的字段可以自定义值:

2)当过滤条件的目标表单字段自定义值时,不同的字段设置方法如下:

目标表单字段 自定义值
单行文本、多行文本、单选按钮组、下拉框、流水号 直接输入文本
复选框组、下拉复选框 可以输入多个文本,多个值用 enter 隔开
数字 直接输入数字,如果输入非数字内容,视为空值
日期时间 直接选择日期/日期时间
成员单选、成员多选 点击选择成员
部门单选、部门多选 点击选择部门

2.3.3 空值

过滤条件的目标表单字段设置空值,即过滤条件的字段值为空。

注:每个字段只能被添加为过滤条件一次;满足过滤条件的数据最多 200 条,如超过限制会终止执行动作。

2.4 添加修改字段

添加的修改字段是指,智能助手对满足目标表单过滤条件的数据,要修改字段值的字段。

修改字段可以设置为以下三种:触发表单字段值、自定义以及空值。

2.4.1 触发表单字段赋值

1)将目标表单修改字段设置为触发表单字段值,即根据目标表单字段的字段类型去匹配触发表单字段的值。

2)对于不同的目标表单字段可以设置的触发表单字段类型如下:

目标表单字段 触发表单字段
单行文本 单行文本、下拉框、单选按钮组、扩展字段
多行文本 多行文本
数字 数字
下拉框 单行文本、下拉框、单选按钮组、扩展字段
单选按钮组 单行文本、下拉框、单选按钮组、扩展字段
复选框组 复选框组、下拉复选框
下拉复选框 复选框组、下拉复选框
日期时间、提交日期、更新日期 日期时间、提交时间、更新时间
子表单字段 主表字段
图片 图片
附件 附件
地址 地址
定位 定位
成员单选 成员单选、提交人
成员多选 成员多选
部门单选 部门单选
部门多选 部门多选

注:如果需要修改目标表单中的子表单字段,必须在过滤条件中添加子表单字段。

3)当目标表单字段与触发表单字段的设置存在以下区别时,将作为特殊情况处理:

目标表单字段 触发表单字段 特殊情况的处理方法
图片字段仅允许上传一张 图片字段可上传多张 将触发表单中图片字段中的第一张图赋值给目标表单的图片字段
附件字段仅允许上传一个 附件字段可上传多个文件 将触发表单中附件字段中的第一个文件赋值给目标表单的附件字段
地址字段无详细地址 地址字段有详细地址 将触发表单中地址字段中的省、市、区赋值给目标表单中的地址字段,丢弃详细地址
地址字段有详细地址 地址字段无详细地址 将触发表单中地址字段中的省、市、区赋值给目标表单中的地址字段,目标表单的详细地址置空
日期时间字段只显示日期 日期时间字段显示日期 + 时间 将触发表单中日期时间字段件中的日期赋值给目标表单中的日期时间字段,丢弃时间
日期时间字段显示日期 + 时间 日期时间字段只显示日期 将触发表单中日期时间字段中的日期赋值给目标表单中的日期时间字段,时间设置为00:00:00
定位字段不显示经纬度 定位字段显示经纬度 将触发表单中定位字段中的地址赋值给目标表单中的地址字段,丢弃经纬度
定位字段显示经纬度 定位字段不显示经纬度 将触发表单中定位字段中的地址赋值给目标表单中的地址字段,目标表单中经纬度置空

2.4.2 自定义值

1)目标表单修改字段设置为自定义,即修改目标表单的字段为自定义值。

2)当目标表单的修改字段自定义值时,不同的字段设置方法如下:

目标表单字段 设置方法
单行文本、多行文本、单选按钮组、下拉框 直接输入文本
复选框组、下拉复选框 可以输入多个文本,多个值用 enter 隔开
数字 直接输入数字,如果输入非数字内容,视为空值
日期时间 直接选择日期/日期时间
图片 点击上传图片
附件 点击上传文件
地址(显示详细地址/不显示详细地址) 直接选择地址以及输入详细地址
成员单选、成员多选 点击选择成员
部门单选、部门多选 点击选择部门

2.4.3 空值

目标表单修改字段设置空值,即修改目标表单的字段为空值。

3. 注意事项

1)目标表单中的定位字段,只能设置为触发表单字段值或空值,不支持自定义。

3)如果对修改已有数据的使用还有疑问,可以观看下方视频教程进行学习:

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