自动提醒


1. 适用场景


在实际使用场景中,流程与时间有很密切的关系。流程限时提醒功能,可以为流程节点设定限定处理时间,如果超过该时间而流程节点仍未被处理,系统会自动发出提醒。


在以下场景中,可能会用到流程超时提醒功能:


  • 催促负责人处理流程

对于一个工作流程,如果需要主管在流程发起后的1个小时内审批,那么就需要系统能够在某个时间(如流程发起后45分钟)给他发送提醒,以免1个小时后,主管仍未审批,造成流程积压。

  • 遗漏流程提醒

在工作中可能会有遗漏处理的流程,这就需要系统可以在一定时间内主动提醒使用者还有哪些待处理流程,防止使用者遗漏处理流程从而耽误工作。


2. 操作步骤


(1)设置流程节点处理的截止时间


在设计流程时,可以对任意一个流程节点(不包括发起节点,结束节点和抄送节点)设置节点处理截止时间。


节点 > 节点属性 > 更多属性 > 节点限时处理 >该节点的处理截止时间 > 。

可以选的时间有自定义时间表单内日期时间字段

自定义时间可选择的时间单位有:分钟 | 小时 | 天,最多可设置为30天,最少可设置为1分钟。



(2)设置流程超时后的提醒方式


节点 > 节点属性 > 更多属性 > 节点限时处理 >该节点的处理截止时间 > 添加自动处理 > 自动提醒(处理方式)



选择好处理方式后,还需要设置「自动提醒时间」、「被提醒人」、「提醒文字」。


「自动提醒时间」指的是流程超过设定的截止时间后或者在到达截止之间之前,系统提醒「被提醒人」的时间。自动提醒时间可以是节点截止处理时间当时、之前以及之后这三种提醒时间,单位可选「分钟」、「小时」、「天」。



「被提醒人」指的是流程超时后,超时提醒的接收人。提醒人可以是多个人。若没有自行设置,则默认值是节点负责人。如果使用者在动态负责人中选择了多位被提醒人,在多次的超时提醒中,系统会自动去掉已处理过该节点的被提醒人,只提醒未处理的被提醒人。



「提醒文字」指的是「被提醒人」接收到提醒后,看到的提示语。可以按需要自定义提示语。



3.应用举例


在合同管理中,有一个预付款日期,在这个日期前一天就需要作出提醒,提醒收款人员要确认是否有收到预付款,如果没有收到要去催款,因为合同申请是要经过审批的,这个时候需要使用流程的限时提醒,根据表单里的日期去提醒收款人去催收。



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