离职成员管理

1. 简介

1.1 功能简介

对于已离职或即将离职的成员,可以一键进行工作交接,将离职成员在简道云中的工作交接给其他负责人。

1.2 应用场景

如,成员离职后,可以将以下数据进行交接:

  • 流程待办数据
  • 角色管理权限
  • 流程负责人
  • 表单/仪表盘配置
  • 知识库权限

1.3 预期效果

2. 公共模式

在公共模式下,系统管理员和创建者可以通讯录中查看所有在职和离职成员所承担的工作并进行工作交接,在通讯录即可完成成员转离职的操作。

2.1 交接工作

对于即将离职的成员或者已经离职的成员,可以查看其手中的工作并交接给其他负责人。

  • 即将离职成员

直接在「全部成员」处进行工作交接。

在交接工作页面选择对应的工作进行转交,可以将成员目前手中的工作及权限交接出去,包括:

  • 待办数据
  • 角色
  • 流程负责人
  • 表单/仪表盘配置
  • 知识库权限

全部交接完毕后点击「完成」,如下图所示:

  • 已经离职成员

已离职成员的工作交接在「离职成员」列表处进行交接。

交接流程同未离职成员。

2.2 离职成员管理

成员无法删除,只能进行转离职处理。

工作交接完毕后(也可离职后再做交接),可以将成员进行转离职处理,转离职的成员将出现在离职成员管理中。(注:未加入的邀请中成员转离职后不会出现在离职成员列表中)

注:如果您误操作将成员进行了转离职处理,还可以通过 已离职成员转在职处理 的方式进行恢复。

2.3 彻底删除离职成员

部分成员离职后确认不会再录用,那么,可以在历史成员列表中将成员数据永久删除:

离职成员彻底删除后,数据将显示已删除样式,未彻底删除和已彻底删除的成员数据显示区别如下图所示:

注:离职成员的删除请谨慎操作,删除后不支持通过 已离职成员转在职处理 的方式恢复历史权限配置;且在数据中无法区分具体的离职成员,仅显示「已删除成员」。

3. 集成模式

集成模式需要在钉钉或者企业微信的后台删除员工或者修改通讯录可见范围,成员方可转离职。

3.1 钉钉集成模式

3.1.1 成员转离职

1)删除成员

登录 钉钉管理后台,在钉钉通讯录中删除成员。

2)修改通讯可见范围

登录钉钉管理后台后,找到 工作台

在工作台处,找到简道云应用,点击「设置」:

在弹出的设置面板中,调整成员在简道云中的可见范围,如下图所示:

3.1.2 离职工作交接

通过钉钉工作台进入简道云后台,在「内部组织」处点击「立即同步」成员信息,即可在「离职成员」界面看到已经离职的成员信息,及其负责的工作并进行交接。

3.1.3 彻底删除离职成员

管理员可以对离职成员进行彻底删除:

3.2 企业微信集成模式

3.2.1 成员转离职

1)删除成员

同钉钉集成模式一致,企业微信的离职管理需要先在企业微信的通讯录中删除成员或者修改通讯录可见范围。

2)修改通讯录可见范围

登录 企业微信管理后台,点击「应用管理 >> 应用」:

如果之前做过 企业微信授权绑定,点击之前创建的辅助应用,否则直接点击第三方应用中的简道云:

点击应用后,在应用详情处修改通讯录可见范围,如下图所示:

3.2.2 离职工作交接

当成员企业微信删除或者取消简道云可见范围后,再从简道云通讯录中同步成员即可将这些成员进行转离职处理。然后可以在离职成员管理进行工作交接:

3.2.3 彻底删除离职成员

对于不需要的离职成员数据,还可以进行彻底删除:

3.3 飞书集成模式

3.3.1 成员转离职

1)飞书操作成员离职

飞书管理员可以在飞书管理后台的通讯中将成员进行离职处理。如下图所示:

2)修改通讯录可见范围

管理员可以在飞书管理后台找到简道云应用,然后修改可见范围。

3.3.2 离职工作交接

当成员在飞书被操作离职或者取消简道云应用可见权限后,再从简道云通讯录中同步成员即可将这些成员进行转离职处理。然后可以在离职成员管理进行工作交接:

3.3.3 彻底删除成员

对于不需要的离职成员数据,还可以进行彻底删除:

4. 离职成员筛选

4.1 电脑端筛选

电脑端支持在以下场景中筛选离职成员:

  • 表单/流程表单前台,权限组页面的筛选条件、表头筛选:成员单选、成员多选、提交人
  • 表单/流程表单,数据管理表格中的筛选条件、表头筛选:成员单选、成员多选、提交人
  • 数据回收站中的筛选条件
  • 仪表盘中的筛选组件
  • 流程中心(我的待办、我发起的、我处理的、抄送我的)中的筛选

筛选时,搜索离职成员名称,然后点击离职成员筛选按钮,即可搜索离职成员。如下图所示:

如果需要筛选在职成员,则点击筛选按钮  切换至在职成员的筛选。

4.2 移动端筛选

移动端支持在以下场景中筛选离职成员:

  • 表单/流程表单前台权限组数据的筛选条件:成员单选、成员多选、提交人
  • 仪表盘中的筛选
  • 流程中心(我的待办、我发起的、我处理的、抄送我的)中的筛选

筛选时,搜索离职成员名称,然后点击离职成员筛选按钮,即可搜索离职成员。如下图所示:

4.3 注意事项

当离职成员过多时,可能出现搜索不出来结果的情况,如下图所示:

系统管理员或者创建者可以登录通讯录,在离职成员管理中将不需要使用的离职成员数据彻底删除,删除方式参见上文各个模式的离职成员删除讲解。

5.注意事项

1)集成模式下,不支持在简道云后台直接进行转离职;如需转离职,需要在集成第三方通讯录中删除成员或者修改通讯录可见范围后再去简道云后台同步成员,同步后即转为离职成员。

2)集成模式通过修改可见范围进行转离职的成员再次设置可见范围,同步后作为新成员参与简道云业务协作,历史相关权限不可恢复。

3)同步成员后,如果离职成员管理中多了很多离职成员数据请不要担心,这些离职成员为历史在职但被删除的成员

4)如果您的成员不小心被误删,且还在离职成员管理列表中时,可以通过 已离职成员转在职处理 的方式进行恢复。

5)如果您的成员在离职成员管理页面被彻底删除,则无法再通过 已离职成员转在职处理 的方式进行恢复。公共模式和集成模式皆不可恢复。

本文是否对您有帮助?
 有帮助
 没帮助
您是否遇到了以下问题?
如需获取即时帮助,请联系技术支持