定时生成流程待办(单次)

1. 简介

1.1 案例简介

本案例将介绍,如何通过 智能助手 新增数据的功能,实现在特定时间为相关人员生成待办,提醒该成员完成待办事项。

1.2 使用场景

  • 信用卡预期提醒场景中,业务人员需在还款前 7 天进行客户提醒,可通过自动发起流程,在逾期时间前为业务人员生成待办,达到提醒作用;
  • 任务管理场景中,需在任务截至时间前 3 天对任务进行验收,可通过自动发起流程,在截至时间前为负责人生成待办,实现定时提醒等。

1.3 设计思路

1)设置基础数据表,使用子表单记录各个月份的到期数据;

2)设置待办提醒表,用于为成员生成待办流程,成员收到待办后进行处理;

3)新建智能助手,通过「基础数据表」的子表单数据新增「待办提醒表」数据,自动发起流程表单;

4)在流程表单添加辅助审批节点,设置限时提交,提交到下一节点给需要待办的成员。

1.4 预期效果

提交待办数据,如下图所示:

然后在数据管理处可以看到已经生成了多条流程,待达到流程限时处理时间时,流程将自动流转至待办节点,由流程待办的负责人处理流程。

2. 设置步骤

在学习之前建议安装 定时生成待办 应用模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

2.1 表单设计

2.1.1 基础数据表

新建一张「基础数据表」,子表单里录入各月份需要处理的待办数据。

  • 待办对象:需要处理待办的成员。
  • 数据录入时间:该条数据录入的时间。
  • 提醒明细:
    • 业务截止时间:即业务需要被处理完成的最终时间;
    • 业务待办时间:即业务待办推送到对应业务人员的开始时间,该时间为业务截止时间的前 7 天,通过函数:DATE(YEAR(提醒明细.业务截止时间),MONTH(提醒明细.业务截止时间),DAY(提醒明细.业务截止时间)-7)自动生成;
    • 处理内容:备注具体需要处理的业务事项。

2.1.2 待办提醒表

另外新建一个「待办提醒表」,待办提醒表中的数据为「基础数据表」通过智能助手 子增主 新增而来。

  • 待办对象:同上表待办对象。
  • 数据录入时间:同上表数据录入时。
  • 业务截止时间:同上表子表中的业务截止时间。
  • 业务待办时间:同上表子表中的业务待办时间。
  • 处理内容:同上表子表中的业务处理内容。
  • 是否完成:流程中推送给待办处理人员来完成勾选。

2.2 流程设定

待办提醒中需要设置一个辅助流程节点,用于限时自动提交。流程负责人可以选择一个不需要使用的小号,否则触发触发待办的生成:

设置显示自动处理,当流程到达我们的业务待办时间(也就是我们的业务截止时间的前 7 天),流程将通过限时处理机制自动提交到我们需要待办的成员,成员即可收到自动触发的待办进行任务处理,避免疏漏。

2.3 智能助手设置

设计好表单以后,需要设置智能助手完成初始待办数据的新增操作。当「基础数据表」中录入多条需要待办处理的数据时,智能助手将自动新增多条待办数据到「待办提醒表」中,「待办提醒表」将按照待办时间依次提交待办流程到待办成员的待办列表中。

1)新建智能助手

2)设置触发动作

触发动作选择「新增数据」;触发表单选择「基础数据表」。如下图所示:

3)设置执行动作

执行动作选择「新增数据」,目标表单选择「待办提醒表」,然后将数据按照下图所示一一匹配:

这样即可实现「基础数据表」新增数据后,自动在「待办提醒表」表单中新增数据;如果「基础数据表」的子表单填写了多条数据,则会在「待办提醒表」中生成多条流程数据。

2.4 效果演示

效果演示参见本文【1.4 预期效果】。

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