如何自动发起流程?

1. 简介

1.1 案例简介

通过此案例,可以实现在特定的时间为相关人员发起待办流程。

1.2 使用场景

企业有时候会有一些特定的需求,需要在特定的时间定时发起流程待办来提醒相关人员去处理业务。比如,信用卡逾期提醒,在还款前 7 天提醒业务人员去进行客户提醒,这样就需要在后台提前录入好逾期信息,到了固定的时间定时去提醒业务人员去处理待办。

1.3 设计思路

使用子表单将各个月份的数据记录在子表单中然后使用智能助手的子增主,填写到流程表单,流程表单添加一个辅助审批节点,设置限时提交,提交到下一节点给需要待办的成员,那么到了固定的时间,就会给固定的成员生成一条待办消息。

1.4 预期效果

提交待办数据,如下图所示:


然后在数据管理处可以看到已经生成了多条流程,待达到流程限时处理时间时,流程将自动流转至待办节点,由流程待办的负责人处理流程。


2. 设置步骤

点击安装 定时生成待办 模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

2.1 表单设计

2.1.1 基础数据表

新建一张「基础数据表」,子表单里录入各月份需要处理的待办数据。

  • 待办对象:需要处理待办的成员。
  • 数据录入时间:该条数据录入的时间。
  • 提醒明细:
    • 业务截止时间:即业务需要被处理完成的最终时间;
    • 业务待办时间:即业务待办推送到对应业务人员的开始时间,该时间为业务截止时间的前 7 天,通过函数:DATE(YEAR(提醒明细.业务截止时间),MONTH(提醒明细.业务截止时间),DAY(提醒明细.业务截止时间)-7)自动生成;
    • 处理内容:备注具体需要处理的业务事项。


2.1.2 待办提醒表

另外新建一个「待办提醒表」,待办提醒表中的数据为「基础数据表」通过智能助手 子增主 新增而来。

  • 待办对象:同上表待办对象。
  • 数据录入时间:同上表数据录入时。
  • 业务截止时间:同上表子表中的业务截止时间。
  • 业务待办时间:同上表子表中的业务待办时间。
  • 处理内容:同上表子表中的业务处理内容。
  • 是否完成:流程中推送给待办处理人员来完成勾选。


2.2 流程设定

待办提醒中需要设置一个辅助流程节点,用于限时自动提交。流程负责人可以选择一个不需要使用的小号,否则触发触发待办的生成:


设置显示自动处理,当流程到达我们的业务待办时间(也就是我们的业务截止时间的前 7 天),流程将通过限时处理机制自动提交到我们需要待办的成员,成员即可收到自动触发的待办进行任务处理,避免疏漏。


2.3 智能助手设置

设计好表单以后,需要设置智能助手完成初始待办数据的新增操作。当「基础数据表」中录入多条需要待办处理的数据时,智能助手将自动新增多条待办数据到「待办提醒表」中,「待办提醒表」将按照待办时间依次提交待办流程到待办成员的待办列表中。

1)新建智能助手


2)设置触发动作

触发动作选择「新增数据」;触发表单选择「基础数据表」。如下图所示:


3)设置执行动作

执行动作选择「新增数据」,目标表单选择「待办提醒表」,然后将数据按照下图所示一一匹配:


这样即可实现「基础数据表」新增数据后,自动在「待办提醒表」表单中新增数据;如果「基础数据表」的子表单填写了多条数据,则会在「待办提醒表」中生成多条流程数据。

2.4 效果演示

参见本文【1.4节】。

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