发文流程

1. 简介

发文流程指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、签发等程序。

主要发文的项目有文件标题、主送机关、抄送机关、附件、密级、经济程度、文稿附件、发印份数等。

2. 设计思路

企业需要根据自身发文流程不同,设计出符合需要的审批流程。设计思路如下:

1)设计发文需要的内容项目

2)设计整个发文工作的审批流程

3)了解每步流程需要填写的审批意见及其他信息

点击安装公文流转模板,本文将按照模板带您详细了解发文审批流程。

根据常用的公文流转流程,我们可以初步规划发文流程审批的步骤如下:

3. 表单设计

根据发文流程,设计每步流程需要登录的信息内容。

访问刚刚安装的 公文流转 模板,选择发文登记表单,进入表单编辑。

表单设计就是将需要登录的内容选用合适的 字段 来记录。比如,文件采用 附件 字段来收录。

左侧的字段可以直接拖入到右侧表单中的任意位置。

3.1 发文设计

发文流程的第一步便是文稿草拟。发文草拟由发文人员来申报,是整个流程发起的初始节点。模板示例如下:

对于表单模板中不需要的内容可以进行删除,需要添加记录的内容也可以从左侧添加字段。

表单设计参考 收文登记

3.2 发文审批

草拟了基本信息后,即开始发文的一系列审批。大致分为:

从签发人字段开始,后续的字段都是各流程审批时需要填写的内容,会分配给对应的流程环节去填写。

4. 流程设计

设计好表单后,需要设置流程的流转路径,以及各审批人需要负责填写的内容。

4.1 节点字段权限

流程一共分为以下几个步骤,每一个步骤就是一个流程节点。鼠标点击每个流程节点,即可设置每个节点的字段权限。

也就是设置每个节点可以看见哪些数据(可见)以及需要填写哪些数据(可编辑)。

模板中,我们已经为每一个流程节点设置好了字段权限,如,在「分管领导意见」审批时,需要填写「有关部门会核核」的审批人。

4.2 节点负责人

除了流程发起节点和结束节点,每个节点都需要设置节点负责人。节点负责人就是流程某一个环节的审批负责人。

设置步骤同 收文登记

4.3 重新设计流程

如果模板中的流程设计不满意,还可以新建流程版本,完全重新设计流程。

5. 打印存档

表单和流程设计好以后,公文即可按照设定的流程进行发文流转。

如果需要打印存档,还可以使用简道云自定义打印功能设计公文打印模板。

我们已经内置了发文打印模板,直接点进编辑可以根据使用需求进行调整;如果需要重新设计也可以点击「新建打印模板」重新自定义设计。

6. 权限设置

全部设置好以后,需要为使用公文流转的成员设置 权限。例如,必须给发文人员设置提交流程的权限,直接将需要发文的成员添加进对应的权限组即可。还需分配其他管理数据的权限,以便打印存档。

设置步骤同 收文登记

7. 使用效果

7.1 发文草拟

有发文权限的成员,可以在表单处发起发文办理流程:

7.2 发文审批

每一步流程的审批负责人都可以在「我的待办」处对流程进行审批。

审批后,流程将流转至下一节点,直至流程结束。

7.3 打印归档

发文人员访问表单,切换权限组,然后找到需要打印的数据进行打印存档。

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