收文登记

1. 简介

收文登记是指文书部门收到文件材料后,在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。

主要登录项目有收文日期、来文机关、文件标题、附件、份数、密级、承办单位、签收人、备注等。

2. 设计思路

企业需要根据自身收文流程不同,设计出符合需要的审批流程。设计思路如下:

1)设计收文需要登录的项目

2)设计整个收文工作的审批流程

3)了解每步流程需要填写的审批意见及其他信息

点击安装公文流转模板,本文将按照模板带您详细了解收文审批流程。

根据常用的公文流转流程,我们可以初步规划收文流程审批的步骤如下:


3. 表单设计

根据收文流程,设计每步流程需要登录的信息内容。

访问刚刚安装的公文流转模板,选择收文登记表单,进入表单编辑。


表单设计就是将需要登录的内容选用合适的字段来记录。比如,文件采用附件字段来收录。

左侧的字段可以直接拖入到右侧表单中的任意位置。


3.1 收文登记

收文流转的第一步便是文件登记。收文登记由收文人员来申报,是整个流程发起的初始节点。

主要包含以下内容:

收录项目

选用字段

作用

收文人员

记录收文人员的信息

文件标题

记录文件的标题

来文单位

记录收文的单位信息

收文编号

记录收文的编号

收文日期

记录收文的日期

密级

记录收文的保密等级

紧急程度

记录收文审批的紧急程度,领导可以根据紧急程度安排审批的优先级

上传文件

上传文件的电子版,用以电子版的收录、归档


3.2 收文审批

收文登录了基本信息后,即开始对收文的一系列审批。大致分为:

  • 主任拟办意见
  • 主要领导意见
  • 分管领导意见
  • 承办部门意见
  • 办理人员归档

每一步流程都需要审批人填写部分信息。表单部分设计如下:


4. 流程设计

设计好表单后,需要设置流程的流转路径,以及各审批人需要负责填写的内容。

4.1 节点字段权限

流程一共分为以下几个步骤,每一个步骤就是一个流程节点。鼠标点击每个流程节点,即可设置每个节点的字段权限。

也就是设置每个节点可以看见哪些数据(可见)以及需要填写哪些数据(可编辑)。


模板中,我们已经为每一个流程节点设置好了字段权限,如,在「主要领导意见」审批时,需要填写「分管领导意见」审批人。


4.2 节点负责人

除了流程发起节点和结束节点,每个节点都需要设置节点负责人。节点负责人就是流程某一个环节的审批负责人。

公文流转的时候,很多时候都需要上一节点负责人指定下一节点的负责人。

所以【4.1】节中,部分节点审批流程时需要填写成员字段,而这个成员字段,可以作为下一节点的流程负责人,如下图所示:


图中【分管领导签批】负责人字段就是由上一节点填写指定的负责人。

4.3 流程条件

根据公文的不同,流转的路径也可以根据条件进行判定。

当「分管领导意见」节点填写了「承办部门」时,流程按步骤往下流转;反之,直接流转到「办理结果」节点,由收文人员进行复核归档。

直接点击流程连接线即可设置流程流转条件。


4.4 重新设计流程

如果模板中的流程设计不满意,还可以新建流程版本,完全重新设计流程。


5. 打印存档

表单和流程设计好以后,公文即可按照设定的流程进行收文登记。

如果需要打印存档,还可以使用简道云自定义打印功能设计公文打印模板。

我们已经内置了收文打印模板,直接点进编辑可以根据使用需求进行调整;如果需要重新设计也可以点击「新建打印模板」重新自定义设计。


6. 权限设置

全部设置好以后,需要为使用公文流转的成员设置权限。例如,必须给收文人员设置提交流程的权限,直接将需要收文的成员添加进对应的权限组即可。还需分配其他管理数据的权限,以便打印存档。

如果系统 预设的权限 不满足使用需求,还可以点击「新建权限组」自定义 设置权限组。


7. 使用效果

7.1 收文发起

有收文权限的成员,可以在表单处发起收文流程:


7.2 收文审批

每一步流程的审批负责人都可以在「我的待办」处对流程进行审批。



审批后,流程将流转至下一节点,直至流程结束。

7.3 打印归档

收文人员访问表单,切换权限组,然后找到需要打印的数据进行打印存档。




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