收文登记

1. 简介

收文登记是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。

主要登录项目有收文日期、来文机关、文件标题、附件、份数、密级、承办单位、签收人、备注等。

2. 设计思路

企业需要根据自身收文流程不同，设计出符合需要的审批流程。设计思路如下：

1）设计收文需要登录的项目

2）设计整个收文工作的审批流程

3）了解每步流程需要填写的审批意见及其他信息

根据常用的公文流转流程，我们可以初步规划收文流程审批的步骤如下：

3. 表单设计

根据收文流程，设计每步流程需要登录的信息内容。

访问刚刚安装的公文流转模板，选择收文登记表单，进入表单编辑。

表单设计就是将需要登录的内容选用合适的字段来记录。比如，文件采用附件字段来收录。

左侧的字段可以直接拖入到右侧表单中的任意位置。

3.1 收文登记

收文流转的第一步便是文件登记。收文登记由收文人员来申报，是整个流程发起的初始节点。

主要包含以下内容：

3.2 收文审批

收文登录了基本信息后，即开始对收文的一系列审批。大致分为：

每一步流程都需要审批人填写部分信息。表单部分设计如下：

4. 流程设计

设计好表单后，需要设置流程的流转路径，以及各审批人需要负责填写的内容。

4.1 节点字段权限

流程一共分为以下几个步骤，每一个步骤就是一个流程节点。鼠标点击每个流程节点，即可设置每个节点的字段权限。

也就是设置每个节点可以看见哪些数据（可见）以及需要填写哪些数据（可编辑）。

模板中，我们已经为每一个流程节点设置好了字段权限，如，在「主要领导意见」审批时，需要填写「分管领导意见」审批人。

4.2 节点负责人

除了流程发起节点和结束节点，每个节点都需要设置节点负责人。节点负责人就是流程某一个环节的审批负责人。

公文流转的时候，很多时候都需要上一节点负责人指定下一节点的负责人。

所以【4.1】节中，部分节点审批流程时需要填写成员字段，而这个成员字段，可以作为下一节点的流程负责人，如下图所示：

图中【分管领导签批】负责人字段就是由上一节点填写指定的负责人。

4.3 流程条件

根据公文的不同，流转的路径也可以根据条件进行判定。

当「分管领导意见」节点填写了「承办部门」时，流程按步骤往下流转；反之，直接流转到「办理结果」节点，由收文人员进行复核归档。

直接点击流程连接线即可设置流程流转条件。

4.4 重新设计流程

如果模板中的流程设计不满意，还可以新建流程版本，完全重新设计流程。

5. 打印存档

表单和流程设计好以后，公文即可按照设定的流程进行收文登记。

如果需要打印存档，还可以使用简道云自定义打印功能设计公文打印模板。

我们已经内置了收文打印模板，直接点进编辑可以根据使用需求进行调整；如果需要重新设计也可以点击「新建打印模板」重新自定义设计。

6. 权限设置

全部设置好以后，需要为使用公文流转的成员设置权限。例如，必须给收文人员设置提交流程的权限，直接将需要收文的成员添加进对应的权限组即可。还需分配其他管理数据的权限，以便打印存档。

如果系统 预设的权限 不满足使用需求，还可以点击「新建权限组」自定义 设置权限组。

7. 使用效果

7.1 收文发起

有收文权限的成员，可以在表单处发起收文流程：

7.2 收文审批

每一步流程的审批负责人都可以在「我的待办」处对流程进行审批。

审批后，流程将流转至下一节点，直至流程结束。

7.3 打印归档

收文人员访问表单，切换权限组，然后找到需要打印的数据进行打印存档。