如何高效评估系统效益，统筹优化功能资源？

1. 简介

1.1 场景痛点

在数字化浪潮的推动下，简道云平台可为企业数字化转型提供坚实的技术支撑，保障企业数字化之路的顺畅前行。

系统管理员作为企业数字化建设的关键角色，不仅需要以全局视角掌控简道云的搭建动态和使用深度，还需评估分析数字化建设的成效与优势。但在此过程中，两大核心挑战逐渐浮现：

1.2 解决方案

针对上述问题，本文将提供具体的系统管理思路和操作步骤，旨在帮助系统管理员轻松应对两大核心挑战——评估系统效益与统筹功能资源，实现简道云平台的高效管理。

2. 评估系统效益

在成果汇报、全民开发建设等场景中，系统管理员通常需要对简道云平台的使用情况进行统计分析：

成果汇报：定期向上级领导汇报系统现有的开发深度和使用广度，来展示系统的实际价值；

全民开发建设：系统管理员将子管理员名额（即应用/表单的搭建权限）分配给多个业务部门后，可以定期横向对比各个业务部门的搭建深度、活跃度以及使用趋势，或是建立考评机制来提高部门或成员的积极性与创造性，促进简道云系统在企业内部的充分利用。

……

则，系统管理员可从直接价值效益、使用广度和使用深度三个方面来分析数据，为后续举措提供支撑。具体如下：

2.1 如何最直观地了解系统效益

在 系统效益 标签页内，可以根据月、季度、年度、累计这四种维度，查看系统节省时间和节省成本数据。直观展示系统的价值效益，帮助了解系统的投资回报情况。

2.2 如何通过监控成员行为量化系统使用广度

在使用简道云的两类角色中，成员侧重于表单的使用和数据填报，管理员专注于表单/仪表盘等的搭建。则，通过量化成员的访问/数据操作行为和管理员的搭建行为，便可全面了解简道云的使用情况。具体如下：

2.2.1 成员访问/操作行为

在 成员活跃数据 标签页内，可以从多个维度（包括：应用、对象、成员）全面监控成员的访问和数据操作行为，评价指标包括：访问次/人数、创建数据次/人数等。以查看成员在上半年对 ERP 应用的访问情况为例：

2.2.2 管理员搭建行为

在 管理员活跃数据 标签页内，支持以应用/管理员维度查看管理员的搭建行为，评价指标包括：编辑时间、编辑人/次数和编辑趋势等。帮助了解管理员的工作情况和系统搭建的进展。

2.3 如何通过监控功能用量推进系统使用深度

系统使用深度是指成员/管理员在使用系统时，对于各项功能的深入程度和频繁程度，而高级功能消耗则是衡量用户使用深度的一个重要方面。因此系统管理员也可以通过查看功能用量数据来评估系统效益。具体如下：

在 资源用量 标签页内，查看所有/某个应用/某一管理员下的高级功能的用量、用量趋势以及用量明细。如果发现某个功能的用量较低，可能是应用难度大或管理员不活跃，需要进行培训或促活。

2.4 组合应用示例

以企业部门考评场景为例，管理员需要分别对各部门系统使用情况进行评估、比较。则可以通过监控各部门系统使用广度与深度来实现。具体操作可参考下表内容：

3. 统筹功能资源

在系统长期运行的过程中，可能会存在以下问题：

资源浪费：存有数据但不活跃了的应用/表单，不活跃的子管理员/成员隐藏在系统中，消耗着高级功能的用量；

资源不足：需要基于功能用量的增量趋势进行使用分析、用量预测，为申请系统用量预算提供准确的数据参考，避免预期外的经济成本。

针对上述问题，系统管理员可利用使用统计来辅助盘点功能、识别失活对象、预测资源需求，从而确保决策权衡有依据，资源分配更合理。具体如下：

3.1 如何盘点资源用量

资源用量 标签页内提供了各应用的功能用量明细清单，及最近一次编辑/访问时间。便于系统管理员从应用层面出发，反向追溯并管控各项功能的资源用量。以盘点智能助手Pro功能为例，步骤如下：

1）在「用量详情」部分查看所有应用消耗的智能助手Pro数量。

2）遇到异常数据或定期进行功能盘点时，可点击标蓝数字进入「查看数据详情」页面，进一步查看该应用下的每一个智能助手Pro的详细信息，包括创建日期、创建人、最近一次编辑时间等，作为决策依据。

3）盘点出已弃用的资源后，便可点击资源名称，前往对应页面进行资源管理。如下图所示：

3.2 如何识别失活对象

系统管理员可通过如下步骤来分析指定成员/管理员的活跃情况，以识别出失活的对象，作为后续清理的依据。

在 成员活跃数据 标签页内，选择「按成员查看」方式并选中需要分析的成员。设置筛选时间，查看其在指定时间范围内的活跃情况，包括登录次数、数据操作次数等。

同理，可在 管理员活跃数据 标签页内，选择「按管理员查看」方式并选中需要分析的管理员。设置筛选时间，查看其在指定时间范围内的活跃情况，包括编辑次数、活跃详情等。

3.3 如何预测资源需求

系统管理员可在「资源用量 >> 概览」内，查看企业中各项资源在系统中的现存数量。同时，还支持通过时间筛选或日、月、年筛选方式，分析某一资源的用量趋势。以分析数据工厂的用量趋势为例，效果如下所示：