线索自动分配（定时、顺序分配）

1. 简介

1.1 案例简介

本案例将介绍，如何通过「智能助手Pro」实现线索的定时、顺序分配。即，在每个工作日的早上 9:00，自动将所有待分配的线索，按照预设的分配顺序，逐一分配给销售人员。

1.2 设计思路

1）新建「销售人员」表单，用于录入参与线索分配的销售信息，并为每个销售设定唯一索引值（1, 2, 3...）。

2）新建「销售线索」表单，用于录入线索的基础信息，包括：状态、责任人、索引（1, 2, 3...）等字段。

3）新建「智能助手Pro」，以实现在每个工作日的早上 9:00 自动查询出所有待分配的线索，并根据线索的索引值，将线索分配给相应的销售人员。具体如下所示：

1.3 预期效果

「销售人员」表中有三名销售 Hany、Lucy、Cora，且人员索引分别为 1、2、3 。则，在「销售线索」表单中录入 4 条状态为 “待分配” 的销售线索时，线索的索引字段值将被自动填写为 1、2、3、1。

在下一个工作日的早上 9:00，智能助手Pro 会自动触发，将上述 4 条线索的责任人，修改为索引对应的销售人员。即，线索 1、4 的负责人为 Hany，2 的责任人为 Lucy，3 的责任人为 Cora。效果如下所示：

线索分配 30 min 后，对应销售将收到提醒通知。以微信提醒方式为例，效果如下所示：

2. 表单设计

本案例需要调用 2 张表单数据，分别是

1）销售人员

新建一张「销售人员」表单 ，字段设置如下：

搭建完成后，在该表中录入销售人员信息及相应的人员索引（索引也对应着线索的分配顺序）。以按照 Hany、Lucy、Cora 的顺序分配为例，如下图所示：

2）销售线索

新建一张「销售线索」表单，字段设置如下：

其中，还需通过 MAPX 函数 来计算「索引」字段的值。点击「索引」字段，将默认值为公式编辑，编辑公式为：

MOD(MAPX("count",辅助-检索值,辅助-检索范围,线索流水号),MAPX("count",辅助-检索值,辅助-检索范围,销售姓名))+1

公式说明如下表所示：

3. 设置智能助手Pro

3.1 新建智能助手Pro

完成表单设计后，直接切换至「扩展功能」处，新建一个名为「线索自动分配（定时）」的「智能助手Pro」，选择触发方式为「定时触发」。如下图所示：

3.2 设置触发节点

对触发节点进行如下设置，使得「智能助手Pro」能够在每个工作日的早上 9:00 触发：

3.3 查询销售人员

使用 查询多条数据节点，将当前可以参与线索分配的销售人员查询出来。具体如下：

1）在触发节点下方添加一个「查询销售人员」节点。

2）修改节点名称为「查询销售人员」，选择目标表单为「销售人员」，并添加查询条件销售姓名「不为空」。

3.4 查询待分配线索

通过 查询多条数据节点，查询出「销售线索」表中所有状态为 “待分配” 的线索。具体如下：

1）在「查询销售人员」节点下方添加一个「查询多条数据」节点。

2）将节点命名为「查询待分配线索」，选择目标表单为「销售线索」，添加查询条件销售状态「等于」待分配。

3.5 计算分配/预计回收等时间（选做）

使用 计算节点， 计算出当前时间作为线索的分配时间。若希望能够通过智能助手Pro 实现 分配未响应线索的自动回收，则需要在分配时间的基础上，计算出线索的预计回收时间。具体如下：

3.5.1 计算分配时间

1）在「查询待分配线索」节点下方添加一个「计算节点」。

2）修改节点名称为「计算分配时间」，选择计算方式为「公式计算」，并点击「设置公式」进入公式编辑页面，设置公式为NOW()，设置完成后点击「确定」。

3.5.2 计算预计回收时间

1）继续在「计算分配时间」节点下方添加一个「计算节点」。

2）修改节点名称为「计算预计回收时间」，选择计算方式为「公式计算」，并点击「设置公式」进入公式编辑页面，设置公式为DATEDELTA(计算分配时间--计算分配时间,3)，设置完成后点击「确定」。

3.5.3 计算推送提醒时间

若想要在分配线索后，提醒销售人员当前有新线索分配过来，需要及时跟进，则需要在分配时间的基础上，计算出线索的推送提醒时间，具体实现思路和细节可参考本文 5.1 节。

以分配线索 30 min 后提醒销售人员跟进为例，具体如下：

1）继续在「计算预计回收时间」节点下方添加一个「计算节点」。

2）修改节点名称为「计算推送提醒时间」，选择计算方式为「公式计算」，并点击「设置公式」进入公式编辑页面，设置公式为计算分配时间--计算分配时间+0.5*60*60*1000，设置完成后点击「确定」。

3.6 分配线索至销售

使用 修改数据节点，将上述 3.4 节中查询出的线索，通过线索中的索引字段值，逐一匹配到对应销售，并将线索的「负责人」字段值修改为对应销售，实现线索的分配。具体如下：

1）在「计算推送提醒时间」节点下方添加一个「修改数据」节点。

2）进一步对「修改数据」节点进行如下设置：

3.7 保存并启用

全部设置完成后，点击「保存并启用」按钮，将「智能助手Pro」投入实际使用。如下图所示：

4. 效果演示

效果参见本文【1.3 预期效果】。

5. 扩展阅读

5.1 线索分配提醒

在分配线索到对应销售（即修改了线索的状态、责任人等信息）后，可以通过 推送提醒 功能来提醒销售，当前有新的线索需要跟进处理。以分配线索 30 min 后提醒销售人员跟进为例，实现思路如下：

1）分配线索时，在分配时间的基础上 + 30min，计算出该线索的推送时间（步骤可参见本文 3.5.3 节）；

2）将推送时间信息回写至线索数据中（步骤可参见本文 3.6 节）；

3）通过「根据表单日期时间字段」提醒方式，对「销售线索」表中推送时间不为空的线索数据进行提醒，并设置重复类型为「只提醒一次」，确保不会重复提醒。

5.2 需要手动分配的情况

在定时分配的情况下，人员变动可能会导致部分待分配线索的索引异常，导致线索无法匹配并分配至对应销售。

例如，某销售离职后，销售主管在「销售人员」表中删除了该人员对应的数据。若删除数据中的人员索引为 2，则原先计划分配给该销售（索引为 2）的线索会因索引失效而无法自动完成分配流程，会滞留在待分配状态。

1）设置一个智能助手Pro，使其在删除人员数据时触发，检索出「销售线索」表中索引一致的待分配线索，将其状态更新为“待手动分配”，使销售主管能够迅速识别并介入处理。

2）当这一轮线索完成分配后（即在下一个工作日的早上 9:00），需要对「销售人员」表中的人员索引重新排序，使索引顺序递增。以原索引为 1、2、3 为例，在删除索引 2 后：

需要原 1、3 的索引调整为 1、2，填补因人员离职而产生的空缺，确保新的线索能够与剩余销售人员匹配。