文档管家插件

1. 简介

1.1 插件简介

文档管家是一款深度集成简道云生态与第三方文档处理平台的专业化工具,支持以下格式文件的转换:

  • Office 文档:转换为 PDF、JPG 格式;
  • PDF 文件:转换为 JPG 格式。

1.2 应用场景

适用于需要进行文件格式转换的各类场景中,如:

  • 合同 / 文件归档:企业行政或档案专员需将日常流转的合同(Word 格式)、协议(PDF 格式)按存档规范,转为不可编辑的 PDF 终稿便于预览的 JPG 关键页,并关联至简道云表单(如 合同管理表、档案登记表)。
  • HR 人事管理:员工文档分发与留存场景:HR 需将员工手册(Word 格式)转为 PDF 格式便于全员分发,或为员工档案(如学历证明 PDF)转为JPG 格式附在简道云 员工档案表中,确保格式统一且不易篡改。
  • 凭证与报表处理:财务需将费用报销单(Excel 格式)转为 PDF 格式归档,或为简道云 费用审批表 中的报销凭证(PDF)提取关键页(JPG 格式),便于审批人快速核验金额、票据信息。

1.3 预期效果

以将 Docx 文件格式转换为 PDF 文件格式为例,效果如下所示:

1.4 使用说明

文档管家为付费插件,每次调用插件进行格式转换消耗 0.2 个 云币。在使用插件时自动扣除云币数量,当云币余额可支付的识别次数为 0 时,将无法使用文档管家插件。

2. 插件安装及启用

2.1 安装插件

1)直接安装

2)插件市场处安装

在简道云「插件市场」处,安装「豆包 AI 插件」插件。插件市场处安装方法可参见文档:插件市场中【2.3插件安装

2.2 启用插件

在插件管理中,打开「文档管家」插件右侧开关,启用插件。

3. 表单搭建

插件使用体验可先点击:文档管家模板表单。本文将按照示例表单进行讲解。

新建「格式转换」表单,字段设置如下所示:

字段名称

字段类型

流水号

流水号

文件

附件

转换类型

下拉框

开始转换

按钮

转换结果

单行文本

转换信息

链接地址

4. 前端事件配置

4.1 添加按钮执行动作

打开「格式转换」表单,在「开始转换」处点击「设置」和「添加执行动作」。

4.2 设置事件名称和说明

添加好前端事件后,首先设置前端事件的基础信息,即事件名称和事件说明,用于区分前端事件:

4.3 设置执行动作

设置触发动作如下:

  • 执行动作:选择「文档管家」;
  • 文件:设置为「字段值」,选择「文件」字段;
  • 想要转换的类型:设置为「字段值」,选择「转换类型」字段;
  • 字段存储关系:点击添加按钮,设置字段存储关系如下:
    • 将「转换后文件地址」的值存储到「链接地址」中;
    • 将「是否成功」的值存储到「转换结果」中;
    • 将「返回信息」的值存储到「转换信息」中;

全部设置完成后,点击「保存」。

5.智能助手配置

5.1 添加智能助手

进入表单「格式转换」,在「扩展功能 >> 智能助手」处点击「新建智能助手」,设定便于识别和管理的名称,如「格式转换」,并选择触发方式为表单触发:

5.2 设置触发动作

智能助手触发条件设置如下:

  • 触发动作:选择「当新增数据时」;

5.3 配置插件节点

点击节点连接线上的加号按钮,添加插件节点,进行如下设置:

  • 执行插件:「文档管家」插件;
  • 文件:设置为字段值,并填写为「触发数据-文件」;
  • 想要转换的类型:设置为字段值,并填写为「触发数据-转换类型」;
  • 执行结果:点击添加按钮,设置如下:
    • 将「是否成功」,设置为文本;
    • 将「转换后文件地址」,设置为文本;
    • 将「返回信息」,设置为文本;

5.4 配置修改数据节点

点击节点连接线上的加号按钮,添加修改数据节点,进行如下设置:

  • 修改对象:设置为「选择表单修改数据>>格式转换」;
  • 筛选出需要修改的数据:点击添加按钮,设置如下:
    • 流水号:设置为字段值,并选择「触发数据-流水号」;
  • 执行结果:点击添加按钮,设置如下:
    • 转换结果:设置为节点字段值,并选择「插件节点-是否成功」;
    • 转换信息:设置为节点字段值,并选择「插件节点-返回信息」;
    • 链接地址:设置为节点字段值,并选择「插件节点-转换后文件地址」;

5.5 效果演示

效果参见本文【1.3 预期效果】。

6. 注意事项

1)插件单次最大支持转换 1 个文件;

2)以下为当前支持的文件格式、最大体积及可转换格式,超出限制的文档将无法进行转换:

文件格式

最大体积

可转换类型

xls, xlsx

2MB

png, jpg, txt, pdf

doc, docx

100MB

ppt, pptx

20MB

pdf

100MB

png, jpg, txt

3)将 PDF 格式转换为 TXT 格式时,仅支持文字型 PDF 转换。

4)如果您预期插件使用频繁,可参考本文【7. 联系方式】,获取更适合的使用方案。

7. 联系方式

本插件由官方合作的服务商开发,若您在使用过程中有任何疑问,可通过以下方式咨询,我们将提供免费的技术指导和技术落地方案:

  • 公司:摇火软件科技(无锡)有限公司
  • 联系人:吕金窈
  • 联系电话:13376219931

您也可以选择在此点击 链接,填写您的意见或建议,您的每一个反馈都是我们前进的动力。

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