导出数据

1. 简介

1.1 功能简介

导出,即将数据导出到 Excel 表格中。

管理员和成员分别可以通过 数据管理 后台和 表单权限组 对数据进行导出。

1.2 应用场景

  • 管理员可以从数据管理后台处导出数据进行存档、备份。
  • 成员可以从表单权限组导出数据进行修改后再导入更新数据。

1.3 预期效果

1.3.1 导出数据和文件

如果导出时,选择了「导出数据和文件」,那么选择的文件数据将会和表单数据一起导出来。

1)以「导出为本地文件」为例,效果如下所示:

2)以「以在线链接的形式保存在Excel中」为例,效果如下所示:

1.3.2 只导出数据

如果选择了「只导出数据」,那么导出的数据里将不包含任何图片和附件,仅以 Excel 表格的形式导出数据。如下图所示:

2. 导出步骤

点击安装 简道云示例应用 模板,安装时选择保留示例数据,本文将按照示例模板进行讲解。

2.1 导出入口

1)管理员进入「数据管理」处,点击「导出」按钮,即可进行导出。

2)拥有导出权限的成员,在表单权限组处,点击「导出」按钮,即可导出。

2.2 选择导出的数据

2.2.1 导出全部数据

选择需要导出的表单,如「产品管理」表,点击旁边的设置按钮,然后点击「编辑表单」。

在数据管理处,点击「导出」,即可进行数据导出操作。导出时选择导出「全部数据」,那么表单中的所有数据都将被导出。

2.2.2 导出筛选后的数据

先设置设置筛选条件,筛选出需要导出的数据。如,筛选产品分类为「包装饮用水」和「茶类饮料」的数据。

然后点击「导出」,即可选择选择导出「筛选后的数据」。如下图所示:

2.3 导出设置

选择了需要导出的数据以后,还可以继续设置导出内容和导出字段。

2.3.1 导出内容

导出内容是指导出表单中的哪些内容,支持选择「导出数据和文件」和「只导出数据」。

1)导出数据和文件

导出数据和文件,是指在导出数据的同时,数据中的文件也一并导出。导出时,支持以下两种文件导出方式:

  • 导出为本地文件:导出的文件为 zip 格式,适用于数据备份场景;
  • 以在线链接的形式保存在 Excel 中:数据中的图片/文件为 URL 链接形式,链接有效期为 15 天,适用于外部业务协作场景。如给客户发产品清单、报价单等。

以「以在线链接的形式保存在Excel中」为例,效果如下所示:

注:

1)若文件为图片,点击链接即可预览对应的图片;若文件为附件,点击链接则直接下载附件。

2)签名字段、微信头像不能以在线链接的方式导出。

3)仪表盘中的 数据管理表统计表钻取原始数据 时,若需对数据进行导出,也支持「以在线链接的形式保存在Excel中」进行导出。

2)只导出数据

只导出数据是指,如果数据中有图片和附件字段,那么图片和附件对应的内容不支持导出。

2.3.2 导出字段

在导出时勾选需要导出的列数据,勾选几个字段就导出几列数据。如导出时只勾选了产品编号和产品名称两个字段,则导出的文件当中,仅有这两条产品信息。如下所示:

注:系统默认勾选除数据标题外的所有字段。

2.3.3 附件命名方式

当选择文件导出方式为「导出数据和文件 >> 导出为本地文件」时,支持对导出的附件进行重命名。简道云支持以下两种命名方式:

  • 保持文件原始名称:使用该文件上传时原本的名字。如上传时文件名为 IMG_2017,导出时依然为 「IMG_2017.jpg」。
  • 按表单中字段命名:使用该文件所在数据的某个字段值作为名字。如以表单中的姓名字段命名,则张三的附件导出命名为「张三.jpg」,如果有多个附件,则依次加上数字后缀,如「张三-(2).jpg」,「张三-(3).jpg」。

注:

1)选择「按照表单中字段命名」时,仅支持标题、单行文本、数字、日期时间、单选按钮、下拉框、成员单选、提交人、提交时间、更新时间。

2)若附件为子表单字段,则也支持按照子表单字段命名。

2.3.4 导出data_id

若勾选了「同时导出data_id」,则会导出 每条数据的 data_id 到 Excel 表格中。若后续需要更新数据,则可以通过 data_id 进行数据匹配。详情可参见文档: 导入更新数据

2.4 效果演示

效果参见本文【1.3 预期效果】。

3. 注意事项

1)导出时间的限制:附件导出后请及时下载到本地,24 小时后将失效,或重新导出再下载。

2)导出附件的限制:单个压缩包大小不超过 1G,或单个包内的附件总数不超过 1000 个。

3)导出数据的限制如下所示:

  • 若仅导出主字段或仅导出单个子表单,无限制;
  • 若同时导出主字段和子字段,此时的主字段为合并单元格,为保证导出性能限制 100w 合并单元格

4)附件随数据导出仅支持拥有批量导出附件功能的标准版用户使用。

5)如果提示「文件导出失败」,可以将主字段和子字段分开导出,或者减少排序规则后重试。

6)导出的数据按照排序后的数据顺序导出。如将销售区域字段排序在前面,则导出 Excel 时字段顺序与排序后相同。效果如下所示:

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