使用说明

1. 应用背景和亮点

1.1 应用背景

本模板是面向 建筑施工型企业 的 物资部门，涵盖了 「供应商管理」、「采购管理」、「现场物资管理」、「公司库存管理」四个场景。在公司构建合格供应商库，规范采购制度，通过计划提报、需求申请、合同招标、物资出入库、物资入退场以及零星采购的物资提需、采购、出入场单据，实现物资采购流转流程的全程追踪，系统自动汇总物资明细数据，统计分析物资的计划、需求、采购、库存、使用的数量和金额，实时监控项目物资的使用进度，保障项目现场物资供应情况。

1.2 亮点

自动统计项目物资使用量

通过项目入离场单据自动统计物资用量，实时、自动、准确 。

物资采购流程全程追踪

采购需求从提报、批复、招标、合同、到货全程跟踪，提交人随时可查需求进度，采购人员随时掌握批复、到货情况 。

项目/公司物资流转全程跟踪

通过公司仓库的出入库单据与项目入离场单据，追踪项目退场物料的总仓收货情况，总仓发送物料的项目入场情况，保障物资调配规范。

1.3 应用表单架构

1.3.1 仪表盘构成

1.3.2 表单构成

2. 安装与配置基础数据

2.1 安装应用

打开应用 安装地址，右上角点击安装应用，即可完成安装。

2.2 基本配置

1）「分子公司信息录入」

针对于有分子公司分管项目，或者多个项目管理部管理项目的场景。在应用「基础信息」文件夹中，点击「分子公司档案」，将分子公司的名称与权限部门填写好，点击提交。如果分子公司信息太多，可以使用Excel导入的功能，详见：导入仅新增 。如果 无分子公司，公司直接管辖所有项目，则只用提交一条，名称为公司名称即可。

2）「项目信息录入」

所有支出合同、收入合同都是基于项目的，所以需要在工作开展之前录入项目信息。在应用「基础信息」文件夹中，点击「项目档案」，录入项目的基本信息，点击提交即可。

3）「仓库信息录入」

仓库管理的入库单、出库单要基于仓库，在仓库物资库存管理工作开展之前需要录入仓库信息。在应用「基础信息」文件夹中，点击「仓库档案」，录入仓库的基本信息，点击提交即可。

4）「物资分类信息录入」

针对于物资种类、数量繁多的场景，通过设置物资分类信息进行管理，需要在录入物资设备基础信息之前录入物资分类信息。在应用「基础信息」文件夹中，点击「物资分类管理」，录入物资的分类信息，点击提交即可。后续物资信息录入后，可以在分类下物资列表中看到所属分类的物资信息。

5）「物资设备信息录入」

物资提需、采购、出入场单都会用到物资信息，需要提前录入。在应用「基础信息」文件夹中，点击「物资设备编码库」，录入物资设备的基本信息，点击提交即可。

2.3 流程和权限配置

除了「基本信息」文件夹外，其他都为流程表单，可以实现类似OA审批的管理制度，由商务人员发起流程，主管、总经济师、总经理、财务等角色审批，最后审批完成后数据才会生效，纳入到数据分析与看板之中。

「单据生效的关键判断依据」

每个流程表单都配置了一个「审批结果」单选按钮，在配置流程的时候，需要在最后一个流程节点设置该字段可见（并且必填），这样点击“通过”后，这条单据就会纳入到图表的计算中去。

本应用中的流程表单的配置过程详见：工程物资管理-搭建说明 。

流程表单的修改、增加节点教程详见：流程设计 。

2.3.1 基本信息流程和权限配置

本模块全部为基础表单，不涉及流程配置。

2.3.2 供应商管理流程和权限配置

本模块全部为基础表单，不涉及流程配置。

2.3.3 采购管理流程和权限配置

2.3.4 仓库管理流程和权限配置

本模块全部为基础表单，不涉及流程配置。

2.3.5 项目现场流程和权限配置

2.4 字段设置、调整

表单内的字段，可以根据实际管理需求，自行进行增删改。但涉及数据联动、数据关联、公式编辑的一些关键字段，由于涉及字段间的数据联系，因此改动它们时需要额外注意（详见下文），否则可能造成表单部分功能失效。

表单内涉及以下相关的字段均为关键字段，不可进行删除、更改（可以修改字段名称，不可修改选项）

其他字段均为补充性字段，可以根据公司的实际情况进行调整、删除。如果发生误删字段的情况，可以通过字段回收站恢复，详见：字段回收站 。

2.5 重新保存数据工厂

在首次安装应用时，如果选择了“保留示例数据”，数据工厂显示“请检查数据流设置”。这时需要通过「管理后台」-「数据工厂」，进入后台的各个数据流中并点击“保存”即可。

2.6 重新设置仪表盘日期过滤条件（必看）

为了方便首页仪表盘的数据展示，部分图表的日期设置为了示例数据当日或者当周的日期，实际使用中，用户需要根据实际情况，设置为“动态筛选-今天/本周/本月/本季度/今年”等。

此类设置图表皆有「上月」、「本月」、「本季度」、「今年」等字样，

例如「公司看板」中的「本月各项目产值分析（计划、实际、完成比）」。

改动教程可以参考：重新设置仪表盘日期过滤条件 。

3. 快捷工作台和应用首页

3.1 快捷工作台

应用首页的「公司物资驾驶舱」，方便公司领导查看公司物资情况以及快速跳转至常用应用。

3.2 应用首页

本模板将「公司物资驾驶舱」设置为应用首页，应用首页可用于信息传递、系统引导、快捷操作、待办提醒与处理、数据展示与钻取等，应用首页的设置可见 应用首页设置 。

4. 表单使用及设置

4.1 供应商管理

4.1.1 合格供应商录入

1）打开供应商管理「合格供应商库」。

2）填写供应商基础信息，标记供应商是否为优质供应商，点击提交即可完成合格供应商的录入。

信息录入完成之后「合格供应商库」就能作为企业物资招标过程中的下拉框选项，员工仅能从合格供应商中进行选择，从而规范公司的招标采购渠道。

4.1.2 供应商评价

1）打开供应商管理「供应商评价单」。

2）选择供应商，自动关联出这个供应商基础信息。

3）填写供应商评分和评分原因，点击提交即可完成供应商评价。

可以让采购员定期的给各个供应商进行评分打分，再通过仪表盘制作一张供应商分析看板，通过统计表自动计算所有供应商的平均得分，列出一张供应商评分排行榜。

4.2 采购管理

4.2.1 计划填报

打开采购管理「计划填报」。

1）选择项目，自动关联出项目信息。

2）填写计划年份和时间。

3）填报人与填报日期会自动填写为操作者与当天的日期。

4）选择物资分类，并填写物资计划金额。

5）上传相关附件。

6）提交表单。

采购计划于实际的采购需求并不直接关联（因为项目的实际采购内容可能会与计划产生偏离），但会被应用于对项目实际的采购完成情况，进行评估（实际采购需求金额/采购计划金额）

4.2.2 需求申请

当项目上需要进行采购，或者公司层需要某些物资设备时，员工可以发起采购的需求申请

1）打开采购管理「需求申请」。

2）选择项目，自动关联出项目信息。

3）填报人与填报日期会自动填写为操作者与当天的日期。

4）选择需求物资信息，填写需求数量，可补充特征和用途、备注。

5）提交表单。

4.2.3 招标流程/合同

采购部门、采购负责人在收到各个项目/部门的采购需求之后，可以将需求集中进行打包招标。

1）打开采购管理「招标流程/合同」。

2）填写采购招标名称。

3）填报人与填报日期会自动填写为操作者与当天的日期，可以手动更改。

4）选择采购模式，不同采购模式流程不同。

5）选择需求单，填写招标数量，点击提交即可完成招标流程填写。

合同招标设置了流程，当为紧急采购时，将会跳过开标、评标流程，直接进入定标环节，当为指定采购时，流程直接流转到合同签署环节，在其他情况下，需要完整执行招标、开标、评标、定标、合同签署的标准流程。这套流程可以根据公司实际的管理流程规范进行改造。

开标流程环节由流程负责人来填写开标时间、开标地点、开标情况等说明信息。

评标流程环节由流程负责人维护各供应商报价信息，上传供应商报价单附件。

定标流程环节由流程负责人维护拟推荐中标单位、拟中标金额、定标记录信息，并上传相关附件。

合同签署流程环节由流程负责人填写补充合同状态、合同相关信息，并在清单明细中维护中标金额和物资单价信息。

4.3 公司库存管理

4.3.1 入库单

公司总仓、分仓的仓库管理员/负责人，可以通过入库单、出库单，构成一套便捷、便于使用的仓库管理系统。

当物资设备抵达仓库时，填写一张入库单:

1）打开仓库管理「入库单」。

2）选择仓库，其他仓库信息会自动关联填充。

3）选择入库类型。

4）入库物资记录和金额会自动汇总统计，点击提交即可完成入库单填写。

如果入库类型为采购入库，会自动弹出选项选择合同，选择采购合同后，再在物资明细中选择合同所包含的物资。

物资的明细将可以直接引用合同的明细内容，保证信息的一致性、准确性，并且大大提高入库单的填写效率。

如果入库类型为退场入库，会自动弹出选项选择退场单，选择退场单后，再在物资明细中选择退场物资数量。

物资的明细将可以直接引用该退场单的物资明细，保证信息的一致性、准确性，并且大大提高入库单的填写效率。

如果入库类型为其他入库，直接从物资档案中选择入库的物资类型，补充特征、单价，保证物资的名称、编号、分类的准确性。

4.3.2 出库单

当仓库物资/设备需要进行出库时，无论是发货至项目、退给供应商、或者其他的原因，都需要填写一张“出库单”。

1）打开仓库管理「出库单」。

2）选择仓库，其他仓库信息会自动关联填充。

3）选择出库类型。

4）出库物资记录和金额会自动汇总统计，点击提交即可完成出库单填写。

无论出库类型为项目发货，物资盘点还是其他出库，都是直接从库存中直接选择出库的物资，仅在出库类型上作区分：

1）当选择为“项目发货”时，项目上进行入场的时候，就可以引用该出库单的明细内容。

2）物资的明细内容，都将从改仓库现有存在的物资设备列表中直接引用，并且出库的数量不得超过库存中的数量。

仓库的入库、出库，包含了所有物资的流入、流出的数据，系统将可以自动的去统计计算，目前仓库中存在哪些物资、分别有哪些、分别价值多少。

4.4 现场物资管理

4.4.1 物资/设备入场

当物资设备抵达项目部现场，由现场的人员填写 物资设备入场单，安全员、质检员、项目经理均可以在手机上进行入场单的审批。

1）打开项目现场「物资设备入场」。

2）选择项目，其他项目信息会自动关联填充。

3）选择入场方式。

4）可上传现场拍照图片，确认物资入场，点击提交即可完成入场单填写。

如果入库类型为采购入场，会自动弹出选项选择合同，选择采购合同后，再在物资明细中选择合同所包含的物资。

物资的明细将可以直接引用合同的明细内容，保证信息的一致性、准确性，并且大大提高入库单的填写效率。

如果入库类型为总仓发货，会自动弹出选项选择发货单，选择发货单后，再在物资明细中选择发货物资数量。

物资的明细将可以直接引用该发货单的物资明细，保证信息的一致性、准确性，并且大大提高入库单的填写效率。

如果入库类型为其他入场，直接从物资档案中选择入场的物资。

4.4.2 物资设备退场

无论退场方式为退料总部，租赁退回还是其他退场，都是直接从项目现场物资中直接选择退场的物资，仅在退场方式上作区分。

4.4.3 零星采购申请

1）打开项目现场「零星采购申请」。

2）选择项目，其他项目信息会自动关联填充。

3）填写零星采购物资名称、数量、单价信息。

4）可上传现场拍照图片，点击提交即可完成零星采购申请填写。

5. 仪表盘使用

包括六个仪表盘，分别是「公司物资驾驶舱」、「物资采购分析」、「需求采购进度看板」、「仓库库存看板」、「项目物资看板」、「合同到货情况看板」。

5.1 公司物资驾驶舱

在仪表盘「公司物资驾驶舱」中，包括「物资管理指标」、「快捷入口」、「仓库库存」、「各供应商合同金额」、「需求购买进度/项目」、「各项目用量」、「各合同到货进度」、「物资计划执行情况」七个部分。

5.1.1「物资管理指标」

「物资管理指标」统计了合格供应商数量，本月物资采购金额，本月项目入场物资金额，本月项目退场物资金额，公司总仓物资库存总价值5个指标。以项目为单位来分析查看物资的采购、到场进度。

5.1.2「快捷入口」

本仪表盘还加入了看板与表单的快捷入口，能够直达想要查看的其他仪表盘或填写表单。

5.1.3「各合同到货进度」「物资计划执行情况」

「各合同到货进度」展示了各合同总数量、已到货数量、未到货数量，对比数量分析合同到货进度情况。从而来分析供应商合同的到货进度。

「物资计划执行情况」展示计划物资金额、实际入场物资金额、计划剩余金额，将计划金额与实际花费金额对比分析物资计划执行情况。从而来分析采购部门的采购执行进度。

5.2 物资采购分析

「物资采购分析」是对「招标流程/合同」中的数据进行分析，依次分析了物资采购流程状态占比情况、采购模式占比情况、负责人占比情况、各供应商投标次数统计，并展示了未完全授标和招标明细。

5.3 需求采购进度看板

「需求采购进度看板」将能够展示所有的采购需求的采购进度——需求数量、待招标数量、已招标数量、已授标数量等明细。并对明细数据提供了需求单编号、需求项目、分子公司、发起人、物资编号、物资名称的筛选条件，下拉选择具体的值以后，会根据筛选条件显示明细数据。这样可以快速的定位到某个/某批采购需求，是否已经被批复、是否已经开始招标、授标了多少、到货了多少的情况。

5.4 仓库库存看板

「仓库库存看板」对「入库单」和「出库单」数据进行聚合计算，展示入库数量、出库数量、库存数量等明细。并对明细数据提供了仓库名称、物资编号、物资名称、规格参数、补充特征等筛选条件，下拉选择具体的值以后，会根据筛选条件显示明细数据。

5.5 项目物资看板

「项目物资看板」对「物资设备入场」和「物资设备退场」数据进行聚合计算，展示入场数量、退场数量、剩余数量等明细。并对明细数据提供了项目名称、物资名称、物资编号、规格参数、等筛选条件，下拉选择具体的值以后，会根据筛选条件显示明细数据。

5.6 合同到货情况看板

「合同到货看板」对「招标流程/合同」、「入库单」和「物资设备入场」数据进行聚合计算，展示合同数量、仓库入库数量、项目入场数量、已到货数量、未到货数量等明细。并对明细数据提供了合同名称、物资编号、物资名称、规格参数/性能要求的筛选条件，下拉选择具体的值以后，会根据筛选条件显示明细数据。

6. 可扩展的能力

强化物资管理应用：

1）供应商评价：可以对「合格供应商库」和「供应商评价单」表单进行改造，添加评价供应商不同维度的评分指标，通过公式计算，结合指标和权重综合评价供应商。

2）采购模式：可以对「招标流程/合同」表单进行改造，在采购模式字段中添加选项，加入新模式相关的字段，设置好显隐条件后，可采用更多样化的采购模式。

3）出入库类型：可以对「入库单」和「出库单」表单进行改造，在入库类型和出库类型字段中添加选项，添加新的字段或表单并设置关联，增加出入库类型的选择。

4）入退场类型：可以对「物资设备入场」和「物资设备退场」表单进行改造，在入场方式和退场方式字段中添加选项，添加新的字段或表单并设置关联，增加入退场类型的选择。

在简道云上构建其他应用并连接：

1）与营销管理连接：可以在简道云上构建 营销管理应用（客户档案、项目跟进、项目投标、投标结果记录、工程项目立项），这样就可以不用手动新建项目档案，直接获取营销管理应用中的工程项目信息。

2）与商务管理连接：可以在简道云上构建 商务管理应用（收入合同、支出合同的登记、发票登记、收付款登记、签证变更登记），这样通过关联商务管理应用的合同、收付款、发票数据，能够进一步分析项目的物资成本情况。

3）与进度管理连接：可以在简道云上构建 进度管理应用（项目施工计划、WBS拆解、施工日报、进度报送、工程量结算），这样可以加入项目进度中的物资领料消耗信息，能够进一步分析物资的项目现场使用情况。