使用说明

1. 应用背景&亮点

1.1 背景

由简道云打造的【行政资产管理系统】，覆盖绝大多数企业对行政资产管理的基础需求，帮助企业实现供应商管理、固定资产管理、车辆管理、档案管理、礼品管理与发放、水电抄表，使行政资产管理变得高效且便捷。

1.2 应用表单架构

2. 安装与配置基础数据

2.1 安装应用

打开应用 行政资产管理，右上角点击安装应用，即可完成安装。

2.2 流程&权限配置

本应用中的流程表单的配置过程详见：行政资产管理-搭建说明。

流程表单的修改、增加节点教程详见：流程设计。

2.2.1 供应商管理流程&权限配置

2.2.2 固定资产管理流程&权限配置

2.2.3 车辆管理流程&权限配置

2.2.4 档案管理流程&权限配置

2.2.5 礼品管理与发放流程&权限配置

2.2.6 水电抄表流程&权限配置

2.3 字段设置、调整

表单内的字段，可以根据实际管理需求，自行进行增删改。但涉及数据联动、数据关联、公式编辑的一些关键字段，由于涉及字段间的数据联系，因此改动它们时需要额外注意，否则可能造成表单部分功能失效。此外，仅修改字段的名称不影响字段数据，所有字段名称均可根据需求修改。

表单内的字段，可以根据实际情况进行调整、删除。如果发生误删字段的情况，可以通过字段回收站恢复，详见：字段回收站 。

2.4 重新保存聚合表、数据工厂

在首次安装应用时，如果选择了「保留示例数据」并且直接在对应表单进行操作，保存时就会被聚合表校验拦截，而数据工厂则会无法正常运转。

所以需要一一进入本模板中的聚合表和数据工厂，然后一一保存即可。

3. 快捷工作台

应用首页的「行政工作台」，方便行政管理员快速跳转至常用应用以及查看关键数据。

4. 供应商管理

4.1 行政需求供应商档案

行政管理员在此表单录入供应商基础信息，本表单除一些基础字段外，还有前端事件插件，插件使用说明请参照 企业信息查询插件。

4.2 物料档案

行政管理员在此表单录入物料基础信息。

4.3 物料需求登记

普通人员在此发起采购需求登记，确定数量和期望到达时间，然后选定指定供应商提交至财务审批。

财务审批，确定需不需要将此采购需求转需求。

4.4 采购需求池

本表单无需操作，在【4.3 物料需求登记】流程结束后，智能助手会将转需求的采购需求写入此表单。

4.5 采购发起询价

行政管理员在此发起询价，选择需求申请，选择供应商提交即可。

4.6 供应商报价

此表单无需发起流程，在【4.5 采购发起询价】之后，由智能助手自动发起，供应商在待办信息中点开处理即可。

询价人进行询价确认，直接提交即可。

4.7 采购确认表

行政管理员在此表单选择采购需求以及选择其对应的报价，然后提交。

管理层进行审批。

4.8 比价分析表

行政管理员在此查看仪表盘分析处理的数据，借此对比商品价格浮动情况。

4.9 采购合同

采购合同签订的流程为：由甲方编写合同后发起流程，然后先由甲方内部领导审批，审批通过后由供应商审核，如果不同意合同内容，则由甲方修改，如果同意合同内容，那么甲方就上传合同以及邮寄纸质合同。

甲方选择采购信息，填写合同信息后发起流程。

内部审核合同内容，需要修改直接回退，无需修改则勾选同意后提交。

供应商审批采购信息以及合同。

行政上传合同电子文档，如果邮寄可以填写邮寄单号。

4.10 合同条款模板

合同模板已预先录入，方便在录入采购合同时直接引用。

4.11 合同流程看板

查看采购合同信息。

5. 固定资产管理

5.1 固定资产档案

5.1.1 固定资产档案使用

在资产登记时需要填写资产折旧方法，其中双倍余额递减法不需要填写资产残值，其余三种需要填写，工作量法不需要填写使用年限，其余三种需要填写，这些都通过显隐规则进行控制。

由资产管理部员工填写资产数据，然后转由资产管理部主管进行审核。

不同角色人员可以按卡片形式分类查看所有资产、当前可借领资产、借用中资产、维修中资产、待转固资产等等数据，也可根据个人需要自行添加分组。

双向关联的使用：在此表单选择需要操作的资产后，点击双向关联按钮直接新增关联表数据。

支持双向关联的操作：资产借领用申请、资产归还申请、资产维修。

5.1.2 固定资产档案二维码

固定资产档案还可打印资产数据二维码和资产编号二维码。

5.2 资产借领用申请

员工填写借用申请，由资产管理部主管审核。由智能助手将「固定资产档案」的资产当前状态更新为「已借出」。

5.3 资产归还申请

员工填写归还申请，由资产管理部主管审核。由智能助手将「固定资产档案」的资产当前状态更新为「正常」。

5.4 资产巡检

手机端操作，由资产管理部人员进行巡检，扫描资产编号二维码填写设备情况即可。

5.5 仓库资产盘点

手机端操作，由资产管理部人员对仓库中存放的资产进行巡检，扫描资产编号二维码填写设备情况即可。

5.6 借出资产盘点

由资产管理部人员对已借出的资产进行巡检，资产管理员提交巡检表单后，会通过智能助手发起「借出资产盘点确认」表单流程。

5.7 借出资产盘点确认

由「借出资产盘点」表单发起后通过智能助手发起本表单流程。

资产借领人接到流程后，在手机端进行资产状态确认的操作，需要现场进行资产全貌、配置标签、二维码标签等照片的拍摄。

假如资产损坏或丢失，则需要资产管理员进行赔偿定损，资产管理员填写定损金额即可。

5.6 资产维修

由资产管理部人员进行填报，智能助手会将「固定资产档案」的资产当前状态更新为「维修中」，当设备维修好后，由维修填报人员填写维修信息，完成后会由智能助手将「固定资产档案」的资产当前状态更新为「正常」。

5.7 资产报废

由资产管理部人员发起，由资产管理部主管审核，由智能助手将「固定资产档案」的资产当前状态更新为「已报废」。

5.8 固定资产折旧

本模板中固定资产折旧总共采用了四种常见的资产折旧计算方法，分别为：年限平均法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法。

其中双倍余额递减法和年数总和法的计算需要经过数据工厂计算后通过数据同步到表保存到「双倍余额递减法折旧金额」、「年数总和法折旧额」。

5.8 固定资产转固

项目资产同固定资产一样录入至「固定资产档案」中，在录入时「资产类型」选择非固定资产项来表明是项目资产。

在「固定资产转固」流程表单中可以选择非固定资产的资产进行转固处理，流程结束后智能助手会将「固定资产档案」中对应资产的「资产类型」更新为「固定资产」。

若进行转固时，转固资产的折旧方法为工作量法，则需要填写使用量，使用量会通过智能助手同步至「转固使用量登记」表单，从而通过数据工厂参与固定资产计算。

6. 车辆管理

6.1 车辆信息

行政管理员填写车辆基础信息，其中包括油卡信息。

可查看车辆的加油信息、年检信息、维保信息、保险信息，也可点击新建按钮，快速填写相关信息。

6.2 油卡信息

行政管理员填写油卡信息。

6.3 驾驶员信息

行政管理员填写驾驶员信息。

6.4 用车申请单

用车申请单流程为：人员填报用车申请后，先由部门主管进行审核，然后由行政审核，返程后填写信息即可。

申请人填写用车信息。

部门主管审核并签名。

行政管理员进行审核并分配车辆和驾驶员。

用车人归还车辆。

6.5 油卡充值

行政管理员填写油卡充值信息。

6.6 油卡加油登记

用车人进行加油登记，根据单价和加油金额自动计算加油量。

6.7 车辆维保申请

车辆维保申请流程为：人员发起车辆的维保申请，由行政管理员审核，审核后人员进行维保取车登记。

人员发起维保申请，选择维保车辆并填写事由。

行政管理员进行审批，需要手写签名。

人员取车信息登记。

6.8 车辆年检登记

人员进行车辆年检后在此表单登记年检信息。

6.9 车辆保险信息

人员填写保险信息。

6.10 外来车辆登记

人员登记外来车辆信息。

6.11 私车公用登记

一般来说私车公用有以下三种报销方式：

1）不需要提供发票进行报销，直接以交通补贴形式计入员工的当月工资；

2）员工与公司签订租车协议，员工提供增值税发票来报销；

3）公司专门建立「私车公用」报销制度。

三种模式简道云皆可实现，此处只展示第一种。

人员填写私车公用登记。

行政管理员审批。

7. 档案管理

7.1 档案台账

行政管理员填写档案信息，并可查看所有档案台账，而普通人员只能看到自己可阅的档案。

7.2 档案借阅

档案借阅流程为：人员发起借阅需求，由行政管理员审核，由档案管理员分配借阅档案，人员完成借阅后归还档案，档案管理员进行归还确认。

人员发起借阅需求，填写需求即可。

行政管理员进行审批，提交即可。

档案管理员根据需求进行档案分配。智能助手自动将档案台账中的档案状态变更为「借阅」。

借阅人员归还，填写归还时间即可。

档案管理员进行归还确认，填写审批时间即可。智能助手自动将档案台账中的档案状态变更为「存放」。

7.3 档案销毁

档案销毁流程为：档案管理员发起销毁申请，先由行政管理员进行审核，再由档案的签发单位进行审核，最后由档案管理员执行销毁。

档案管理员选择销毁档案后提交。

先由行政管理员进行审核，再由档案的签发单位进行审核，最后由档案管理员执行销毁。智能助手自动将档案台账中的档案状态变更为「销毁」。

7.4 档案看板

行政管理员在此查看档案信息并进行档案管理。

8. 礼品管理与发放

8.1 礼品基础信息

行政管理员维护礼品基础信息。

8.2 礼品需求申请单

普通人员发起需求申请单，库内没有需要的礼品时，选择「需要采购」，填写需要的物品信息。

行政人员收到礼品需求单后，如果是「需要采购」，点击关联查询后会有「添加」的按钮，先补充礼品信息然后提交，这样就能选择到需要的礼品，然后填写数量后提交即可。

8.3 礼品直接入库

行政管理员填写礼品直接入库，选择礼品后填写入库单价和数量，自动计算出金额小计和本次入库金额，提交后由行政主管审批即可。

8.4 礼品需求入库

行政管理员填写礼品需求入库，先选择好对应需求申请单，然后选择入库礼品，需要填写单价和数量，再由行政主管审核。

8.5 礼品直接出库

行政管理员填写礼品直接出库，选择礼品后填写出库数量，自动计算出金额小计和本次出库金额，提交后由行政主管审批即可。

8.6 礼品需求出库

行政管理员填写礼品需求出库，先选择好对应需求申请单，然后选择出库礼品，需要填写数量，再由行政主管审核。

8.7 礼品发放计划表单

填写发放计划基础信息后，选择礼品内容，填写每份数量，然后编辑领取规则提交即可。

8.8 礼品领用填报表单

该表单通过【8.7 礼品发放计划表单】跳转进入。

实际使用场景为：通过活动计划二维码进入【8.7 礼品发放计划表单】界面，然后点击物品领用处的新建按钮跳转至领取填报界面，核对个人信息后点击提交即可.

8.9 礼品台账看板

行政管理员在此查看礼品统计分析数据。

8.10 礼品发放看板

行政管理员在此查看礼品发放情况。

9. 水电抄表

9.1 表位登记

行政管理员管理表位档案信息。

9.2 水电抄表

抄表人员选择表位后直接填写读数，提交即可。

9.3 期数排班

本表单无需进行操作，数据工厂「期数排班」每月 1 号会自动同步期数排班数据。

数据工厂逻辑：每个月 1 号将表位档案数据与年月期数拼接，然后同步输出至此表。

9.4 水电统计看板

行政管理员查看水电抄表统计分析数据。