表单触发 - 简道云

表单触发

1. 简介

1.1 功能简介

根据表单触发是指，当表单中的数据、或流程状态发生变化，且变化的数据满足一定条件时触发「智能助手Pro」，使其向下执行所配置的节点动作。

1.2 应用场景

根据表单触发适用于需要自动响应表单数据、流程状态变化的场景，以提高业务流程的效率和准确性。适用于业务流程自动化、数据更新与同步、自动通知与提醒等场景。如：

在客户管理中，将新增的销售线索自动分配给对应销售，并在线索到期时自动回收；
在学生管理中，仅当学生录取状态被修改时，调用插件发送录取通知和祝福；
在采购管理中，当采购流程审批通过主管审批后，自动发起员工采购流程。

1.3 预期效果

以采购入库场景为例，当「采购单」中新增采购数据，且采购申请被审批通过时，就自动在「入库单」中新增一条入库数据。效果如下：

2. 操作步骤

2.1 新建「智能助手Pro」

进入「管理后台 >> 智能助手」，在右上角点击「新建智能助手」，选择触发方式为「表单触发」并选取触发表单。点击「确定」后，将自动进入设计页面。

注：触发表单仅支持选取当前应用内的表单。

2.2 设置触发动作

当表单数据、流程状态变化符合触发动作，且变化后的数据满足一定条件时，会触发「智能助手Pro」。

选中触发节点，设置所需触发动作，以「修改数据时」为例，如下图所示：

若选择了多种触发动作，则当表单变化符合任一触发动作，且变化的数据符合一定条件时，便可触发「智能助手Pro」，触发动作的具体说明如下：

2.2.1 表单事件

触发动作	动作说明
新增数据时	在触发表单中填报新的数据时，触发「智能助手Pro」
修改数据时	在触发表单中修改已有数据，且修改数据在字段范围内时，触发「智能助手Pro」。字段范围说明如下：任意字段：修改任意字段均可触发指定字段：指定表单中的一或多个字段，仅当这些字段的值被修改时触发
删除数据时	在触发表单中删除某条数据时，触发「智能助手Pro」

2.2.2 流程事件

触发动作

动作说明

流程结束时

当触发表单中的流程数据，流转结束时（包括流转完成、手动结束），触发「智能助手Pro」

注：因删除流程数据而导致的流程自动结束，不会触发「智能助手Pro」。

节点流转时

当触发表单中的流程数据，流转至特定节点，并在该节点上发生提交/回退操作时，触发「智能助手Pro」。具体操作步骤如下：

1）选择流程节点

支持选取启用中流程版本内的流程节点
不支持选取发起节点、结束节点、子流程节点、抄送节点、插件节点

2）选择节点行为，若同时选择了提交和回退，则当所选流程节点上发生任一操作时，均可触发「智能助手Pro」：

提交：通过手动、自动、API 等提交所选流程节点时，进行触发
回退：通过手动、自动、API 等回退所选流程节点时，进行触发

注：

1）自动提交包括：节点限时自动提交、节点找不到负责人时自动提交（仅在「流程节点」提交至「找不到负责人节点」，且「找不到负责人节点」自动提交时可以触发）；

2）若所选流程节点未开启回退操作，也可勾选「回退」选项，将触发逻辑设置为「在所选节点回退后触发」，详情参见本文 3.2.2 节。

注：若设置了触发条件，则在表单变化符合触发动作时，会先校验触发条件，在校验通过后方可触发「智能助手Pro」；若校验失败，则不会触发「智能助手Pro」。

2.3 设置触发条件

触发动作选择完成后，可以添加触发条件，使得仅当变更后的数据满足特定条件时才能触发「智能助手Pro」。

点击「添加条件」，触发条件需要设置的内容如下：

序号	设置项	说明
1	多个条件间的关系	当存在多个触发条件时，可以选择满足「所有」或「任一」条件；所有：触发条件之间的关系为「且」，即满足所有条件才会触发后续动作任一：触发条件之间的关系为「或」，即满足任一条件均可触发后续动作
2	触发字段	选择触发表单中的字段，字段支持情况如下：支持字段：主表字段、流程状态字段、扩展字段、系统字段（提交人、提交时间、更新时间）不支持字段：分割线、图片、附件、子表单、关联查询、选择数据、手写签名、手机、当前节点以及当前负责人
3	过滤关系	根据触发字段类型，设置不同的过滤关系，如等于、不等于、等于任意一个、不等于任意一个、包含、不包含、为空、不为空
4	过滤值	由触发字段和过滤关系决定，可能是单值、多值、选项或文本，也可能不需要填写

至此，触发节点已设置完成，接下来可以进行后续执行节点的设置，详情参见：执行节点详解。

3. 注意事项

3.1 通用说明

1）如下场景带来的表单数据变化均不会触发「智能助手Pro」：

导入数据
批量修改
批量删除
九数云回填数据
输出表同步数据到表单

2）当触发表单为流程表单时，若在触发条件中选取了「流程状态」作为触发字段，则触发逻辑如下：

触发动作为「新增数据时」，以新增数据后的「流程状态」触发。在如下流程中，需要设置流程状态「等于」进行中时，才可通过修改数据动作触发「智能助手Pro」。

触发动作为「修改数据时」，以修改数据后的「流程状态」触发。在如下流程中，需要设置流程状态「等于」流转完成时，才可通过修改数据动作触发「智能助手Pro」。

触发动作为「节点流转时」，以节点流转后的「流程状态」去触发。在如下流程中，需要设置流程状态「等于」流转完成时，才可通过节点提交动作触发「智能助手Pro」。

3）流程表单在流转的过程中存在数据的变更（包括新增、修改）和流程状态的变更动作，因此当触发表单为流程表单时，如下变更均可触发「智能助手Pro」与「智能助手」，但触发逻辑与触发效果不同，具体如下：

发起流程：首次提交数据
仅变更数据：仅编辑当前节点上的数据，但未提交至下一节点
仅变更流程：未修改数据，直接提交流程至下一节点
同时变更流程与数据：编辑当前节点上的数据并提交至下一节点

智能助手分类	智能助手Pro	智能助手
触发逻辑	拆分处理流程表单中的流程与数据数据变更可以单独触发一次流程变更也可以单独触发一次	合并处理流程表单中的流程与数据，数据变更与流程变更只能合并触发一次
触发动作	相应的，存在如下触发动作表单事件：新增/修改/删除数据流程事件：流程结束时/节点流转时	仅存在如下触发动作表单事件：新增/修改/删除数据
触发效果	除发起流程属于「新增数据」动作外；其它流程节点的变更可视情况分为：「修改数据」动作「流程事件」动作「修改数据」和「流程事件」动作	除发起流程动作属于「新增数据」动作外；其他流程节点的变更均属于「修改数据」动作
效果示例（以修改数据为例）		无论是仅修改数据、仅变更流程、还是同时变更数据和流程，将统一认为是一次修改动作，可触发 1 次「修改数据」的智能助手

3.2 「流程事件」特别说明

流程设定与「智能助手Pro」配置是相对独立的，若配置了「流程事件」作为触发动作，当流程设定发生变更，如切换为普通表单、开启/关闭节点回退操作、切换流程版本时，不会影响「智能助手Pro」的触发逻辑。具体如下：

3.2.1 流程表单切换为普通表单

流程表单切换为普通表单后，将无法满足「流程事件」类型的触发动作，不能通过该方式触发「智能助手Pro」。同时，在查看「智能助手Pro」配置时：

触发动作中将不再显示「流程事件」动作，但会在后台保留具体配置；
并在重新切换回流程表单时，恢复显示之前的配置，使得可以通过流程事件来触发「智能助手Pro」。

3.2.2 启用/关闭节点回退操作

在配置「节点流转时」作为触发动作时，即使所选流程节点未开启回退操作，也可勾选「回退」选项，将「智能助手Pro」的触发逻辑设置为「在所选节点回退后触发」。

则当所选流程节点开启了回退操作，且发生回退，并满足触发条件时，即可触发「智能助手Pro」。

3.2.3 切换流程版本

配置「节点流转时」作为触发动作后，「智能助手Pro」会关联所选流程节点的节点 ID。在切换流程版本后，如从 V1 切换至 V2 版本：

若节点 ID 在 V2 版本中仍然存在，则「智能助手Pro」仍能关联到对应节点，并同步其节点名称；
若节点 ID 在 V2 版本中不再存在，则「智能助手Pro」会维持节点 ID 配置不变，直到能够再次关联上对应节点（如切换回存在对应节点 ID 的版本）时，再重新同步节点名称：

在以上切换过程中，若「智能助手Pro」能够关联到对应节点，且节点变更满足触发动作和条件时，即可触发。