提醒设置
1. 简介
1.1 功能简介
在对提醒相关内容进行设置后,可以触发相对应的推送提醒,能够使消息及时通知到被提醒人,使员工在业务流程中更高效地处理数据。
1.2 设置要素
提醒的设置主要有 5 个要素,包括「提醒类型」、「提醒条件」、「被提醒人」、「提醒文字」和「提醒方式」。
即在什么时候、哪些数据、用何种方式、以什么内容、提醒给谁。
1.3 提醒规则
提醒类型 | 触发提醒的操作 | 不触发提醒的操作 |
新数据提交时提醒 | 后台提交、智能助手新增、外链数据提交 | 提交人为本人、导入数据 |
数据修改后提醒 | 权限组中修改、数据内链/数据外链修改、报表-数据表中修改、报表外链-数据表中修改,API-修改单条数据 | 修改为原值、权限组中批量修改、数据管理中修改/批量修改、智能助手修改,API-修改多条数据 |
2. 设置步骤
2.1 设置准备
1) 邮箱绑定
在工作台页面,选择右上角「个人中心」,进入「个人设置」中,进行邮箱绑定。
2) 关注简道云微信服务号
扫码关注简道云微信服务号,进入我的应用,登录简道云。
2.2 设置入口
选择数据所在表单,进入「编辑表单」页面,选择「扩展功能」,进入推送提醒设置中,选择新建推送提醒。
2.3 提醒类型
流程表单目前支持 自定义时间提醒 和 根据表单内日期时间字段提醒,其他提醒方式暂不支持。
1) 新数据提交时提醒
数据提交时触发推送提醒。
详细设置与操作可参考 新数据提交时提醒。
2) 数据修改后提醒
数据修改后触发推送提醒。
详细设置与操作可参考 数据修改后提醒。
3) 自定义时间提醒
定时推送提醒,可以在指定的时间内发送推送提醒。
详细设置与操作可参考 自定义时间提醒。
4) 根据表单内日期时间字段提醒
根据表单内日期字段中录入的日期时间确定推送时间,从而进行推送提醒。
详细设置与操作可参考 根据表单内日期时间字段提醒。
2.4 被提醒人
被提醒人为部门、成员、角色和动态提醒人。
1) 在部门、成员和角色中,可以选择来自通讯录的组织或者成员。
示例:选择外部组织中的成员作为被提醒人。
2) 在动态提醒人中,可以选择来自表单内的成员字段或者部门字段。
示例:表单内设置了成员字段「姓名」,动态提醒人可选择「姓名」。
3) 特别注意
- 如果选择部门的话,只提醒属于该部门的成员,不包括其中子部门的成员。
- 如果提醒类型设置为「自定义时间提醒」,则被提醒人仅能设置固定成员,无法设置动态提醒人。
2.5 提醒条件
- 任意数据——无过滤条件,只要有数据满足提醒类型,就推送提醒。
- 满足条件的数据——仅当数据满足过滤条件且满足提醒类型,才推送提醒。
提醒类型 | 提醒条件 | 含义 |
新数据提交时提醒 | 任意数据 | 表单中有任意新数据提交时,进行推送提醒。 |
满足条件的数据 | 仅当提交的新数据满足过滤条件时,进行推送提醒。 | |
数据修改后提醒 | 任意数据 | 表单中任意数据发生修改,进行推送提醒。 |
满足条件的数据 | 仅当修改的数据满足过滤条件时,进行推送提醒 。 | |
根据表单内日期时间字段提醒 | 任意数据 | 有数据到期就进行推送提醒。 |
满足条件的数据 | 有数据到期且满足设置的过滤条件时,进行推送提醒。 | |
自定义时间提醒 | 无此项设置 |
2.6 提醒文字
提醒文字是对推送提醒内容的简要描述,支持自主配置文字、符号、空格和表单字段,以实现关键信息的高效传达。
示例:修改提醒文字为「入库仓库」有「入库产品总数」产品入库,请及时处理
推送效果如下:
注:
1)部分表单字段不支持作为提醒文字,包括:分割线、图片、附件、子表单、查询、选择数据、手写签名、文字识别、按钮;
2)通过简道云官方公众号接收推送提醒时,提醒消息中不显示提醒文字;
3)提醒类型为「自定义时间提醒」时,不支持插入表单字段;
4)企业微信集成模式中,提醒文字的字数限制为 128 字节。
2.7 提醒方式
提醒方式分为「内部成员」提醒和「外部成员」提醒,不同的账号模式有不同的提醒方式。详细设置与操作可参考 提醒方式。
3. 推送限制
1)企业微信集成模式下,每个企业同一天发送提醒消息的总次数为:30*总人数/天。
2)飞书集成模式下,推送限制可参考:飞书频控策略。
3) 钉钉集成模式下,每个企业同一天给同一个用户发送消息不得超过 100 次,详情可参见 钉钉调用频率限制。
4. 本章内容
1)新数据提交时提醒
2)数据修改后提醒
3)自定义时间提醒