发起/结束/激活流程

1. 简介

1.1 功能简介

本文将介绍,管理员和成员如何在流程表单中进行发起流程、结束流程、激活流程操作。

1.2 应用场景

  • 发起流程:流程表单中存在流程状态为空(即未发起流程)的数据时,可通过发起流程操作使其按照设定好的业务流程进行流转;
  • 结束流程:某些流程不再使用的废弃业务,可通过结束流程将进行中的流程进行完结;
  • 激活流程:流程已结束,但由于业务需要,需激活到某流程节点重新审批处理等。

1.3 预期效果

1)发起流程:

2)结束流程:

3)激活流程:

2. 发起流程

对于「流程状态为空」的数据,管理员可以在 数据管理 中发起流程,此时流程的发起人为数据提交人,发起时间为管理员发起的操作时间。具体操作方法如下:

2.1 数据管理中发起流程

1)进入 数据管理,选择一条「流程状态为空」的流程数据,点击进入数据详情页:

2)进入数据详情页中点击顶部的「发起流程」按钮,即可发起当前流程。

注:管理员可以在数据管理处批量发起流程,详情参考:批量发起流程

2.2 规则说明

1)在数据管理中发起流程后,即可触发「修改数据」类型的智能助手和 Webhook,而非「新增数据」,且流程的后续触发动作保持不变。

2)当数据提交人属于多个部门,且流程中包含 逐级审批 节点,管理员在发起单条流程时可选择审批部门,如下图所示:

3. 结束流程

对于「进行中」的流程数据,可以直接结束流程,关闭当前流程表单。

管理员和成员可分别在 数据管理权限组 中结束流程,具体操作方法如下:

3.1 数据管理中结束流程

管理员可在「数据管理」处结束流程。

1)进入 数据管理,选择一条处于「进行中」的流程数据,点击进入数据详情页:

2)进入数据详情页中点击顶部「结束流程」,在弹窗中点击「确定」即可结束当前流程。

注:批量结束流程 仅支持在数据管理中操作。

3.2 权限组中结束流程

除了由管理员结束流程,还可以将权限分配给成员,由成员结束流程。

1)在「表单发布 >> 对成员发布 >> 添加成员」处,添加成员并设置成员权限:

  • 可以自定义权限,并添加「结束流程」的操作权限
  • 或直接分配「管理全部流程数据」权限组

2)在该表单的对应权限组中,选择一条处于「进行中」的流程数据,点击进入数据详情页,同数据管理中的方法结束流程即可。

4. 激活流程

对于「已结束」的流程数据,可以重新激活流程,即让已经流转结束的流程,从激活的节点开始往下重新再流转一遍。

管理员和成员可分别在 数据管理权限组 中激活流程,具体操作方法如下:

4.1 数据管理中激活流程

管理员可在「数据管理」处激活流程。

1)进入 数据管理,选择一条处于「已结束」的流程数据,点击进入数据详情页:

2)进入数据详情页中点击顶部「激活流程」,在侧边栏选择激活节点,设置好后点击「确定」即可激活当前流程。

4.2 权限组中激活流程

除了由管理员激活流程,还可以将权限分配给成员,由成员激活流程。

1)在「表单发布 >> 对成员发布 >> 添加成员」处,添加成员并设置成员权限:

  • 可以自定义权限,并添加「激活流程」的操作权限
  • 或直接分配「管理全部流程数据」权限组

2)在该表单的对应权限组中,选择一条处于「已结束」的流程数据,点击进入数据详情页,同数据管理中的方法激活流程即可。

4.3 规则说明

1)流程只能激活到之前已经流转过的流程节点,未流转的节点不可激活;

2)只有「流转完成」或「手动结束」的流程表单才可以进行激活流程,进行中和未启用流程的数据没有激活流程的选项;

3)如果设置了 流程提醒,流程激活后,负责人将收到待办通知;

4)若被激活的流程节点有多个负责人,则多个负责人同时收到待办,不可指定负责人;

5)被激活的流程之前流转使用哪个 流程版本,激活后仍按照之前的版本进行流转;

5. 流程动态查看

流程动态中可以查看历史流转记录,包括激活流程、结束流程等流转记录:

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