流程暂存

1. 简介

1.1 功能简介

暂存也就是暂时保存,指的是在发起/处理流程的过程中,需要将当前填写的数据保存下来,但又不需要马上提交流程。

注:暂存与 保存草稿 功能均可暂时保存数据,不进行流转。但两者在使用上有明显区别,建议参考本文第三节按需选用,避免重复开放,防止成员误用。

1.2 应用场景

  • 业务人员处理流程到一半,有事离开,需要将已填写的流程数据暂时保存;
  • 发起/处理流程的过程中,有部分数据暂时未能确定,需先将已确定的数据暂时先保存,后续逐步完善等。

1.3 预期效果

发起流程/处理待办时,可以选择暂存。暂存后,可在「我的待办 >> 暂存」页面下找到对应待办进行提交,或再次暂存。以发起流程时暂存为例,效果如下所示:

2. 设置步骤

2.1 设置入口

进入表单编辑页面,切换至「流程设定」,选中需要支持暂存的节点,在「节点属性 >> 更多属性」处,为节点开启「暂存」操作。如下图所示:

2.2 暂存时机

仅在开启流程发起节点的暂存操作时,支持选择可暂存数据的时机:

具体说明如下:

  • 发起流程时:
    • 操作方式:发起流程时,可以选择暂存。
    • 操作结果:暂存后,数据将被保存至数据管理中,且流程状态为“进行中”,当前所在节点为“流程发起节点”;
  • 流程发起后,在发起节点再次编辑数据时:
    • 使用场景:流程 回退 至发起节点、发起节点 撤回 流程等,需要在发起节点再次处理数据的场景。
    • 操作方式:再次处理“流程发起节点”时,可以进行暂存操作。

发起流程时暂存发起节点撤回流程后,在再次编辑数据时暂存为例,效果如下所示:

注:通过表单外链发起流程时,不支持暂存。

2.3 按钮文字

暂存按钮的显示名称支持自定义修改。可以在按钮文字处手动输入按钮的显示名称,或点击底部的「恢复默认按钮文字」恢复默认设置,全部设置好后点击「完成」保存。

2.4 效果演示

具体效果参见本文【1.3节】。

3. 注意事项

1)同一流程的同一个节点,如果多次暂存,则以最后一次暂存的数据进行保存,之前的数据将被覆盖。

2)如果一个流程节点如果有多个节点负责人,那么一个负责人暂存了流程后,也会覆盖其他负责人暂存的留存数据。即后期任一流程负责人打开暂存的待办,都显示最近一个节点负责人暂存的最后一次数据。

3)如果是流程中的审批节点暂存,书写了审批意见后,审批意见不会暂存,只保留表单中被编辑的字段数据。

4)暂存的流程不能撤销;暂存后,流程数据已经产生并进入数据管理中,只是下一节点的负责人没有收到待办。如果需要删除数据,需要管理员设置删除流程数据的 权限,或联系管理员在 数据管理 处进行删除。

5)如果节点设置了 限时提交,即使暂存了数据,也会触发自动提交。

6)暂存与 保存草稿 的区别如下表所示:

差异项

暂存

保存草稿

数据保存位置

数据管理页面中

保存在成员的个人草稿箱,在数据管理页面中不可见

数据过期

正式保存,永不过期

90 天过期,自动清除

流水号生成

保存时触发其他功能

✅ 可以触发重复值校验、默认值、公式、联动、聚合表校验、智能助手、数据推送

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