搭建说明

1. 使用到了哪些功能

本应用主要应用了简道云的以下几个核心能力:

1.1 基本能力

  • 普通表单 – 普通表单适用于数据收集、基础信息记录、通知公告,还可对数据进行分权协作管理。普通表单搭建教程详见:普通表单 以及 字段
  • 流程表单 - 将普通表单转化为流程,并且构建审批流。本应用中除上面提到的普通表单外,其余都是流程表单。流程搭建教程详见:流程设计
  • 数据联动 – 数据联动是指在一个表单中调用另一个表单或者聚合表中满足一定条件的数据。当某一个字段的内容需要跟着上一个字段的变化而自动填写或自动改变选项的时候,就可以使用数据联动功能;数据联教程详见:数据联动规则
  • 关联查询 - 关联查询作为单独的查询展示功能,可以自动查询出其他表单中的一条或多条数据,且不做入库处理。关联查询教程详见:关联查询
  • 关联数据是指在当前表单中关联出其他表单的数据,建立两个表单之间的联系,可以理解为功能更强的数据联动。关联数据教程详见:关联数据

1.2 进阶能力

  • 聚合表 - 实现资产状态实时控制,例如在「费用预算分析」中,通过聚合表实时计算报销金额和剩余额度。(可参考参考教程:聚合表
  • 智能助手 - 在满足指定的触发条件后,自动在目标表单中新增、修改、删除数据,或执行插件等操作,例如「添加收款人」当发生新增费用报销单动作时,利用智能助手,对「收款人信息」进行新增收款人信息的操作。(可参考教程:智能助手
  • 仪表盘 - 在表单中收集得到的数据,可通过仪表盘来进行查看、分析和处理。仪表盘由 图表、组件 组成,其中数据组件包含种类丰富的图表类型,管理员可以根据实际需要选择图表类型进行仪表盘统计看板的搭建。(可参考教程:仪表盘

2. 结构规划

2.1 模板表单构成

2.1.1 业务流程图

2.1.2 功能清单

表单

功能特性

预算编制

财务人员编写预算金额。

费用报销单

人员在此进行报销,新增的收款人在下次报销时可直接进行选择。

财务付款

选择要进行付款的报销单,智能助手会在「费用报销单」中同步当前状态。

发票管理

可以选择是需要开具发票还是提交报销发票。

支持一键识别发表信息(会消耗云豆)。

应收款管理

录入收款信息。

应付款管理

录入付款信息。

收支流水

智能助手自动同步收支流水。

资金账户

资金账户基础表单。

费用类别

费用类别统一维护表单。

收款人信息

收款人信息基础表单。可通过费用报销单新增同步。

3. 快捷工作台

「财务收支管理」为快捷工作台,「常用入口」可实现表单或仪表盘的快速打开,在仪表盘中添加「快捷入口」组件,设置完标题后点击「添加入口」,选择应用,然后选择需要的功能即可。

4. 表单搭建

4.1 预算编制

4.1.1 费用类别

该字段为下拉框,配置步骤如下:

  1. 选项中选择「关联其他表单数据」;
  2. 选择「费用类别」下的「费用类别」。

4.2 费用报销单

4.2.1 费用类别

配置参考:4.1.1 费用类别。

4.2.2 收款人

该字段为下拉框,配置步骤如下:

  1. 选项中选择「关联其他表单数据」;
  2. 选择「收款人信息」下的「收款人」。

4.2.3 收款账号

该字段为单行文本,配置步骤如下:

  1. 采用数据联动,联动表单为「收款人信息」;
  2. 条件设置为:联动表单的「收款人」等于当前表单的「收款人」;
  3. 触发联动:当前表单的「收款账号」联动显示联动表单的「收款账号」。

4.2.4 收款人开户行

该字段为单行文本,配置步骤如下:

  1. 采用数据联动,联动表单为「收款人信息」;
  2. 条件设置为:联动表单的「收款人」等于当前表单的「收款人」;
  3. 触发联动:当前表单的「收款人开户行」联动显示联动表单的「收款人开户行」。

4.2.5 数字(辅助字段)

数字字段,默认值采用公式编辑,公式:

MAPX('count',收款账号,收款账号,收款账号)+0

目的:通过mapx函数在「收款人信息」中查询是否有当前表单的「收款账号」,如果是0,则代表没有,后续会通过智能助手将新的收款账户等信息同步至「收款人信息」。

4.3 财务付款

4.3.1 报销单

该字段为关联数据,配置步骤如下:

  1. 关联表为「费用报销单」;
  2. 设置选择数据时的显示字段
  3. 设置表单中的显示字段;
  4. 过滤条件为:「付款状态」等于自定义「未付款」;
  5. 数据填充规则为:「单据编号」的值填充到「付款报销单据.单据编号」,
  6. 取消勾选「允许新增关联表数据」。

4.4 发票管理

4.4.1 发票识别

配置步骤如下:

  1. 字段为文字识别;
  2. 识别内容为「增值税发票」;
  3. 字段值为一一对应。

4.5 应收款管理

4.5.1 收款账户名称

配置步骤如下:

  1. 字段为下拉框;
  2. 选项中选择「关联其他表单数据」;
  3. 选择「资金账户」下的「账户名称」。

4.5.2 开户银行

该单行文本字段,配置步骤如下:

  1. 采用数据联动,联动表单为「资金账户」;
  2. 条件设置为:联动表单的「账户名称」等于当前表单的「收款账户名称」;
  3. 触发联动:当前表单的「开户银行」联动显示联动表单的「开户银行」。

4.5.3 银行账号

该字段为单行文本,配置步骤如下:

  1. 采用数据联动,联动表单为「资金账户」;
  2. 条件设置为:联动表单的「账户名称」等于当前表单的「收款账户名称」;
  3. 触发联动:当前表单的「银行账号」联动显示联动表单的「银行账号」。

4.6 应付款管理

4.6.1 收款账户名称

配置参考:4.5.1 收款账户名称。

4.6.2 开户银行

配置参考:4.5.2 开户银行。

4.6.3 银行账号

配置参考:4.5.3 银行账号。

5. 聚合表搭建

5.1 费用预算分析

数据来源为多表数据:「预算编制」、「费用报销单」,表单字段关联关系如下:

预算编制

费用报销单

费用明细.费用类别

报销明细.费用类别

部门

报销部门

配置步骤如下:

  1. 过滤条件为:「费用报销单」:「付款状态」等于「已付款」;
  2. 行表头为:「部门」、「费用类别」;
  3. 指标及其计算公式:
    1. 「预算金额」:「费用明细.年度预算金额」;
    2. 「已报销金额」:「报销明细.金额」;
    3. 剩余费用明细」:「费用明细.年度预算金额」-「报销明细.金额」;
  4. 数据提交校验:「剩余费用明细」>=0。

6. 智能助手搭建

6.1 收入写入

目的:录入收款数据后,将收入流水写入「收支流水」中并且将「账户资金」中的余额更新。

配置步骤如下:

  1. 触发动作为:新增数据;
  2. 触发表单为:「应收款管理」;
  3. 触发条件为:「收款单号」不为空;
  4. 执行动作一:
    1. 执行动作为:新增数据
    2. 目标表单为:「收支流水」;
    3. 字段设置为:
      1. 「流水号」设置为触发表单字段值「收款单号」;
      2. 收入类型」修改为自定义「收入」;
      3. 「支出金额」设置为空值;
      4. 「收入金额」设置为触发表单字段值「金额」;
      5. 「往来单位」设置为触发表单字段值「付款单位」;
      6. 「日期时间」设置为触发表单字段值「时间」。
  5. 执行动作二:
    1. 执行动作为:修改已有数据
    2. 目标表单为:「资金账户」;
    3. 过滤条件设置为:「账户名称」等于触发表单字段值「收款账户名称」;
    4. 字段设置为:「账户余额」修改为触发表单字段值「账户剩余金额」。

6.2 支出写入

目的:录入付款数据后,将支出流水写入「收支流水」中并且将「账户资金」中的余额更新。

配置步骤如下:

  1. 触发动作为:新增数据;
  2. 触发表单为:「应付款管理」;
  3. 触发条件为:「收款单号」不为空;
  4. 执行动作一:
    1. 执行动作为:新增数据
    2. 目标表单为:「收支流水」;
    3. 字段设置为:
      1. 「流水号」设置为触发表单字段值「收款单号」;
      2. 收入类型」修改为自定义「支出」;
      3. 「支出金额」设置为触发表单字段值「金额」;
      4. 「收入金额」设置为空值;
      5. 「往来单位」设置为触发表单字段值「付款单位」;
      6. 「日期时间」设置为触发表单字段值「时间」。
  5. 执行动作二:
    1. 执行动作为:修改已有数据
    2. 目标表单为:「资金账户」;
    3. 过滤条件设置为:「账户名称」等于触发表单字段值「收款账户名称」;
    4. 字段设置为:「账户余额」修改为触发表单字段值「账户剩余金额」。

6.3 添加收款人

目的:当报销单中的收款账户是新账户时,将账户信息维护到收款人基础信息中,便于下一次直接引用。

配置步骤如下:

  1. 触发动作为:新增数据;
  2. 触发表单为:「费用报销单」;
  3. 触发条件为:「数字(辅助字段)」等于「0」;
  4. 执行动作为:新增数据
  5. 目标表单为:「收款人信息」;
  6. 字段设置为:
    1. 「收款人」设置为触发表单字段值「收款人」;
    2. 「收款账号」设置为触发表单字段值「收款账号」;
    3. 「收款开户行」设置为触发表单字段值「收款开户行」。

6.4 付款状态未付款-->审核中

目的:将财务选择的未付款的报销单的状态更新为审核中。

配置步骤如下:

  1. 触发动作为:新增数据;
  2. 触发表单为:「财务付款」;
  3. 无触发条件;
  4. 执行动作为:修改已有数据
  5. 目标表单为:「费用报销单」;
  6. 过滤条件为:「单据编号」等于触发表单字段值「付款报销单据.单据编号」;
  7. 字段设置为:「付款状态」修改为自定义「审核中」。

6.5 付款状态审核中-->已付款

目的:将财务付款完成的报销单的状态更新为已付款。

配置步骤如下:

  1. 触发动作为:修改数据;
  2. 触发表单为:「财务付款」;
  3. 触发条件为:「流程状态」等于「流转完成」;
  4. 执行动作为:修改已有数据
  5. 目标表单为:「费用报销单」;
  6. 过滤条件为:「单据编号」等于触发表单字段值「付款报销单据.单据编号」;
  7. 字段设置为:「付款状态」修改为自定义「已付款」。

7. 仪表盘搭建

仪表盘搭建会使用到各种类型的图表,图表使用的数据源可来自于表单、聚合表、数据工厂,

下面以本模板首页「财务收支管理」讲解仪表盘的搭建:

7.1 总收入金额

配置步骤如下:

  1. 使用统计图;
  2. 数据源选择「应收款管理」;
  3. 指标选择「金额」且汇总方式选择「求和」;
  4. 图表类型选择「指标图」;
  5. 整体样式背景选择自定义图片,填充方式选择拉伸填满;
  6. 指标图样式选择最后一种样式并设置数值颜色。

7.2 总支出金额

配置步骤如下:

  1. 使用统计图;
  2. 数据源选择「应付款管理」;
  3. 指标选择「金额」且汇总方式选择「求和」;
  4. 图表类型选择「指标图」;
  5. 整体样式背景选择自定义图片,填充方式选择拉伸填满;
  6. 指标图样式选择最后一种样式并设置数值颜色。

7.3 账户剩余金额

配置步骤如下:

  1. 使用统计图;
  2. 数据源选择「资金账户」;
  3. 维度选择「账户名称」;
  4. 指标选择「账户余额」且汇总方式选择「求和」;
  5. 图表类型选择「条形图」;
  6. 整体样式背景选择自定义图片,填充方式选择拉伸填满。

7.4 各单位收入

配置步骤如下:

  1. 使用统计图;
  2. 数据源选择「应收款管理」;
  3. 维度选择「付款单位」;
  4. 指标选择「金额」且汇总方式选择「求和」;
  5. 图表类型选择「饼图」;
  6. 整体样式背景选择自定义图片,填充方式选择拉伸填满。

7.5 收支分析

配置步骤如下:

  1. 使用统计图;
  2. 数据源选择「收支流水」;
  3. 维度选择「日期时间」且汇总方式选择「年-月」;
  4. 指标选择「支出金额」且汇总方式选择「求和」、「收入金额」且汇总方式选择「求和」;
  5. 图表类型选择「面积」;
  6. 整体样式背景选择自定义图片,填充方式选择拉伸填满。

7.6 各单位支出

配置步骤如下:

  1. 使用统计图;
  2. 数据源选择「应付款管理」;
  3. 维度选择「收款单位」;
  4. 指标选择「金额」且汇总方式选择「求和」;
  5. 图表类型选择「饼图」;
  6. 整体样式背景选择自定义图片,填充方式选择拉伸填满。

7.8 未支付报销、审核中报销、已付款

「未支付报销」、「审核中报销」、「已付款」三个指标图除了过滤条件不同外,其他配置一致。

下面以「未支付报销」为例,配置步骤如下:

  1. 使用统计图;
  2. 数据源选择「费用报销单」;
  3. 指标选择「报销明细.金额」且汇总方式选择「求和」;
  4. 图表类型选择「指标图」;
  5. 整体样式背景选择自定义图片,填充方式选择拉伸填满;
  6. 指标图样式选择最后一种样式并设置数值颜色。

7.9 费用报销明细

配置步骤如下:

  1. 使用明细表;
  2. 数据源选择「费用报销单」;
  3. 设置显示字段即可。

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