第二课：员工管理使用教学

本次教学将以员工管理系统应用模板为例进行讲解，应用安装地址：员工管理系统
每一部分的讲解将回归产品内，边演示边讲解，基于业务流程操作层面、数据管理展示层面、常见问题层面进行讲解。可点击下方图片进行视频课程学习：

1. 场景简介

简道云员工管理系统：将员工管理全流程以及跨部门工作在线化，打通员工全生命周期档案和人事管理流程数据，结合统计、分析、提醒等功能，实时同步数据，规避错乱风险，HR 工作增效 100%。

目的是：给用户提供高度贴合实际人事管理业务流程的应用，降低用户的使用/落地成本，助力用户进行人事管理数字化。同时简道云的自定义能力与易用性，能让每一个企业在当前应用上，便捷高效地进行个性化的修改。

核心价值：

业务流程：

2. 基础模块设置及应用初始化

2.1 基础模块设置

模块及表单	应用价值
	基础配置部门-岗位基础表：维护公司的组织架构，用于填表规范。辅助表-年月：维护月份数据，辅助期初期末员工数据的计算。期初期末员工数量计算：是每月从数据工厂自动输出的期初期末员工数据及明细（具体数据工厂设置将在下文介绍）。

Q＆A

Q：我们公司有多个部门层级该怎么设置？

A：部门-岗位基础表目前只设置了一层部门。若需要设置多层部门的话，可以在部门-岗位基础表增加，并注意其他表单与本表联动时的数据联动关系即可。

Q：如何构建公司的职级职位体系？

A：模板目前未建立职级职位体系。如需要设置，则只需新增一张职级职位的基础表单，而后设置员工信息与之联动即可。

2.2 应用初始化

在使用应用和员工档案之前，需要将我们已有员工的数据导入系统，而应用已经为用户提供好了员工信息模板。

步骤	图例
前往【员工档案】表单的数据管理页面，点击导入，下载员工档案标准模板（文件为 Excel 形式）
在下载的 Excel 模板中维护好现有员工的数量	注意：其中【员工成员单选】和【员工部门单选】所填的内容，需要是简道云系统通讯录中已有的员工和部门，否则会导入失败。
在【员工档案】表单中，导入员工的数据
在【入职审批】流程表单中，导入员工数据	导入的流程同上一个步骤。在【入职审批】流程表单中导入员工数据的目的是为了能够实现准确的员工期初期末数据的计算。

Q＆A

Q：为什么我会显示导入失败？

A：原因为在 Excel 中填写的内容不符合字段的填写规范。导入数据的详细信息可以查看帮助文档：导入数据。

Q：为什么员工档案里面的信息和我们公司员工所需要填写的信息不一样？

A：在下载标准模板之前，可以先在【员工档案】与【入职管理】的表单中，将信息修改为本公司的适用的版本，而后再选择导出模板和导入数据即可。

Q：员工工号编码怎么修改？

A：在【员工档案】表单中工号字段的编辑区域，修改相应的流水号规则并重置流水号即可。更多请查看帮助文档：流水号。

2.3 员工档案

模块及表单

场景实现

员工档案

基本信息、用工信息、账户信息、通讯信息、教育信息、工作记录
员工画廊，员工个性化展示窗口，高效筛选
带转正员工视图，提高HR工作效率（同理，可以设置其他待办视图）

人事证明开具

员工自助开具在职证明、离职证明、实习证明，应用提供各个人事证明的打印模板

在初始化导入员工数据之后，需要新增员工时无需在员工档案中添加员工，只需在入职审批中新增员工即可，智能助手会自动将新员工信息写入员工档案。

3. 入转调离

3.1 入转调离的定义

模块及表单

场景实现

入职管理：对待入职的员工进行信息收集以及入职办理

入职审批：多渠道填写，自定义入职模板，发放系统账号
员工个人附件收集：收集需要的员工附件，集中管理
员工合同管理：上传保存员工的合同信息

转正管理：对待转正的员工进行转正申请与审批

待转正员工转正提醒
不同岗位、部门试用期评价模板自定义，评价客观

调动管理：对员工岗位调动，升降职/薪进行审批

部门间调动（转入转出），部门内调动（升降职，升降薪）
跨部门审批线上化、自动化

离职管理：对离职员工进行合规性审批与离职交接

在线离职交接，自定义离职交接单
离职面谈，更好地了解员工的离职原因和感受

3.2 入转调离的使用

新增：入、转、调、离均为人事管理中核心审批流，将原先线下业务线上化，降本增效。
修改：

每张审批单的字段内容及业务规则可以根据用户自身实际业务进行修改。

如：自定义入职信息收集表单、自定义试用期考核模板、自定义离职交接单。

每个流程的流转规则，审批规则均可以自定义修改。
每张表单的视图展示效果可以自行设置。

Q＆A

Q：待入职员工没有简道云账号，怎么发起入职审批？

A：入职审批支持表单外链和二维码填写，未在系统中的员工也能发起申请，正常审批。在现有入职审批流程中，最后设置了 HR 给员工发放系统账号的环节。

Q：待转正员工到期之后自动转正该怎么设置？

A：应用中设置的转正审批适用于需要进行试用期考核的员工若员工转正规则是到期自动转正，则可以在【入职审批】的流程中，增加一个转正流程节点，设置节点限时处理规则，到员工转正日期后自动提交流程，即可实现到期自动转正。

Q：应用里设置的岗位调动审批为什么是由员工发起的？

A：为了避免用工风险，应用考虑了线上线下结合的方式，在离职管理中也是同样的道理，即要发生员工异动时，先于员工进行沟通，沟通好之后，再进入系统，由员工发起审批流程。若需要增加，辞退和岗位调整流程，则可以复制已有流程，更改流程发起人即可。

Q：应用中设置的调动管理只有部门间的岗位调动，怎么实现同部门的调动管理？

A：在发起申请时，调入调出部门都设置为本部门即可。也可以基于本流程搭建一个升降职、升降薪的审批流程，不再赘述。

Q：员工发起离职审批时间比实际离职时间要早，怎么让员工档案信息在员工实际离职时再更新？

A：在离职审批单中增加一个流程节点，设置节点限时处理规则，在员工实际离职的日期自动提交流程。

4. 高级功能

4.1 高级功能的定义

模块	能力实现
智能助手	自动化入转调离流程完成之后，自动将员工变动信息同步至员工档案。将员工上传的照片信息同步至员工档案。
数据工厂	复杂计算与分析年龄、司龄、工龄计算：每天同步更新员工的年龄、司龄、工龄。人事异动汇总：将每个人的异动明细进行汇总展示。员工异动分析：详细计算分析每个月各个部门岗位的期初期末人数以及异动明细，支撑计算企业关注的人事指标，如离职率、入职率等。