应付合同管理

1. 简介

应付合同管理通过控制应付合同款项，企业可以优化资金使用效率，减少不必要的资金占用和利息支出，从而维护企业的财务健康。

2. 表单搭建

应付合同管理是由「供应商信息」、「应付合同」、「进项发票」以及「付款单」组成，如下图所示：

2.1 供应商信息

「供应商信息」表单记录供应商的名称、分类、等级、签约周期、结算期限、信用额度等相关资料，确保供应商信息的准确无误，企业可以避免因信息错误而导致的付款延误或付款给错误账户的风险，其表单组成如下图所示：

2.1.1 查询

「应付合同」、「资金账户」标签页均通过 查询 功能分别关联了应付合同、资金账户表单。

以「应付合同」为例，通过查询，将该应付合同数据全部查询并显示出来，设置步骤如下图所示：

2.1.2 自定义按钮

「供应商信息」表单中通过以下 2 个 自定义按钮 快速进行业务操作：

以「新增资金账户」自定义按钮为例，其操作步骤如下：

1）在「供应商管理 >> 扩展功能 >> 自定义按钮」中，点击「新建自定义按钮」：

2）设置对应的按钮样式、执行动作：

2.1.3 效果演示

管理员将供应商基本信息录入供应商信息表单中，效果如下：

2.2 应付合同

「应付合同」表单明确双方权利义务、保障企业财务健康、促进与供应商的合作与沟通，记录应付合同基本信息，合同金额信息和开票明细。其表单组成如下图所示：

2.2.1 选择数据

应付合同基本信息通过 选择数据 分别从「供应商信息」表单中选择对应的供应商信息，查询并展示供应商信息，设置步骤如下图所示：

2.2.2 公式编辑

合同名称、合同金额大写等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「合同名称」为例，设置公式编辑为：合同名称=CONCATENATE(供应商名称,"-第",MAPX("count",供应商编码,供应商编码,供应商编码)+1,"份应付合同")，设置步骤如下图所示：

各字段公式设置如下：

2.2.3 查询

「进项发票」、「付款单」标签页均通过 查询 功能分别关联了进项发票、付款单。

以「进项发票」为例，通过查询，将该发票有关的数据全部查询并显示出来，设置步骤如下图所示：

2.2.4 流程设置

业务员根据实际业务完成应付合同填报，然后发起应付合同，合同需得到主管审批同意后才能签订合同，在流程中添加主管审批节点，并开放表单中的审批相关的 字段权限 ，如：合同名称、合同签订日期和合同负责人等，具体设置如下图所示：

2.2.5 打印模板

在实际生产过程中，需要规范的纸质单据进行存档，在表单中设计「产品采购合同」打印模板，其设置步骤如下所示：

1）在「应付合同 >> 扩展功能 >> 打印模板」处点击「新建表格模板」，选择“在线搭建表格”：

2）进入后，可根据具体的需要进行设置，产品采购合同打印模板如下：

2.2.6 智能助手设置

应付合同通过以下两个 智能助手Pro，进行数据同步：

下面以「付款回写-应付合同/进项发票」为例，设置步骤如下：

1）在「应付合同 >> 扩展功能 >> 智能助手」中，点击「新建智能助手」：

2）具体的触发节点和执行节点的设置已在模板中给出，如下：

2.2.7 自定义按钮设置

「应付合同」表单中通过以下 2 个 自定义按钮 快速进行业务操作：

以「进项发票录入」自定义按钮为例，其操作步骤如下：

1）在「任务管理 >> 扩展功能 >> 自定义按钮」中，点击「新建自定义按钮」：

2）设置对应的按钮样式、可用条件、执行动作：

2.2.7 效果演示

1）业务员根据供应商信息、合同信息和财务明细填写应付合同：

2）主管收到待办后，对应付合同进行主管审批：

2.3 进项发票

「进项发票」详细记录了企业的应付合同和发票信息，是评估供应商交付效率和质量控制的重要依据，其表单由应付合同信息、发票信息和付款状态组成，如下图所示：

2.3.1 选择数据

应付合同信息通过 选择数据 从「应付合同」表单中选择对应的合同信息，查询并展示合同信息，设置步骤如下图所示：

2.3.2 公式编辑

「未收票金额/元」、「本次收票金额/元」、「F-总收票金额/元」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「未收票金额/元」为例，设置公式编辑为：未收票金额/元=合同总额/元-已收票金额/元，设置步骤如下图所示：

各字段公式设置如下：

2.3.3 效果演示

财务人员依据应付合同表单，接收由合同供应商提供的发票，并据此填写进项发票信息，效果如下：

2.4 付款单

「付款单」有助于企业实时跟踪资金流出情况，与预算进行对比分析，使企业更好地管理现金流，确保资金的安全和有效利用，其表单组成如下图所示：

2.4.1 选择数据

应付合同信息、发票明细、付款明细和往来单位收款信息均通过 选择数据 分别从「应付合同」、「进项发票」、「资金账户」表单中选择对应的合同、发票、付款明细及收款信息。

以应付合同信息通过选择「应付合同」表单，查询并展示付款信息为例，设置步骤如下图所示：

2.4.2 公式编辑

「未付款金额/元」、「本次付款金额/元」、「F-总付款金额/元」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「未付款金额/元」为例，设置公式编辑为：未付款金额/元=合同金额/元-已付款金额/元，设置步骤如下图所示：

各字段公式设置如下：

2.4.3 数据联动

付款明细中，「账户余额/元」字段通过 数据联动 功能，关联了「资金账户实时统计」表单中对应的剩余金额，设置步骤如下图所示：

2.4.4 效果演示

财务人员根据应付合同和进项发票数据，完成付款单填写，效果如下：