「进销存」管理员搭建指南-文档版

安装应用

1. 应用背景

企业的进销存管理是涉及企业生产、企业资金流和企业的经营风险的关键环节，进销存管理是企业管理中的源头管理。

由于不同的企业进销存管理千差万别、个性化程度高，市场上的产品无法覆盖各个行业的管理需求；而简道云灵活易用的特点与强大的业务流程功能可以为订单管理提供良好的支撑，满足个性化的进销存管理需求。

由简道云打造的「进销存」管理系统，以订单处理为核心，针对企业账目混乱、库存不准、信息反馈不及时等问题，提供集采购、销售、库存管理和收付款多个环节于一体的解决方案，帮助业务人员提高工作效率，帮助老板实时全面掌握公司业务，做出及时准确的业务决策。

2. 应用组成

简道云进销存解决方案包含数据看板、基础数据、采购管理、销售管理、库存管理以及财务管理等6大模块。后面，我们将详细为您介绍每个模块的搭建步骤与逻辑。

基础数据：用于记录一些基础资料信息，是成功使用系统的必要准备工作。这些数据可以被系统内其他模块调用，最大程度上减少重复录入的工作，提高效率。具体包括：仓库新增、产品分类、产品新增、供应商新增以及客户新增。
采购管理：通过采购下单、采购入库、采购采购退货等功能，对采购物流和资金流全过程进行有效的控制和跟踪，实现企业完善的物资供应管理信息。
销售管理：通过销售报价、销售订单、发货、退货等功能，对销售全过程进行有效的控制和跟踪。
库存管理：通过产品出入库、调拨、盘点等功能，准确掌握产品库存情况，及时调整采购和销售策略。
财务管理：对采购和销售过程中涉及的财务支出和收入进行统计，分析企业财务经营状况，实现供应商和客户的对账功能。包括收款、回款及开票等处理。
数据看板：对进销存管理全过程中的订单、资金情况进行报表分析统计。

3. 基础数据

首先是基础数据表的制作，包括仓库、客户、供应商、产品、产品分类等基础数据的新增与维护，可以被其他表单所联动和调用，从而串联整个业务。

3.1 新增客户

客户信息由公司信息、对接人个人信息以及财务开票信息等几个部分构成。

公司信息

记录客户所在公司的基础信息，用于后续订单、出入库等调用。

公司信息：分割线字段，将表单分成不同的部分，使得结构更加清晰。
客户编码：流水号字段，设置好流水号规则，自动生成客户编码。
业务员：成员单选字段，可以设置默认值为当前用户，业务员录入数据时自动填入本人信息，无需手动填写。
所在部门：部门单选字段，可以设置默认值为当前用户所在部门，自动返回业务员所在部门信息。
签约开始日期：日期时间字段，记录签约客户的日期。
签约结束日期：日期时间字段，记录合同到期的日期。
地址：地址字段，记录客户公司所在地址，方便产品邮寄以及上门拜访。

个人信息

记录客户方对接人基本信息，便于联系和相关业务的对接。

姓名：单行文本字段，对接人姓名，重要信息设置必填项。
手机：单行文本字段，对接人手机号码，重要信息设置必填项，「字段属性」 >> 「格式」处可设置为「手机号码」进行简单校验，降低资料填错概率。
电话：单行文本字段，手动输入。
职位：单行文本字段，手动输入。
邮箱：单行文本字段，手动输入。
QQ：单行文本字段，手动输入。

财务信息

开票时需要客户的财务信息进行开票处理。

发票抬头：单行文本字段，公司营业执照名称。
纳税人识别号：单行文本字段，公司营业执照纳税人识别号。
电话：单行文本字段，公司营业执照电话。
地址：单行文本字段，公司营业执照地址。
开户名称：单行文本字段，公司开户行名称。
开户银行：单行文本字段，公司开户行具体银行。
银行账号：单行文本字段，公司开户行账号。

根据使用需要，还可以在安装模板后添加其他需要采集的信息。

3.2 新增供应商

供应商资料的表单设计与客户资料的类似，这里不再赘述，可以参考客户资料来搭建。

3.3. 新增产品分类

产品分类比较简单，只需要添加一个当行文本字段录入数据。用于新增产品时的分类选择。

3.4 新增产品

新增产品涉及产品编码及其他基本信息的录入。

产品编码：单行文本字段，由公式自动生成 RIGHT('0000'+RECNO(),4)。
产品名称：单行文本字段，手动输入。
产品分类：下拉框，关联「产品分类」表单中的分类。
规格型号：单行文本字段，手动输入。
单位：下拉框，提前录入几个固定的单位以供录入数据时选择。
销售单价：数字字段，手动输入。
采购单价：数字字段，手动输入。
产品图片：图片字段，本地上传。

3.5 新增仓库

仓库编码：单行文本字段，为每一个仓库编码，作为仓库的唯一标识，并勾选字段校验不允许重复值。
仓库名称：单行文本字段，为仓库命名，通过仓库名称方便后续对每一个仓库的合理监管。
仓库位置：单行文本字段，准确的位置使得产品的出入库管理更高高效。

4. 采购管理

进销存首要解决的应当是「进」的问题，也就是接下来要讲的采购管理部分。

采购管理分为以下 3 部分内容：

采购订单：流程表单；采购发起采购审批，部门领导确定审批，流程流转结束。
采购入库：流程表单；采购审批后，像供应商发起采购申请，供应商按照订单进行发货，发货后，关联「采购入库」表单数据进行入库处理，可以分批入库。
采购退货：流程表单；对于不符合要求的产品发起退货申请，审批通过后退还给供应商，释放这部分库存。

4.1 采购订单

采购订单分为订单信息和订单审核两部分内容，采用多标签来进行显示。

订单信息

订单信息记录了采购订单的基本内容，包括：

订单编号：公式生成：CONCATENATE(“CGHT-”,TEXT(DATE(订单日期),“yyyyMMdd”),“-”,RIGHT(“00”+RECNO(),2))。
订单日期：默认值设置为填写当时。
业务员：默认值设置为当前用户。
业务员所处部门：默认值设置为当前用户所处部门。
供应商名称：下拉框，关联「新增供应商」表单中的供应商名称。
采购明细：子表单，产品分类分类关联「新增产品」中的产品分类，其余产品资料采用数据联动直接联动数据；采购数量（数字字段），手动填写；小计（数字字段），使用公式：采购单价*采购数量。
总金额：数字字段，直接对小计进行求和。
金额大写：单行文本字段，使用公式转化。
付款类型：单选按钮组，分为现结清和月结。
供应商相关信息：联系人和联系方式根据「供应商名称」进行联动。

订单审核

订单审核部分内容由由领导审批时填写。具体设置不再赘述。

流程设定

完成表单设置需要进行流程相关设定。流程设计比较简单，主要由流程发起人发起审批以后，领导进行审批提交即可。

不同的流程节点需要编辑的字段内容也不一样，因此，字段的可见和可编辑权限需要选中流程节点后在右侧的基础属性里完成设置。

4.2 采购入库

提交采购订单在供应商发货后需要进行入库处理，因此这里设计了一个采购入库的表单。

入库编号：单行文本字段，通过公式自动生成，无需手动填写。
入库日期：日期时间字段，默认值设置填写当时。
关联采购订单编号：下拉框，设置关联采购订单中的订单编号。
供应商：单行文本字段，通过采购订单编号设置数据联动。
入库仓库：下拉框，设置关联「新增仓库」表单中的仓库名称。
入库明细：子表单，设置子表单整体联动，入库明细关联采购订单表中的订单明细；待入库数为4.4聚合表中的待入库数；本次入库数和实际入库数需手动书写，小计采用公式计算。
付款金额：数字字段，直接对小计进行求和。
库管确定是否入库：单选按钮组，通过「是」和「否」进行判定。
入库图片：图片字段，可上传图片资料。

流程设定

同【4.1】，不再赘述。

4.3 采购退货

采购回来的产品如果遇到质量等问题还可以向供应商发起退货处理。

退货单号：单行文本字段，通过公式自动生成，无需手动填写。
退货日期：日期时间字段，默认值设置为填写当时。
关联采购订单编号：下拉框，设置关联采购订单中的订单编号。
退货仓库：下拉框，设置关联「新增仓库」表单中的仓库名称。
供应商：单行文本字段，通过采购订单编号设置数据联动。
退货明细：子表单，设置子表单整体联动，退货明细关联采购订单表中的订单明细；可退货数为4.4聚合表中的可退货数；本次退货数和审批后的退货数需手动书写，小计采用公式计算。
退货金额：数字字段，直接对小计进行求和。
是否同意退货：单选按钮组，通过「是」和「否」进行判定，审批过程中再进行填写。

流程设定

同【4.1】，不再赘述。

4.4 采购管理-聚合表

聚合表是对已有的表单数据进行预计算（预处理），以备进一步调用。

采购管理中的采购入库以及采购退货都调用了上方所示聚合表数据，下面我们详细讲解这个与采购管理有关的聚合表设计。

数据来源：数据来源与采购订单、采购入库以及采购退货这3张表单，通过订单编号、供应商、产品相关字段建立关联关系。

行表头：

建立的关联字段可以作为聚合表的行表头。

指标计算：

添加好行表头以后，可以将需要计算的数据在指标处完成计算。

采购总数 =【采购订单】采购明细中的采购数量；
已入库数 =【采购入库】入库明细中的实际入库数量 -【采购退货】退货明细中的审批后退货数量；
待入库数 =【采购订单】采购明细中的采购数量 -【采购入库】入库明细中的实际入库数量；
已退货数 =【采购退货】退货明细中的审批后退货数量；
可退货数 =【采购入库】入库明细中的实际入库数量 -【采购退货】退货明细中的审批后退货数量；也就是已入库数。

数据提交校验：

通过上述步骤，即可完成聚合表的聚合计算。最后，为了保证数据的准确性，防止数据被错误的提交，还可以为其添加数据提交校验，不满足校验的数据则不允许提交。

4.5 采购管理-智能助手

当采购订单选择的「现结清」，就需要在【财务管理】中付款单中新增一条付款记录。此时就可以借助智能助手自动生成这条付款记录。

5. 销售管理

5.1 报价单

报价单主要用于洽谈初期给客户报价，类似价格清单。（字段详细设计这里不再具体讲解。）

5.2 销售合同

当客户正式表示签约时，需要签订销售合同。销售合同中通过查询关联了每个客户对应的历史报价单，有时候合同明细同报价单，那么就可以参考报价单进行产品明细的填写。

5.3 销售发货单

当签署了销售合同以后，就要开始安排给客户发货了。发货单里需要关联销售合同中的合同编号，每笔发货单都要对应到具体的发货合同，保证数据的准确无误。

发货明细中的待发货数和库存数关联了【5.5-聚合表】中的数据。

5.4 销售退货单

对于不满意或者有质量问题的产品，客户可以发起退货处理，那么还需要建立退货单来记录退货数据。

退货明细中的待发货数和库存数关联了5.5-聚合表中的数据。

5.5 销售管理-聚合表

与销售管理相关的聚合表计算主要有【聚合表1】中的「待发货数」、「已发货数」以及【聚合表2】中的「库存数」。具体的设置可以点进对应的聚合表中进行查看，这里不再进行赘述。

6. 库存管理

库存管理主要包括以下4个部分：

其他入库单：除了采购入库、销售退货之外的其他入库单；
其他出库单：除了销售出库、采购退货之外的其他入库单；
库存调拨：将商品从一个仓库调拨到另外一个仓库，总库存数不变；
库存盘点：库存定期清点，自动计算盘盈盘亏数据。

7. 财务管理

财务管理主要包含相关的工作，如财务付款、回款以及开票相关处理。

7.1 付款单

付款单主要是在采购过程中，给供应商进行货款结算。（我们付给供应商）

7.2 回款单

回款单主要是在销售过程中，就销售出去的产品与客户进行货款回款结算。（客户付给我们）

7.3 开票

当客户向我们提交订单后，针对购买的产品需要进行开票处理。

关联客户：关联「新增客户」表单中的客户名称；
客户编码：根据客户名称数据联动；
待开票金额：根据选择的客户关联聚合表中的待开票金额；
发票及寄送相关信息根据「新增客户」表单中的数据联动得来。

8. 数据看板

通过仪表盘制作数据看板，可以对来自各业务模块的数据进行分析统计。