应收管理

1. 简介

1.1 表单简介

应收管理是企业与客户之间财务交易的重要管理环节,涵盖了从合同签订、发票开具、回款计划制定到最终款项回收的全过程,可以帮助企业明确账款收入来源、减少账款损失、提高应收账款质量和防范财务风险。

1.2 表单组成

应收管理是由「客户」、「应收合同」、「开票申请」以及「回款单」组成,如下图所示:

2. 表单设计

2.1 客户

「客户」表单主要是记录客户基本信息,财务信息,联系人信息、应收合同和资金账户,其表单组成如下图所示:

2.1.1 查询

「应收合同」、「资金账户」标签页均通过 查询 功能,分别关联了应收合同、资金账户表单。

以「应收合同」为例,通过查询,将该客户相关的应收合同数据全部查询并显示出来,设置步骤如下图所示:

2.1.2 效果演示

业务员在客户表单中录入客户基本信息,财务信息,联系人信息等,效果如下:

2.2 应收合同

应收合同表单主要是记录应收合同基本信息、合同明细和财务明细,如下图所示:

2.2.1 选择数据

「应收合同基本信息」、「合同明细」均通过 选择数据 分别从客户」、「产品信息」表单中选择对应的客户以及产品信息。

以应收合同基本信息通过选择客户表单,查询并展示客户信息为例,操作如下:

2.2.2 公式编辑

合同名称、产品售价合计/元、合同金额/元等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算,以「合同名称」为例,设置公式编辑为:合同名称=CONCATENATE(客户名称,"-第",MAPX("count",客户编码,客户编码,客户编码)+1,"份应付合同"),设置步骤如下图所示:

各字段公式设置如下:

字段名称

公式内容

产品售价合计/元

合同产品明细.销售单价/元*合同产品明细.销售数量"

合同金额/元

SUM(合同产品明细.产品售价合计/元)

合同金额大写

TEXT(合同金额/元,"[Num2]")

收款比例 %

IF(收款计划.收款项=="整批货款",1,IF(收款计划.收款项=="定金",0.3,IF(收款计划收款项=="第一批货款",0.3,IF(收款计划.收款项=="第二批货款",0.3,IF(收款计划.收款项=="第三批货款",0.1,0)))))

收款金额/元

收款计划.收款比例 %*合同金额/元

审批时间

IF(审批结果!="",NOW(),"")

2.2.3 查询

「开票申请」、「收款单」标签页均通过 查询 功能分别关联了开票申请、回款单。

以「开票申请」为例,通过查询,将开票有关的数据全部查询并显示出来,设置步骤如下图所示:

2.2.4 数据联动

合同明细中,「销售单价/元」、「增值税税率 %」字段均通过 数据联动 功能,关联了「产品信息」表单中对应的「标准售价/元」和「增值税税率 %」。

以「销售单价/元」字段为例,设置步骤如下图所示:

2.2.5 流程设定

确保应收合同顺利签订,合同需得到商务审批同意后,上传合同附件才能签订,若审批不通过则不予签订 。因此在流程中通过 流转条件 对合同进行分情况流转,设置步骤如下图所示:

2.2.6 打印模板

在实际生产过程中,需要规范的纸质单据进行存档,在表单中设计「产品购销合同模板」打印模板,其设置步骤如下所示:

1)在「应收合同 >> 扩展功能 >> 打印模板」处点击「新建表格模板」,选择“在线搭建表格”:

2)进入后,可根据具体的需要进行设置,产品购销合同打印模板如下:

注:关于打印模板的设置使用参考文档:打印模板

2.2.7 智能助手设置

应收合同通过以下两个 智能助手Pro,进行数据同步:

  • 收款回写-应收合同/开票申请:当「回款单新增收款数据时,修改「应收合同」表单中收款状态、已收款金额/元,以及「开票申请」表单中发票收款状态、已回款金额/元。
  • 开票回写-应收合同:当「开票申请」表单财务确认完毕时,修改「应收合同」表单中开票状态、已开票金额数据。

注:智能助手的设置方法在可参考高级功能中的 智能助手Pro 部分,这里不多赘述。

2.2.8 自定义按钮设置

「应收合同」表单中通过以下 2 个 自定义按钮 快速进行业务操作:

  • 开票申请:对审批通过、未收票、未收款的应收合同,可执行开票申请填报操作,即向「开票申请」表单新增当前应收合同的开票申请信息;
  • 收款单 :对审批通过、未收款的应收合同,可执行回款单填报操作,即向「回款单」表单新增当前应收合同的应收款信息。

以「开票申请」自定义按钮为例,其操作步骤如下:

1)在「任务管理 >> 扩展功能 >> 自定义按钮」中,点击「新建自定义按钮」:

2)设置对应的按钮样式、可用条件、执行动作:

2.2.9 效果演示

1)业务员根据客户信息、合同明细和财务明细信息填写应收合同:

2)商务人员收到待办后,对应收合同进行审批:

2.3 开票申请

「开票申请」是在客户满足付款条件或达到合同约定的开票节点时,提出开票申请,企业财务人员准备并发送发票给客户,有助于企业确保税务合规、完善合同信息以及开票信息,其表单由应收合同信息、开票信息组成,如下图所示:

2.3.1 选择数据

应收合同信息通过 选择数据 从「应收合同」表单中选择对应的合同信息,查询并展示合同信息,操作如下:

2.3.2 公式编辑

待开票金额/元、本次开票金额/元、F-累计开票金额/元等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算,以「待开票金额/元」为例,设置公式编辑为:待开票金额/元=合同总额/元-已开票金额/元,设置步骤如下图所示:

各字段公式设置如下:

字段名称

公式内容

本次开票金额/元

合同总额/元-已开票金额/元

F-累计开票金额/元

已开票金额/元+本次开票金额/元

开票状态

IF(合同总额/元-F-累计开票金额/元>0,"部分收票","已收票")

确认时间

IF(ISEMPTY(财务开票确认)==FALSE(),TODAY(),"")

2.3.3 流程设定

客户提出开票申请后,需交由财务人员审批处理。因此在流程中添加财务处理节点,并开放表单中的审批相关的 字段权限,如:财务开票确认、确认时间等。具体设置步骤如下图所示:

2.3.4 效果演示

1)业务员根据应收合同提供的开票信息填写开票申请:

2)财务人员收到待办后,对开票申请进行财务审批:

2.4 回款单

「回款单」用于跟踪客户付款情况,记录和处理回款单,确保款项及时、准确地入账,表单记录了收款基本信息、发票信息、往来单位付款信息以及收款明细,如下图所示:

2.4.1 选择数据

收款基本信息发票信息、往来单位付款信息和收款明细均通过 选择数据 分别从「应收合同」、「开票申请」、「资金账户」表单中选择对应的付款、发票、收款明细及付款信息。

以收款基本信息通过选择应收合同表单,查询并展示收款信息为例,操作如下:

2.4.2 公式编辑

「未收款金额/元」、「本次收款总额/元」、「F-总收款金额/元」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算,以「未收款金额/元」为例,设置公式编辑为:未收款金额/元=合同金额/元-已收款金额/元,设置步骤如下图所示:

各字段公式设置如下:

字段名称

公式内容

本次收款总额/元

IFS(收款账户名称=="","",进项发票编号!="",发票金额/元,销项发票编号=="",未收款金额/元)

F-总收款金额/元

已收款金额/元+本次收款金额/元

收款状态

IF(合同金额/元-F-总收款金额/元>0,"部分收款","已收款")

收款时间

IF(收款账户名称!="",NOW(),"")

2.4.3 效果演示

财务人员根据应收合同、开票信息以及实际回款情况,完成回款单填写,效果如下:

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