搭建说明

本文对应简道云官方出品应用模板:点击安装 基础财务管理。

1. 使用的简道云功能

本应用主要应用了简道云的以下核心功能:

1.1 基本功能

  • 普通表单:普通表单适用于数据收集、基础数据录入出发联动,还可对数据进行分权协作管理。本应用中的【客户/供应商基础信息表】、【合同模板管理】、【发票税点基础表】、【报销科目基础表】等基础表以及【收票录入】、【发票寄送】、【投资理财台账】都是普通表单。普通表单搭建教程详见:普通表单 以及 字段
  • 流程表单:将普通表单转化为流程,并且构建审批流。本应用中除上面提到的普通表单外,其余都是流程表单。流程搭建教程详见:流程设计
  • 仪表盘:将表单内的数据显示为图标、台账、分析;本应用中【投资分析看板】、【财务工作台】、【员工财务中心】、【经营收支分析】、【合同进度分析】、【账户资金分析】是仪表盘。仪表盘搭建教程详见:仪表盘
  • 打印模板:当我们需要对录入的数据进行打印时,可以通过自定义模板进行个性化打印,也可以通过系统模板直接打印,便于对数据进行查看和管理。打印模板设计教程详见:打印模板
  • 数据联动:数据联动是指在一个表单中调用另一个表单或者聚合表中满足一定条件的数据。当某一个字段的内容需要跟着上一个字段的变化而自动填写或自动改变选项的时候,就可以使用数据联动功能;数据联教程详见:数据联动规则
  • 关联查询:关联查询作为单独的查询展示功能,可以自动查询出其他表单中的一条或多条数据,且不做入库处理。关联查询教程详见:关联查询
  • 关联数据指在当前表单中关联出其他表单的数据,建立两个表单之间的联系,可以理解为功能更强的数据联动。关联数据教程详见:关联数据
  • 双向关联:我们有 A、B 两个表单,A 表通过 关联数据 功能关联 B 表,调用 B 表数据;B 表通过 关联查询 功能关联 A 表,查询 A 表信息;在 B 表关联查询 A 表数据时,还可以实现直接新增 A 表的数据。双向关联教程详见:双向关联

1.2 进阶功能

  • 聚合表:实现合同等待付款实时计算,例如在【财务收款登记】中,通过聚合表实时合同的待收款金额。(参考教程:聚合表
  • 数据工厂:实现合同的信息分析汇总等,如【合同付款/收票汇总】数据流,分析汇总后输出了付款合同的付款和开票情况。(参考教程:数据工厂
  • 智能助手:当发生差旅变更或收款认领等情况时,利用智能助手,分别对【差旅申请】、【财务收款登记】进行新增或修改的操作。(参考教程:智能助手

2. 搭建拆解

2.1 结构规划

2.1.1 模板表单构成

2.1.2 Visio图

2.1.3 功能清单

2.2 快捷工作台搭建

快捷入口是仪表盘中的组件。在快捷入口中可以添加表单、流程表单、仪表盘、知识库以及外部链接。

2.2.1 财务工作台

仪表盘选择【快捷入口】组件,在组件属性中确定组件“标题”,入口样式选择“卡片”,点击“添加入口”,选择需要显示的“应用”或“知识库”或者“外部链接”。

2.2.2 员工财务中心

仪表盘选择【快捷入口】组件,在组件属性中确定组件“标题”,入口样式选择“卡片”,点击“添加入口”,选择需要显示的“应用”或“知识库”或者“外部链接”。

2.3 表单搭建

一个个新建好这些表单,并将其中的内容字段通过拖拉拽的方式完成表单的搭建。

表单字段的构建可以参照我们企业内部自己的规范单据来搭建。表单搭建方法详见:新建表单。企业用户也可在简道云提供的应用模板上根据需求进行修改,修改时需要注意一些关键字段的修改会引发其他字段的改动。

2.3.1 普通表单搭建

2.3.1.1 合同模板管理表单搭建

单行文本:合同名称;附件:合同模板

2.3.1.2 客户供应商基础信息表搭建说明

单选按钮组:类型

单行文本:客户/供应商名称、对接人、联系方式、邮政编码

地址:公司地址。

2.3.1.3 收票录入搭建说明

发票类型设置显隐规则,默认显示采购合同发票,当选择报销发票时,显示“报销申请”和“报销编号”;当现实采购合同发票时,显示“合同信息”(关联数据)“合同名称”“合同编号”“合同信息”(分割线)“合同总金额”“待收票金额”

报销申请做数据联动,仅能选择当前业务员所提交的报销申请,并做备注“中间8位数字为提交报销申请的日期,可以根据提交申请日期进行选择”方便选择。

关联查询关联报销申请的表单,显示多条数据,添加过滤条件,当报销编号相同时,关联出对应的报销申请数据。

收票总金额设置公式:

SUM(发票明细.合计金额)

关联数据关联支出合同登记,并填充“名称”、“编号”、“总金额”,其余数据多条展示,当合同编号相同时,关联出对应的支出合同数据。

待收票金额数据联动“合同待收票金额聚合表”,显示当前编号下的合同实时待收票金额。

2.3.1.4 发票寄送

子表单中关联数据选择开票申请,自动填充“编号”、“申请人”、“申请时间”、“对方税号”,其中编号不可见。

数据提交后会通过【智能助手】自动将子表单中的多条子数据,拆分到“子拆主-发票寄送”表单的主数据,并给对应申请人推送消息提醒。

【发票寄送】新增数据后会修改【发票申请】对应申请编号下的“发票状态”更改为“已寄出”。

2.3.1.5 发票税点基础表

文本字段:发票类型;数字:税点,录入基础信息用。

2.3.1.6 报销科目基础表

单行文本:一级科目、二级科目,录入基础信息用。

2.3.1.7 财务收款登记

“待收金额”数据联动聚合表“待收金额”,显示唯一合同编号下的合同实时待收金额。

“收款状态辅助”默认为空不可见,当【收款认领】表单认领数据时,智能助手自动填充为“认领中”,当该认领数据审批通过后,智能助手自动清空该字段。

“收入类型”默认“收入”不可见,“一级科目”“二级科目”数据联动【收支科目】,当科目为收入时,联动出对应的一级科目,当一级科目一致时,联动出对应的二级科目。

“关联合同”关联数据【收入合同登记】表单,自动填充“合同名称”“合同编号”,其余数据多条展示

“收款编号”设置公式:

CONCATENATE("SK","-",TEXT(DATE(收款日期),"yyyyMMdd"),"-",RIGHT("0000"+RECNO(),4))

2.3.1.8 基础账户信息

下拉框:账户类型;

单行文本:账户名称、开户行、账户账号;

数字:登记初始资产

2.3.1.9 收支科目

下拉框:收支类型;

单行文本:一级科目、二级科目。

2.3.1.10 投资理财台账

“实际收益率”设置公式:

(实际收益金额-金额)/金额/周期(年)

录入相关的信息,如投资名称、类型、风险等级、金额、周期、预计收益、到期时间等

2.3.1.11 部门备用金额度管理

部门单选、数字字段;登记对应部门的备用额度

2.3.2 流程表单搭建

2.3.2.1 收入合同登记

“选择客户”用关联数据,选择【客户/供应商基础信息表】中的客户数据,“合同类型”采用显隐规则,当类型为标准合同时,显示“关联合同模板”““合同模板”。

“关联合同模板”用关联数据,选择【合同模板管理】中的合同数据,自动填充“合同模板”“合同名称”。

“合同编号”设置公式:

CONCATENATE("HT","-",TEXT(DATE(起草日期),"yyyyMMdd"),"-",RIGHT("0000"+RECNO(),4))

2.3.2.2 支出合同登记

“选择供应商”用关联数据,选择【客户/供应商基础信息表】中的供应商数据,“合同类型”采用显隐规则,当类型为标准合同时,显示“关联合同模板”““合同模板”。

“关联合同模板”用关联数据,选择【合同模板管理】中的合同数据,自动填充“合同模板”“合同名称”。

“合同编号”设置公式:

CONCATENATE("HT","-",TEXT(DATE(起草日期),"yyyyMMdd"),"-",RIGHT("0000"+RECNO(),4))

2.3.2.3 开票申请

“税点”数据联动【发票税点基础表】,“待开票金额”数据联动【合同待开票金额】聚合表,实时显示该编号下合同的待开票金额。

“选择合同”关联数据【收入合同登记】表单,自动填充“合同名称”“合同编号”,其余数据多条展示。

“开票申请”设置公式:

CONCATENATE("KP","-",TEXT(DATE(申请日期),"yyyyMMdd"),"-",RIGHT("0000"+RECNO(),2))

2.3.2.4 差旅申请

用子表单记录差旅详情,“出差天数”设置公式:

INT(DATEDIF(出差明细.开始时间,出差明细.结束时间,"d"))+1

合计天数设置公式:SUM(出差明细.出差天数),统计子表单中出差天数的总和。

“差旅编号”设置公式:

CONCATENATE("CL","-",TEXT(DATE(申请日期),"yyyyMMdd"),"-",RIGHT("0000"+RECNO(),2))

2.3.2.5 差旅变更

【差旅变更】通过智能助手,实现“取消”差旅申请时删除所选的差旅申请,“变更”时覆盖所选的差旅申请更新为当前所提交的内容。

“查询差旅申请”关联数据联动【差旅申请】表单,自动填充“申请人”“编号”“申请日期”等字段。

2.3.2.6 报销申请

【报销申请】中使用数据联动、关联其他表单提高效率,如报销科目中的一级科目、二级科目联动【报销科目基础表】;“支出账户名称”关联【基础账户信息】“余额”联动聚合表【账户余额】,实时显示账户内的余额情况。

“关联差旅申请”使用关联查询,查询展示当前申请人的差旅申请明细。

【报销申请】流程审批完成后,通过智能助手,自动写入【收票录入】表单,完成发票的录入。

“报销编号”设置公式:

CONCATENATE("BX","-",TEXT(DATE(申请日期),"yyyyMMdd"),"-",RIGHT("0000"+RECNO(),2))

2.3.2.7 收款认领

“关联收款信息”使用关联数据关联【财务收款登记】表单,自动填充“编号”“日期”“状态”等字段,并设置过滤条件,选择未认领的数据。

“选择合同”使用关联数据关联【收入合同登记】表单,自动填充“合同名称”“合同编号”。

【收款认领】通过智能助手实现,发起认领流程后,自动标记此条数据为“认领中”,并设置节点校验:认领状态辅助=="",防止此条数据被同时重复认领。

审批通过后,自动填充【财务收款登记】中对应收款编号下此条数据的空白合同信息,并标记此条数据状态为“已认领”后续无法再次认领。

审批不通过,自动清空此条数据的认领状态,后续可再次认领。

2.3.2.8 财务付款登记

【财务付款申请】使用了一些数据联动和关联其他表单提高效率,如“一级科目”“二级科目”联动【收支类目】;“付款账户”关联【基础账户信息】中的“账户名称”,“余额”联动聚合表【账户余额】,实时显示账户内的余额情况。

“待付金额”联动聚合表【待付金额】,实时显示该合同的待付金额

“选择合同”使用关联数据关联【支出合同登记】表单,自动填充“合同名称”“合同编号”,其余数据多条展示。

2.3.2.9 付款申请

“付款类型”设置字段显隐规则,当“付款类型”为采购支付时,显示“关联合同”“选择合同”“待付金额”等字段;

其中“选择合同”使用关联数据关联聚合表【待付金额】,自动填充“合同编号”“待付金额”,“合同名称”采用数据联动【支出合同登记】当“合同编号”一致时,显示合同名称;合同信息采用关联查询,查询“合同编号”一致时的合同数据。

2.3.2.10 备用金/借款申请

“借款/备用金申请编号”设置公式:

CONCATENATE("ZJSQ","-",TEXT(DATE登记日期),"yyyyMMdd"),"-",RIGHT("0000"+RECNO(),2))

“备用金余额”数据联动聚合表【备用金余额】实时显示当前部门的备用金余额。

付款账户”关联【基础账户信息】中的“账户名称”,“余额”联动聚合表【账户余额】,实时显示账户内的余额情况。

2.3.2.11 还款登记

“选择借款信息”用关联数据联动聚合表【借款待还金额】,自动填充“编号”“申请人”等字段。

“状态登记”设置公式:

IF(还款金额==待还款金额,"已全部归还","未还清")

“归入账户名称”联动【基础账户信息】的“账户名称”

2.3.2.12 保证金申请登记

“编号”设置公式:

CONCATENATE("BZJ","-",TEXT(DATE(申请日期),"yyyyMMdd"),"-",RIGHT("0000"+RECNO(),2))

“保证金类型”和“支付方式”设置字段显隐规则:当类型为“保函保证金”时显示“包含类型”“保函出具方”等字段:当类型为“承兑保证金”时显示“承兑类型”“承兑出具方”等字段;当“支付方式”为“银行存款”时显示“收款银行名称”“收款银行账号”。

“付款账户”联动【基础账户信息】的“账户名称”,“付款银行名称”“付款银行账号”“账户余额”设置数据联动,当付款账户对应时显示对应数据。

2.3.2.13 保证金归还登记

【保证金归还登记】通过智能助手实现当审批完成后,自动修改【保证金申请登记】中对应数据状态为“已归还”

“选择申请数据”采用关联数据关联聚合表【保证金情况】自动填充“编号”“登记人”等字段,并添加过滤条件“待还保证金”>0。

“收款账户名称”联动【基础账户信息】的“账户名称”,“付款银行名称”“付款银行账号”“账户余额”设置数据联动,当付款账户对应时显示对应数据。

2.4 仪表盘搭建

表单内的数据、聚合表的数据,如果需要可视化的呈现出来,需要使用 仪表盘仪表盘由 图表、组件 组成,其中数据组件包含种类丰富的图表类型,管理员可以根据实际需要选择图表类型进行仪表盘统计看板的搭建。

2.4.1 经营收支分析

2.4.1.1 年度收款(万元)

【年度收款(万元)】先选择数据源【账户收付款情况】数据工厂,添加计算字段“金额”公式为:SUM(金额)/10000,添加“金额”为指标,过滤条件为“收支类型”等于收入,最后选择指标图。

2.4.1.2 年度支出(万元)

【年度支出(万元)】先选择数据源【账户收付款情况】数据工厂,添加计算字段“金额”公式为:SUM(金额)/10000,添加“金额”为指标,过滤条件为“收支类型”等于支出,最后选择指标图。

2.4.1.3 本年度未核算利润(万元)

【年度未核算利润(万元)】先选择数据源【账户资金情况】数据工厂,添加计算字段“未核算利润(万元)”公式为:(SUM(收款金额)-SUM(付款金额))/10000,添加“未核算利润(万元)”为指标,最后选择指标图。

2.4.1.4 收入分类

【收入分类】先选择数据源【账户收付款情况】数据工厂,选择“二级科目”作为维度,“金额”求和作为指标,添加过滤条件“收支类型”等于收入,最后选择饼图。

2.4.1.5 支出分类

【支出分类】先选择数据源【账户收付款情况】数据工厂,选择“二级科目”作为维度,“金额”求和作为指标,添加过滤条件“收支类型”等于支出,最后选择饼图。

2.4.1.6 公司未核算经营收支(月度)

【公司未核算经营收支(月度)】先选择数据源【账户收付款情况】数据工厂,选择“收支类型”“一级科目”“二级科目”作为行维度,“日期”年-月汇总方式作为列维度,“金额”求和作为指标,选择透视表。

2.4.1.7 公司未核算经营收支(年度)

【公司未核算经营收支(月度)】先选择数据源【账户收付款情况】数据工厂,选择“收支类型”“一级科目”“二级科目”作为行维度,“日期”选择年汇总方式作为列维度,“金额”求和作为指标,选择透视表。

2.4.2 合同进度分析

2.4.2.1 本年度付款金额(万元)

【本年度付款金额(万元)】数据源选择【财务付款登记】,添加计算字段“付款金额(万元)”设置公式:SUM(待付金额)/10000,添加申请日期为过滤条件,条件为今年,然后选择指标图。

2.4.2.2 本年度收款金额(万元)

【本年度收款金额(万元)】数据源选择【财务收款登记】,添加计算字段“收款金额(万元)”设置公式:SUM(收款金额)/10000,添加申请日期为过滤条件,条件为今年,然后选择指标图。

2.4.2.3 年度在外借款待还款金额(万元)

【年度在外借款待还款金额(万元)】数据源选择聚合表【借款待还金额】,添加计算字段“待还款金额(万元)”设置公式:SUM(待还款金额)/10000,作为指标,然后选择指标图。

2.4.2.4 年度在外保证金(万元)

【年度在外保证金(万元)】数据源选择聚合表【保证金情况】,添加计算字段“待还保证金(万元)”设置公式:SUM(待还保证金)/10000,作为指标,然后选择指标图。

2.4.2.5 本年度报销金额(万元)

【本年度报销金额(万元)】数据源选择【报销申请】,添加计算字段“报销总金额(万元)”设置公式:SUM(报销总金额)/10000,作为指标,过滤条件为申请日期等于今年,然后选择指标图。

2.4.2.6 收入合同金额(万元)

【收入合同金额(万元)】选择数据源【收入合同登记】设置计算字段“收入合同金额(万元)”公式为:SUM(收入合同金额)/10000作为指标,选择指标图。

2.4.2.7 合同开票率

【合同开票率】选择数据源【合同收款/开票汇总】数据工厂,添加计算字段“合同开票率”公式为:SUM(开票金额)/SUM(收入合同金额),作为指标,选择指标图。

2.4.2.8 合同收款率

【合同收款率】选择数据源【合同收款/开票汇总】数据工厂,添加计算字段“收款率”公式为:SUM(收款金额)/SUM(收入合同金额),作为指标,选择指标图。

2.4.2.9 应收款(万元)

【应收款(万元)】选择数据源【合同收款/开票汇总】数据工厂,添加计算字段“应收金额”公式为:(收入合同金额-收款金额)/10000,作为指标,选择指标图。

2.4.2.10 合同类型

【合同类型】选择数据源【合同收款/开票汇总】数据工厂,指标为“收入合同金额”求和,维度为合同类型,选择饼图。

2.4.2.11 收入合同详情

【收入合同详情】选择明细表,数据源为【合同收款/开票汇总】数据工厂,添加“合同类型”“合同编号”“合同名称”等字段。

注:其中2.4.2.6-2.4.2.11放入“收入合同”的布局容器

2.4.2.12 支出合同总金额(万元)

【支出合同总金额(万元)】数据源为【合同付款/开票汇总】数据工厂,添加计算字段“合同金额”公式为:支出合同金额/10000,作为指标,选择指标图。

2.4.2.13 收票率

【收票率】数据源为【合同付款/开票汇总】数据工厂,添加计算字段“收票率”公式为:SUM(收票总金额)/SUM(支出合同金额),作为指标,选择指标图。

2.4.2.14 付款率

【付款率】数据源为【合同付款/开票汇总】数据工厂,添加计算字段“付款率”公式为:SUM(付款金额)/SUM(支出合同金额),作为指标,选择指标图。

2.4.2.15 应付款(万元)

【应付款(万元)】数据源为【合同付款/开票汇总】数据工厂,添加计算字段“应付款”公式为:(支出合同金额-付款金额)/10000,作为指标,选择指标图。

2.4.2.16 合同类型

【合同类型】选择数据源【合同付款/开票汇总】数据工厂,指标为“支出合同金额”求和,维度为合同类型,选择饼图。

2.4.2.17 支出合同明细

【支出合同详情】选择明细表,数据源为【合同付款/开票汇总】数据工厂,添加“合同类型”“合同编号”“合同名称”等字段。

注:其中2.4.2.12-2.4.2.17放入“支出合同”的布局容器。

2.4.3 账户资金分析

2.4.3.1 账户资金余额

【账户资金余额】数据源为【账户资金情况】数据工厂,添加计算字段“余额(万元)”公式为:账户余额/10000,作为指标,选择指标图。

2.4.3.2 在外备用金/借款(万元)

【在外备用金/借款(万元)】数据源为【账户资金情况】数据工厂,添加计算字段“在外备用金/借款(万元)”公式为:备用金/借款金额/10000,作为指标,选择指标图。

2.4.3.3 待付款(万元)

【待付款(万元)】数据源为【账户资金情况】数据工厂,添加计算字段“待付款(万元)”公式为:待付金额/10000,作为指标,选择指标图。

2.4.3.4 资金分布

【资金分布】选择数据源【账户资金情况】数据工厂,指标为“余额(万元)”公式为:账户余额/10000,维度为“账户名称”,选择饼图。

2.4.3.5 资金分布

【资金(万元)】数据源为【账户资金情况】数据工厂,指标为“余额(万元)”公式为:账户余额/10000,维度为“账户名称”选择指标图。

2.4.3.6 账户收支汇总

【账户收支汇总】数据源为【账户收付款情况】数据工厂,维度为“账户名称”“收支类型”,指标为“金额”求和,选择条形图。

2.4.3.7 月度账户收支汇总

【月度账户收支汇总】数据源为【账户收付款情况】数据工厂,行维度为“付款账户”“收支类型”,列维度为“日期”年-月汇总,指标为“金额”求和,选择透视表。

2.4.3.8 账户收支明细

【账户收支明细】为明细表,数据源为【账户收付款情况】数据工厂,显示字段为“申请日期”“收支类型”等。

2.4.4 财务工作台

2.4.4.1 快捷入口

选择左侧的“快捷入口”,在“入口列表”处添加对应的表单。

2.4.4.2 本月已付款(万元)

【本月已付款(万元)】数据源为【财务付款登记】,设置计算字段“付款金额(万元)”公式为:付款金额/10000作为指标,过滤条件“流程状态”等于流转完成,选择指标图。

2.4.4.3 本月待付款(万元)

【本月待付款(万元)】数据源为【财务付款登记】,设置计算字段“待付款(万元)”公式为:付款金额/10000作为指标,过滤条件“流程状态”等于进行中,选择指标图。

2.4.4.4 待报销金额(万元)

【待报销金额(万元)】数据源为【报销申请】,设置计算字段“待报销金额(万元)”公式为:报销总金额/10000作为指标,过滤条件“流程状态”等于进行中,选择指标图。

2.4.4.5 已报销(万元)

【已报销(万元)】数据源为【报销申请】,设置计算字段“已报销(万元)”公式为:报销总金额/10000作为指标,过滤条件“流程状态”等于流转完成,选择指标图。

2.4.4.6 本月收款(万元)

【本月收款(万元)】数据源为【财务收款登记】,设置计算字段“本月收款(万元)”公式为:收款金额/10000作为指标,选择指标图。

2.4.4.7 待认领收款(万元)

【本月收款(万元)】数据源为【财务收款登记】,设置计算字段“金额(万元)”公式为:收款金额/10000作为指标,过滤条件为“收款类型”等于未认领,选择指标图。

2.4.4.8 账户资金实时分布(万元)

【账户资金实时分部(万元)】数据源为聚合表【账户余额】,设置计算字段“资金(万元)”公式为:SUM(公式)/10000作为指标,“账户名称”为维度,选择饼图。

2.4.4.9 各账户资金流水

【各账户资金流水】数据源为数据工厂【账户收付款情况】,设置“金额”求和作为指标,“账户”“收支类型”为维度,选择条形图。

2.4.4.10 收款登记

【收款登记】数据源为【财务收款登记】,设置“经办人”为维度,“收款编号”计数为指标,选择指标图。

2.4.4.11 收款登记

【付款登记】数据源为【财务付款登记】,设置“执行人员”为维度,“付款款编号”计数为指标,选择指标图。

注:其中2.4.4.10-2.4.4.11放入“各财务成员本月处理”的布局容器。

2.4.4.12 逾期未归还借款明细

【逾期未归还借款明细】数据源为数据工厂【借款详情】,行维度为“申请人”“归还日期”“登记金额”“如否逾期”,指标为“还款金额”求和,选择透视表。

2.4.4.13 逾期未收回保证金明细

【逾期未收回保证金详情】数据源为数据工厂【保证金详情】,行维度为“申请人”“编号”“保证金类型”“预计归还日期”等字段,指标为“申请金额”平均,“已还款金额”求和,选择透视表。

2.4.4.14 在外借款明细

【在外借款明细】数据源为数据工厂【借款详情】,行维度为“申请人”“归还日期”“登记金额”“如否逾期”,指标为“登记金额”平均,“还款金额”求和,选择透视表。

2.4.4.15 在外保证金明细

【在外保证金明细】数据源为数据工厂【保证金详情】,行维度为“申请人”“编号”“申请日期”“预计归还日期”等字段,指标为“申请金额”平均,“已还款金额”求和,选择透视表。

2.4.4.16 待开票明细

【待开票明细】选择明细表,数据源为【开票申请】,显示字段“日期”“申请人”“开票金额”等,过滤条件为“流程状态”等于进行中。

2.4.4.17 待处理付款

【待开票明细】选择明细表,数据源为【财务付款登记】,显示字段“日期”“申请人”“付款金额”等,过滤条件为“流程状态”等于进行中。

2.4.4.18 待认领收款明细

【待认领收款明细】选择明细表,数据源为【财务收款登记】,显示字段“日期”“申请人”“待收金额”等,过滤条件为“收款类型”等于未认领。

2.4.5 员工财务中心

2.4.5.1 员工快捷入口

选择左侧的“快捷入口”,在“入口列表”处添加对应的表单。

2.4.5.2 待认领收款明细

【待认领收款明细】选择明细表,数据源为【财务收款登记】,显示字段“日期”“申请人”“待收金额”等,过滤条件为“收款类型”等于未认领。

2.4.5.3 我的开票申请明细

【我的开票申请明细】选择明细表,数据源为【开票申请】,显示字段“日期”“申请人”“开票类型”等,数据权限为“继承成员对表单的权限”。

2.4.5.4 我的待报销金额/明细

【我的待开票金额/明细】选择明细表,数据源为【报销申请】,显示字段“日期”“申请人”“报销总金额”等,过滤条件为“流程状态”等于进行中,数据权限为“继承成员对表单的权限”。

2.4.5.5 我的付款申请明细

【我的付款申请明细】选择明细表,数据源为【付款申请】,显示字段“日期”“申请人”“付款类型”等,数据权限为“继承成员对表单的权限”。

2.4.5.6 我的备用金/借款明细

【我的备用金/借款明细】选择明细表,数据源为【备用金/借款登记】,显示字段“日期”“申请人”“申请类型”等,数据权限为“继承成员对表单的权限”。

2.4.5.7 我的部门备用金明细

【我的部门备用金明细】选择透视表,数据源为【备用金/借款登记】,行维度为“部门”“登记日期”,指标为“备用金余额”求和,“本次登记金额”求和,设置计算字段“当前备用金余额”公式为:备用金余额-本次登记金额,然后设为指标,数据权限为“继承成员对表单的权限”。

2.4.5.8我的收入合同

【我的收入合同】选择数据管理表,数据源为【收入合同登记】,数据权限为“继承成员对表单的权限”。

2.4.5.9 我的支出合同

【我的支出合同】选择数据管理表,数据源为【支出合同登记】,数据权限为“继承成员对表单的权限”。

2.5 智能助手自动新增或修改

当发生差旅变更或取消、报销申请提交发票后、发票寄送后、借款/保证金归还后、发起收款申请后自动修改/标记对应状态,无需手动操作,关于智能助手的使用详见: 智能助手

2.5.1 差旅变更删除数据

作用:差旅变更取消差旅后,将【子拆主-差旅申请】、【差旅申请】两个表中对应的差旅数据删除,一是保证数据查看准确,二是保证差旅变更中关联数据时数据准确没有错误数据。

做法:设置触发动作为“新增数据”,触发表单为【差旅变更】,条件是“是否取消差旅申请”等于“取消”,执行表单一为【子拆主-差旅申请】,执行动作:【子拆主-差旅申请】中删除数据。过滤条件为“差旅编号”等于触发表单“差旅编号”执行表单二为【差旅申请】,执行动作:【差旅申请】中删除数据。过滤条件为“差旅编号”等于触发表单“差旅编号”。

2.5.2 子拆主-差旅申请

作用:由于子表单中多条数据对应一个主编号,无法做到子表单精确修改,所以采用辅助表单,将差旅申请中的子表单数据拆分成主表单数据,便于修改和数据调用。

做法:设置触发动作为“新增数据”,触发表单为【差旅申请】,执行动作为“新增数据”,执行表单为【子拆主-差旅申请】,字段一一对应。

2.5.3 子拆主-差旅变更

作用:由于子表单无法通过智能助手直接修改主表单字段,所以采用辅助手段将差旅变更中的子数据拆为主数据,后续再用拆分后的主数据替换成最新的差旅数据,保证数据准确。

做法:设置触发动作为“新增数据”,触发表单为【差旅变更】,触发条件为“是否取消差旅申请”等于“变更”;执行动作为“新增数据”,执行表单为【子拆主-差旅变更】,字段一一对应。

2.5.4 差旅变更修改数据

作用:由于子表单无法通过智能助手直接修改主表单字段,所以采用辅助手段将差旅变更中的子数据拆为主数据,后续再用拆分后的主数据替换成最新的差旅数据,保证数据准确。

做法:设置触发动作为“新增数据”,触发表单为【子拆主-差旅变更】,执行动作为“修改数据”,执行表单为【子拆主-差旅申请】,过滤条件为:差旅编号于触发表单“差旅编号”,字段一一对应。

2.5.5 借款还款自动修改状态

作用:还款后自动修改借款时这条数据的状态,做到数据及时更新。

设置触发动作为“新增数据”,触发表单为【还款登记】,执行动作为“修改数据”,执行表单为【备用金/借款登记】,过滤条件为:“借款/备用金申请编号”等于触发表单“借款/备用金申请编号”,修改内容为:“状态登记”等于触发表单“状态登记”。

2.5.6 保证金归还自动修改状态

作用:保证金归还后自动修改这条数据的状态,做到数据及时更新。

做法:设置触发动作为“修改数据”,触发表单为【保证金归还登记】,触发条件为“流程状态”等于“流转完成”,执行动作为“修改数据”,执行表单为【保证金申请登记】,过滤条件为:“编号”等于触发表单“编号”,修改内容为:“保证金状态”等于“已归还”。

2.5.7 发票寄送自动修改状态

作用:发票寄出后自动修改【开票申请】中对应的发票状态,方便查看数据。

做法:设置触发动作为“新增数据”,触发表单为【发票寄送】,执行动作为“修改数据”,执行表单为【开票申请】,过滤条件为:“开票申请编号”等于触发表单“开票申请编号”,修改内容为:“发票状态”等于“已寄出”。

2.5.8 子拆主-发票寄送

作用:由于发票寄送后需要提醒对应申请人,推送通知目前动态提醒人无法获取到子表单字段,所以用辅助表单将子表单中的多条数据拆分成主表单的多条数据。

做法:设置触发动作为“新增数据”,触发表单为【发票寄送】,执行动作为“新增数据”,执行表单为【子拆主-发票寄送】,字段一一对应。

2.5.9 报销申请发起收票录入/付款登记

作用:员工填写报销申请后自动将报销申请中的发票登记入库,并自动触发付款流程,节省员工操作提高效率。

做法:设置触发动作为“修改数据”,触发表单为【报销申请】,触发条件为“流程状态”等于“流转完成”,执行动作为“新增数据”,执行表单为【收票录入】,字段一一对应。

2.5.10 收款认领自动修改收款登记

2.5.10-13作用:员工认领收款时,将该条收款自动修改状态为认领中,他们无法重复认领,认领审批通过后,修改收款类型为合同收款,不再是未认领防止多次认领;若认领未通过,则清空状态,后续可再次认领。

做法:设置触发动作为“修改数据”,触发表单为【收款认领】,触发条件为“流程状态”等于“流转完成”,执行动作为“修改数据”,执行表单为【财务收款登记】,过滤条件为“收款编号”等于触发表单“收款编号”字段,修改字段“合同编号”等于触发表单“合同编号”字段,“收款类型”自定义“合同收款”。

2.5.11 收款认领状态标记

设置触发动作为“新增数据”,触发表单为【收款认领】,触发条件为“认领状态辅助”为空,执行动作为“新增数据”,执行表单为【财务收款登记】,过滤条件为“收款编号”等于触发表单“收款编号”字段,修改字段“收款字段辅助”自定义“认领中”。

2.5.12 收款认领状态标记2

设置触发动作为“修改数据”,触发表单为【收款认领】,触发条件为“流程状态”等于“流转完成”,执行动作为“修改数据”,执行表单为【财务收款登记】,过滤条件为“收款编号”等于触发表单“收款编号”字段,修改字段“收款字段辅助”自定义“已认领”。

2.5.13 收款认领状态标记3

设置触发动作为“修改数据”,触发表单为【收款认领】,触发条件为“流程状态”等于“手动结束”,执行动作为“修改数据”,执行表单为【财务收款登记】,过滤条件为“收款编号”等于触发表单“收款编号”字段,修改字段“收款字段辅助”为空。

2.6 收入/支出合同登记卡片搭建

使用【双向关联】便捷操作开票申请、收款登记、收款认领、收票录入、付款申请、财务付款登记等操作。

具体搭建方法如下:

2.6.1 开票申请

采用【关联查询】,关联【开票申请】表单,显示全部字段,数据过滤条件为【开票申请】表单的“选择合同”等于当前数据,数据条数选择“多条”。

2.6.2 收款登记

采用【关联查询】,关联【财务收款登记】表单,显示全部字段,数据过滤条件为【财务收款登记】表单的“关联合同”等于当前数据,数据条数选择“多条”。

2.6.3 收款认领

采用【关联查询】,关联【收款认领】表单,显示全部字段,数据过滤条件为【收款认领】表单的“选择合同”等于当前数据,数据条数选择“多条”。

2.6.4 收票录入

采用【关联查询】,关联【收票录入】表单,显示全部字段,数据过滤条件为【收票录入】表单的“选择数据”等于当前数据,数据条数选择“多条”。

2.6.5 付款申请

采用【关联查询】,关联【付款申请】表单,显示全部字段,数据过滤条件为【付款申请】表单的“选择合同”等于当前数据,数据条数选择“多条”。

2.6.6 财务付款登记

采用【关联查询】,关联【财务付款登记】表单,显示全部字段,数据过滤条件为【财务付款登记】表单的“关联合同”等于当前数据,数据条数选择“多条”。

2.7 实时显示各项的待收/待付/待还金额。

通过 聚合表 可以将多个表单里面的数据进行实时加减汇总,本应用中,计算当前合同、借款/保证金的待收/待付/待还金额,账户余额,需要使用聚合表。

2.7.1合同待付金额

1) 首先通过 管理后台 >> 聚合表 >> 新建聚合表,新建一张聚合表,右上角点击数据来源,选择“多表关联”,选择要聚合到一起的表单【支出合同登记】、【财务付款登记】。

2) 聚合多个表需要选择不同表的字段建议关联,这里选择““合同编号”字段建立表的关联。

3) 根据需要选择行表头,选择“合同编号”。

4) 编辑指标,待付金额=支出合同金额-付款金额。

2.7.2 合同待收金额

1)选择要聚合到一起的表单【收入合同登记】、【财务收款登记】。

2) 聚合多个表需要选择不同表的字段建议关联,这里选择““合同编号”字段建立表的关联。

3) 根据需要选择行表头,选择“合同编号”。

4) 编辑指标,待收金额=收入合同金额-收款金额。

2.7.3 账户余额

1)选择要聚合到一起的表单【基础账户信息】、【财务收款登记】、【财务付款登记】、【报销申请】、【借款/备用金登记】、【还款登记】、【保证金申请登记】、【保证金归还登记】。

2) 聚合多个表需要选择不同表的字段建议关联,这里选择“账户名称”字段建立表的关联。

3) 根据需要选择行表头,选择“账户名称”。

4) 编辑指标,账户余额=登记初始资产+收款金额-付款金额-报销总金额-本次登记金额+还款金额-申请金额+还款金额。

2.7.4 借款待还金额

1)选择要聚合到一起的表单【备用金/借款登记】、【还款登记】。

2) 聚合多个表需要选择不同表的字段建议关联,这里选择“编号”、“登记人”字段建立表的关联。

3) 根据需要选择行表头,选择“编号”、“登记人”。

4) 编辑指标,借款金额=本次登记金额,待还款金额=本次登记金额-还款金额。

2.7.5 备用金余额

1)选择要聚合到一起的表单【部门备用金额度管理】、【备用金/借款登记】。

2) 聚合多个表需要选择不同表的字段建议关联,这里选择“所属部门”字段建立表的关联。

3) 根据需要选择行表头,选择“所属部门”。

4) 编辑指标,备用金余额=备用金限额-本次登记金额。

2.7.6 保证金情况

1)选择要聚合到一起的表单【保证金申请登记】、【保证金归还登记】。

2) 聚合多个表需要选择不同表的字段建议关联,这里选择“编号”、“登记人”“所在部门”字段建立表的关联。

3) 根据需要选择行表头,选择“编号”、“登记人”、“所在部门”。

4) 编辑指标,待还保证金=申请金额-还款金额,保函手续费=保函手续费,承兑手续费=承兑手续费,申请金额=申请金额。

2.7.7 合同待开票金额

1)选择要聚合到一起的表单【开票申请】、【收入合同登记】。

2) 聚合多个表需要选择不同表的字段建议关联,这里选择“合同编号”字段建立表的关联。

3) 根据需要选择行表头,选择“合同编号”。

4) 编辑指标,待开票金额=收入合同金额-开票金额。

2.7.8 合同待收票金额

1)选择要聚合到一起的表单【收票录入】、【支出合同登记】。

2) 聚合多个表需要选择不同表的字段建议关联,这里选择“合同编号”字段建立表的关联。

3) 根据需要选择行表头,选择“合同编号”。

4) 编辑指标,待收票金额=支出合同金额-收票金额。

2.8 财务工作台/驾驶舱看板展示

【基础财务管理】中的驾驶舱等仪表盘数据源来自于数据工厂,可以做到数据及时更新汇总展示。

2.8.1 账户收支情况实时汇总

1)首先通过 管理后台 >> 数据工厂 >> 新建数据流。

2)从左侧拖入“输入”节点,将【基础账户信息】、【财务收款登记】、【财务付款登记】、【备用金/借款登记】、【还款登记】、【保证金申请登记】、【保证金归还登记】表单引入进来。

3)设置分组汇总,按账户名称分组,各项收款/付款金额汇总。

4)进行横向连接,选择左连接,连接字段为“账户名称

5)添加字段设置,命名“账户总余额”公式为:初始资产+收款金额-待付金额-备用金/借款金额-保证金申请金额+保证金还款金额+还款金额,详细教程见 数据工厂

2.8.2 账户收付款详情

1)首先通过 管理后台 >> 数据工厂 >> 新建数据流。

2)从左侧拖入“输入”节点,将【财务收款登记】、【财务付款登记】表单引入进来。

3)【财务付款登记】设置数据筛选,选择“流程状态”等于已完成的数据。

4)进行追加合并,将字段一一对应,展示账户的收付款详情,详细教程见 数据工厂

2.8.3 借款详情

1)首先通过 管理后台 >> 数据工厂 >> 新建数据流。

2)从左侧拖入“输入”节点,将【备用金/借款登记】、【还款登记】表单引入进来。

3)【备用金/借款登记】设置数据筛选,选择“申请类型”等于“借款”的数据。

4)进行横向连接,选择左连接,连接字段为“申请编号”。

5)添加字段设置节点,添加“是否逾期”公式为:

IFS(DATEDIF(借款归还日期,还款日期,"d")>0,"已逾期",AND(还款日期=="",DATEDIF(借款归还日期,TODAY(),"d")>0),"已逾期",AND(还款日期=="",DATEDIF(TODAY(),借款归还日期,"d")>=0),"未逾期",DATEDIF(还款日期,借款归还日期,"d")>=0,"未逾期")

详细教程见 数据工厂

2.8.4 保证金详情

1)首先通过 管理后台 >> 数据工厂 >> 新建数据流。

2)从左侧拖入“输入”节点,将【保证金申请登记】、【保证金归还登记】表单引入进来。

3)进行横向连接,选择左连接,连接字段为“编号”。

4)添加字段设置节点,添加“是否逾期”公式为:

IFS(DATEDIF(预计归还日期,登记日期,"d")>0,"已逾期",AND(登记日期=="",DATEDIF(预计归还日期,TODAY(),"d")>0),"已逾期",AND(登记日期=="",DATEDIF(TODAY(),预计归还日期,"d")>=0),"未逾期",DATEDIF(登记日期,预计归还日期,"d")>=0,"未逾期")

详细教程见 数据工厂

2.8.5 收入合同详情

1)首先通过 管理后台 >> 数据工厂 >> 新建数据流。

2)从左侧拖入“输入”节点,将【开票申请】、【财务收款登记】、【收入合同登记】表单引入进来。

3)【开票申请】设置分组汇总,按“合同编号”分组,“开票金额”汇总。

4)【财务收款登记】设置数据筛选,筛选收款类型不等于未认领的数据:

5)【财务收款登记】设置分组汇总,按“合同编号”分组,“收款金额”汇总。

6)进行横向连接,选择右连接,连接字段为“合同编号”:

7)进行横向连接,选择左连接,连接字段为“合同编号”。

2.8.6 支出合同详情

1)首先通过 管理后台 >> 数据工厂 >> 新建数据流。

2)从左侧拖入“输入”节点,将【收票录入】、【财务付款登记】、【支出合同登记】表单引入进来。

3)【收票录入】设置数据筛选,筛选合同编号不为空的数据,之后分组汇总,按“合同编号”分组,“收票金额”汇总。

4)【财务付款登记】设置数据筛选,筛选流程状态等于流转完成和合同编号不为空的数据。

5)【财务付款登记】设置分组汇总,按“合同编号”分组,“付款金额”汇总。

6)进行横向连接,选择右连接,连接字段为“合同编号”。

7)进行横向连接,选择左连接,连接字段为“合同编号”。

3. 发票识别/发票验真插件

普通增值税发票可以用自带的文字识别识别,若有更复杂的发票识别需求则可安装插件。

发票自动识别:在【报销申请】/【收票录入】中上传发票附件后,可以通过设置 发票识别插件 自动写入“金额”“税额”“合计金额”“发票类型”等字段无需手动填写。

发票验真:如果有进一步发票验真的需求,可以通过 发票验真插件 识别发票真实性。

上述功能得详细搭建教程可参考:发票识别插件 发票验真插件

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