任务管理

1. 场景简介

任务管理是建立在项目管理基础上的关键实践，涵盖任务规划、拆解、分配和执行，并对任务过程中的工时和费用进行统一管理。可以帮助企业细化管理，更高精度、更高效率的完成项目目标。

2. 业务流程

任务管理的业务流程如下图所示：

3. 应用搭建

3.1 项目管理

项目管理的完善是任务管理的基础前提，透过项目管理，企业可以梳理任务与项目之间的关系。

3.1.1 表单组成

项目管理表单主要记录项目编号、项目名称等项目基本信息，并查询出对应的项目任务、项目工时、项目费用以及项目附件。表单组成如下：

3.1.2 查询

项目管理表单中，「项目任务」、「项目工时」和「项目费用」标签页均通过 查询 功能分别关联了「任务管理」、「工时登记」和「费用登记」表单。

以「项目任务」为例，通过查询，将该项目的任务信息查询并显示出来，设置步骤如下图所示：

3.1.3 自定义按钮

「项目管理」表单中通过「新建任务」自定义按钮，对项目状态不为“已完成”的项目，可进行新建任务操作，即向「创建任务」表单新增项目信息数据。设置步骤如下：

1）在「项目管理 >> 扩展功能 >> 自定义按钮」中，点击「新建自定义按钮」：

2）设置对应的按钮样式、可用条件、执行动作：

3.1.4 看板视图

「项目管理」表单中设计了 看板视图，方便成员快速查看项目内容，设计步骤如下：

1）点击新建视图，选择看板，并设置好视图名称，选择作为 公共视图：

2）进行看板视图的详细设置，设置分组字段和显示字段等：

3.1.5 效果演示

1）通过看板视图快速查看项目，效果如下：

2）在项目详细数据页面，通过自定义按钮快速进行「新建任务」操作：

3.2 任务管理

任务管理是对任务进行规划、组织、分配、执行和监督的全部流程管理，可以使成员更加高效地完成任务，管理者更加有效地管理项目。

3.2.1 表单组成

「任务管理」表单主要记录WBS编号、任务编号、任务名称、所属项目等任务基本信息，并查询出对应的子任务、任务进度汇报、任务工时以及任务费用。表单组成如下：

3.2.2 选择数据

任务管理部分，「所属项目」字段通过 选择数据 从「项目管理」表单中选择对应的项目信息，设置步骤如下图所示：

3.2.3 权限组视图

「任务管理」中设计了任务列表、任务甘特图、项目看板等多张视图，方便成员快速排期、定位、查看项目任务。

「任务甘特图」与其他视图的制作流程步骤基本一致，下面以「任务甘特图」的制作为例，讲解设计步骤。

3.2.4 智能助手

「任务管理」表单通过以下三种智能助手，实现数据同步：

以「任务进度更新」为例，具体操作步骤如下：

1）在「任务管理 >> 扩展功能 >> 智能助手」中，点击「新建智能助手」：

2）设置触发节点

3）设置执行节点，通过 条件分支节点，使用两个分支对不同任务进度的任务执行不同操作。

3.2.5 自定义按钮

「任务管理」表单中通过以下 5 个 自定义按钮 快速进行业务操作：

以「进度汇报」自定义按钮为例，其设置步骤如下：

1）在「任务管理 >> 扩展功能 >> 自定义按钮」中，点击「新建自定义按钮」：

2）设置对应的按钮样式、可用条件、执行动作，如下：

3.2.6 效果演示

1）通过甘特图视图进行任务排产规划：

2）通过自定义按钮快速发起进度汇报，对「已验收」、「已完成」的任务无法发起进度汇报：

3.3 创建任务

在任务管理的过程中，需要进行任务创建，将庞大的任务分解为更细致、更具体的子任务或里程碑任务。

3.3.1 表单组成

创建任务表单主要记录创建的任务编号、任务名称、所属里程碑任务的等基本信息以及里程碑任务判断、子任务判断等辅助字段信息。表单组成如下：

3.3.2 关联其他表单数据

创建任务中「所属里程碑任务」字段通过 关联其他表单数据，与「任务管理」表单关联，设置步骤如下图所示：

3.3.3 数据联动

创建任务中「里程碑任务编号」字段通过 数据联动，与「任务管理」表单联动，设置步骤如下图所示：

3.3.4 公式编辑

创建任务中「里程碑任务判断」、「子任务判断」等辅助字段均通过 公式编辑 进行字段计算。

以「里程碑任务判断」为例，设置公式编辑为：IF(任务属性=="里程碑任务",CONCATENATE(项目编号,"-","里程碑任务"),"")，设置步骤如下图所示：

各字段公式设置如下：

3.3.5 表单提交校验

在创建任务过程中，为保证任务的规范性、合理性，对于提交的子任务规定截止时间不得早于开始时间，因此设置 表单提交校验，设置步骤如下图所示：

3.3.6 效果演示

项目负责人根据项目的实际需要，合理创建子任务，效果如下：

3.4 任务进度汇报

任务进度汇报是定期向负责人提供关于任务进展情况报告，提高任务透明度，提前预警，降低生产风险。

3.4.1 表单组成

任务进度汇报表单由任务进度汇报、审批信息以及任务验收组成，如下图所示：

3.4.2 流程设定

项目成员在发起任务进度汇报后，项目负责人将根据任务的完成情况和汇报情况进行审批。因此在流程中添加任务进度审批节点，并开放表单中的审批相关的 字段权限 ，如：审批情况、审批意见等。

具体设置步骤如下图所示：

3.4.3 效果演示

下面以填报「项目一 >> 主任务 3」的任务进度为例，由任务未开始状态，填报任务进度为 10%，各步骤及其效果如下：

1）项目成员定期进行任务进度填报：

2）项目负责人收到任务进度审批待办并完成审批后，「主任务 3」的任务进度修改为 10%，任务状态修改为“进行中”：

3.5 任务验收

任务验收是在任务全部执行完成，且工时等基本信息均补充完整后，对其完成质量进行评估和确认，以保障整体项目的质量要求。

3.5.1 表单组成

任务验收表单由审批信息、任务验收基本信息组成，并查询出子任务、任务工时以及任务费用。表单组成如下：

3.5.2 流程设定

任务验收是由成员发起，交由负责人进行质量、预算等的验收。因此在流程中添加任务验收节点，并开放表单中相关的 字段权限 ，如：验收情况、验收说明等。

具体设置步骤如下图所示：

3.5.3 效果演示

1）任务完成后，项目成员进行任务验收填报：

2）当项目负责人收到验收待办后，进行验收并说明验收情况，效果如下：

3.6 工时登记

工时登记在任务管理中起着至关重要的作用，有助于成本控制和资源优化，也促进绩效评估、支撑项目管理。

3.6.1 表单组成

工时登记表单由所属项目、所属任务、工作时长等工时基本信息以及工时审核组成，如下图所示：

3.6.2 流程设定

为确保工时记录的准确性和可靠性，在流程中添加任务执行审批节点以及 抄送 节点，并开放表单中相关的 字段权限，如：审核结果、审核备注等。

具体设置步骤如下图所示：

3.6.3 效果演示

1）任务执行人根据完成情况进行任务工时填报：

2）部门主管收到待办后，完成工时审批后，将自动抄送结果给任务执行人：

3.7 费用登记

费用登记可以记录任务过程中各项支出明细，保障企业对任务所发生的费用进行审查，可以有效管理和控制成本。

3.7.1 表单组成

费用登记表单由费用金额、费用登记时间等基本信息以及费用审核组成，如下图所示：

3.7.2 公式编辑

费用登记中「费用金额」和「金额大写」字段均通过 公式编辑 进行字段计算，公式编辑内容如下：

以「费用金额」为例，设置步骤如下图所示：

3.7.3 流程设定

为避免项目成本超支或不必要的浪费，在费用登记流程中添加费用登记审批节点以及 抄送 节点，并开放表单中相关的 字段权限，如：审核结果、审核备注等。

具体设置步骤如下图所示：

3.7.4 效果演示

1）任务进行过程中，费用支出人根据实际情况进行费用登记：

2）任务负责人收到待办后，完成审批：

3.8 员工工作台

员工工作台是对员工相关任务数据的汇总统计看板，有助于员工及时追踪、分析自身相关项目和任务情况，提高项目管理效率和质量。看板组成如下图所示：

3.8.1 数据处理

制作员工工作台看板，会展示「我临近逾期的任务」，因此需要先对数据进行处理，即进行任务WBS及逾期判断。

这里需要用到简道云高级功能：

1）计算思路

2）详细计算

任务管理 模板中已完成任务WBS及逾期判断的计算，如下图所示：

数据流关系图如下：

3.8.2 看板设计

通过 仪表盘 ，可以将数据工厂统计的数据、表单中数据进行分析展示，其中各图表引用的 数据源 在模板中均可以查看，下面以「我负责任务」明细表为例，讲解搭建步骤。

1）选择左侧「明细表」后，再添加「任务管理」表单为数据源：

2）设置对应的显示字段、过滤条件等，如下：

3.8.3 效果演示

员工可通过看板快速进入项目管理、任务管理、创建任务、任务验收、任务进度汇报表单，并查看本周任务、公司公告以及我负责的任务、我临近逾期的任务，效果如下：

3.9 发布公告

发布公告通过展示在员工工作台看板上，向员工传达关键信息、项目进展、变更通知等，有助于传递重要信息、提升任务透明度，有效推动项目顺利推进。

3.9.1 表单组成

发布公告表单由公告标题、发布日期、执行日期等信息组成，如下图所示：

3.9.2 流程设定

为了确保公告内容符合项目管理的要求和标准，发布公告需经过项目负责人审批，因此在流程中添加审批节点，如下：

3.9.3 效果演示

1）成员根据实际情况，进行公告信息填报：

2）负责人收到待办后，对公告内容进行审批：