办公用品管理

1. 简介

办公用品管理是企业内部办公用品的申购、入库、领用、维修及处置等一系列活动的综合管理过程，能够帮助企业精确掌握办公用品的消耗量和成本，从而制定合理的采购计划和预算，优化库存管理和减少浪费。

2. 表单搭建

办公用品管理是由「基础设置」表单、「办公用品台账/申购/入库/领用/归还」表单以及「办公用品处置」表单组成，如下图所示：

2.1 基础设置

基础设置表单是搭建办公用品管理应用前的重要步骤，由以下三张表单组成：

1）办公用品盘点明细：记录办公用品的盘点明细（办公用品编号/名称/类型……）。

2）办公用品类型：记录办公用品类型。

3）辅助表-子表单行数：记录子表单的总行数。

2.2 办公用品台账

办公用品台账主要用于记录和管理企业内各种办公用品的详细信息，实现对办公用品的全面跟踪和管理，其表单组成如下图所示：

2.2.1 查询

「领用记录」、「归还记录」、「盘点记录」、「报修记录」、「处置记录」标签页均通过 查询 功能分别关联了办公用品领用申请、办公用品归还申请、办公用品盘点明细、办公用品报修、办公用品处置表单。

以「领用记录」为例，通过查询，将该有关的数据全部查询并显示出来，设置步骤如下图所示：

2.2.2 打印模板

在实际管理过程中，可以通过打印模板快速打印办公用品标签，模板的设置步骤如下所示：

1）在「办公用品台帐 >> 扩展功能 >> 打印模板」处点击「新建表格模板」，选择“在线搭建表格”：

2）进入后，可根据具体的需要进行设置，产品购销合同打印模板如下：

2.2.3 智能助手设置

办公用品台账通过以下六个 智能助手Pro，进行数据同步：

下面以「办公用品入库-台账」为例，设置步骤如下：

1）在「办公用品台账 >> 扩展功能 >> 智能助手」中，点击「新建智能助手」：

2）具体的触发节点和执行节点的设置已在模板中给出，如下：

2.2.4 自定义按钮

「办公用品台账」表单中通过以下 4 个 自定义按钮 快速进行业务操作：

以「领用」自定义按钮为例，其操作步骤如下：

1）在「任务管理 >> 扩展功能 >> 自定义按钮」中，点击「新建自定义按钮」：

2）设置对应的按钮样式、可用条件、执行动作：

2.2.5 效果演示

管理员在完成办公用品入库后，智能助手Pro 将被触发，自动向「办公用品台账」表单中新增办公用品类型/名称等数据。

以入库编号为【BGRK240712001】的办公用品为例，效果如下：

2.3 办公用品申购

办公用品申购通过规范的申购流程，可以确保办公所需的物资得到及时补充，提高工作效率，同时控制成本，避免浪费，其表单组成如下图所示：

2.3.1 选择数据

采购需求明细通过 选择数据 从「办公用品台账 」表单中选择对应的办公用品信息，查询并展示办公用品相关信息为例，设置步骤如下图所示：

2.3.2 关联其他表单数据

采购需求明细中「办公用品类型」字段通过 关联其他表单数据，与「办公用品类型」表单关联，设置步骤如下图所示：

2.3.3 流程设定

员工发起的申请需得到主管/行政审批同意后并上传合同附件才能采购，若主管审批不通过则不予采购 ，因此在流程中通过 流转条件 对申请分情况审批，设置步骤如下图所示：

2.3.4 效果演示

1）员工根据实际需求发起申购申请：

2）主管收到待办后，主管对申购进行审批：

3）主管审批同意，行政人员进行审批：

2.4 办公用品入库

办公用品入库目的是确保采购的办公用品能够安全、准确地进入企业的库存系统，为后续的领用、使用和管理提供基础，其表单组成如下图所示：

2.4.1 选择数据

采购入库详情通过 选择数据 从「办公用品台账 表单中选择对应的办公用品信息，查询并展示办公用品相关信息为例，设置步骤如下图所示：

2.4.2 关联其他表单数据

采购入库详情中「办公用品类型」字段通过 关联其他表单数据，与「办公用品类型」表单关联，设置步骤如下图所示：

2.4.3 公式编辑

「随机码」、「F-序号」、「F-拆分辅助」等字段均通过 公式编辑 功能进行字段计算，以「随机码」为例，设置公式编辑为：采购入库详情.随机码=UUID()，设置步骤如下图所示：

各字段公式设置如下：

2.4.4 效果演示

采购员根据办公用品申购表单，对申购的办公用品进行入库，效果如下:

2.5 办公用品领用申请

「办公用品领用申请」旨在确保员工能够高效地获取到完成工作所需的必要物资，有助于公司或组织对办公用品的库存进行有效管理，其表单组成如下图所示：

2.5.1 选择数据

办公用品信息通过 选择数据 从「办公用品台账 」表单中选择对应的办公用品信息，查询并展示办公用品相关信息为例，设置步骤如下图所示：

2.5.2 查询

「当前领用中的办公用品」字段通过 查询 功能关联了办公用品台账表单，将当前被领用中的办公用品全部查询并显示出来，设置步骤如下图所示：

2.5.3 流程设定

员工发起的领用申请需得到行政审批同意，因此在流程中添加行政审批节点，并开放表单中的审批相关的 字段权限 ，如：审批结果、行政签字等，设置步骤如下图所示：

2.5.4 效果演示

1）员工根据需要发起领用申请：

2）行政负责人收到待办后，对领用申请进行行政审批：

2.6 办公用品归还申请

办公用品归还申请通过明确的流程和记录，可以有效防止资产流失，其表单组成如下图所示：

2.6.1 选择数据

办公用品信息通过 选择数据 从「办公用品台账 」表单中选择对应的办公用品信息，查询并展示办公用品相关信息为例，设置步骤如下图所示：

2.6.2 流程设定

申领人发起的归还申请，在归还时，需得到库管的核对确认后方能结束流程，因此在流程中添加归还审批节点，并开放表单中的审批相关的 字段权限 ，如：归还确认、审批人签字等。设置步骤如下图所示：

2.6.3 效果演示

1）申领人使用完办公用品后，发起归还申请：

2）库管收到待办后，对办公用品进行核对确认：