执行智能助手

1. 简介

1.1 功能简介

执行智能助手是指,在点击自定义按钮时,可以触发按钮所绑定的智能助手Pro,使其自动执行一系列操作,从而实现数据的自动更新和维护。

1.2 应用场景

  • 考勤管理中,负责人可根据人员基础信息表进行点名,并通过点击按钮,将点名结果同步至签到记录表;
  • 库存管理中,对于商品库存表中低于阈值的产品,可通过点击按钮,自动生成对应的采购订单;
  • 任务管理中,团队成员可在任务池中点击领取任务,领取后,任务状态将会自动变更为 “进行中”。同时,还会在任务管理表中新增一条任务流程数据。

1.3 预期效果

以考勤场景为例,负责人在点击「点名签到」按钮后,将会触发智能助手Pro,自动将对应人员的点名结果同步新增至「签到记录表」中,详细的设置步骤可参考:如何通过按钮实现点名记录的同步?

注:使用按钮时,成员需具有相应的数据权限,否则无法使用自定义按钮新增数据。

2. 设置步骤

在学习之前建议安装 自定义按钮应用案例 模板,本文将按照模板中的示例数据进行讲解。

2.1 设置入口

进入要设置按钮的表单,点击「扩展功能 >> 自定义按钮 >> 新建自定义按钮」,进入自定义按钮的添加页面:

2.2 按钮样式

按钮样式即按钮的展示效果,包括按钮名称和样式设置:

  • 按钮名称:按钮的显示名称,最多可设置 50 个字符;
  • 样式设置:点击样式设置下的按钮,可自定义设置按钮的风格、颜色,以及按钮名称前的图标。

2.3 可用条件

2.3.1 添加可用条件

可用条件是对表单数据设置的判断条件,确保仅在当前查看的数据满足可用条件时,才可使用自定义按钮。

点击「添加可用条件」,需要设置的内容如下所示:

序号

设置项

说明

1

多个条件间的关系

当存在多个可用条件时,可以选择满足「所有」或「任一」条件:

  • 所有:多个条件之间的关系为「且」,满足所有条件的数据才可使用自定义按钮;
  • 任一:多个条件之间的关系为「或」,满足任一条件的数据均可使用自定义按钮;

2

条件字段

选择表单中的主表字段,或系统字段(提交信息字段、微信字段、扩展字段)

3

字段关系

根据条件字段的类型,设置不同的字段关系,如等于/不等于、包含/不包含、为空/不为空等

4

字段值

根据条件字段的类型,可选择本表单数据的字段值、自定义字段值等

2.3.2 不满足可用条件时

如果当前查看的数据不满足可用条件,自定义按钮将不可用。可以根据自身需求,设置按钮不可用时的显示状态:

  • 隐藏按钮:默认状态,不满足条件时不显示按钮。
  • 显示按钮但不可点击:按钮可见,但成员无法进行点击操作。

2.3.3 自定义提示内容

当按钮显示状态为「显示按钮但不可点击」时,可以自定义提示信息,以解释按钮当前不可用的具体原因。设置后,当按钮不可用时,成员仅需悬停鼠标至按钮上方,即可查看提示信息。

注:在移动端使用时,需要点击按钮,才可查看提示信息。

2.4 执行动作

2.4.1 新建智能助手

执行动作选择「执行智能助手」后,将会出现「新建智能助手」按钮。点击即可进入 智能助手Pro 的设计页面,并根据自身需求进行后续执行节点的设计。

2.4.2 特别说明

设计智能助手Pro 时,除以下三点特别说明外,其余均与常规 智能助手Pro 的设计完全一致:

  • 节点数量:最多支持添加 20 个节点(触发节点与结束节点不参与计数)。
  • 执行节点:仅支持如下类型的执行节点:
    • 基础节点:新增数据、修改数据、删除数据
    • 进阶节点:查询单条数据、查询多条数据
  • 触发节点:在调用触发数据时,除了数据字段值,在如下场景中还可调用触发人、触发时间字段:

调用场景

可进行调用的执行节点

字段赋值

新增数据节点、修改数据节点

修改数据节点、删除数据节点、查询单条 / 多条数据节点

修改数据节点

注:在点击某条数据中的自定义按钮时,该条数据便会作为触发数据供后续执行节点调用。

2.5 使用范围

启用智能助手Pro 后,需要切换回自定义按钮的设置页面,并点击「保存」按钮设置。保存后,将自动进入使用范围设置,即设置在哪些权限组中可以使用该按钮。

勾选需要使用按钮的权限组,点击「完成」即可。或是点击「稍后设置」暂不设置使用范围,之后再参考 自定义按钮 4.1.1 节调整按钮的使用范围。

注:在完成智能助手Pro 的设计后,必须切换回自定义按钮的设置页面,保存按钮设置,否则,智能助手Pro 将无法与按钮构建绑定关系,无法被按钮触发,也无法切换成其他触发动作。

2.6 效果演示

效果参见【1.4 预期效果】。

3. 其他设置

在自定义按钮中新建智能助手Pro 并保存按钮设置后,按钮会自动构建与智能助手Pro 的绑定关系,并支持在按钮设置页面中,对绑定的智能助手Pro 进行编辑、查看执行日志、删除、启用/停用操作。

注:

1)一个自定义按钮,仅可绑定一个智能助手Pro。

2)删除自定义按钮时,仅会删除当前按钮与智能助手Pro 的绑定关系,不会删除智能助手Pro 本身。

4. 注意事项

1)复制自定义按钮时,不支持复制其中的智能助手Pro,需要重新进行新建。

2)在自定义按钮中新建的智能助手Pro,与常规智能助手Pro 一致,可在 扩展功能应用后台 处进行统一管理,但不支持复制,仅可进行编辑、删除操作。

3)点击按钮后,若触发的智能助手Pro 执行用时过长,则按钮会在上次点击的 5min 后恢复可点击状态,可以继续点击,触发下一次智能助手Pro 的执行(同时,不会影响上次智能助手Pro 的继续执行)。

4)更多其他操作,例如调整按钮使用范围,按钮使用位置(在表格视图中使用),可以参考:自定义按钮

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